現在的我，會把它做成一個網頁

信件還是入口，大家一樣會收到一封信，裡面有填寫的連結，但點進去之後不是一份表單，而是一個網頁。

這個網頁要解決的，是前面幾篇一直出現的同一件事，看不見。

給人資：一頁看完全部

人資打開儀表板，就能看到每個階段完成了多少人、哪裡有異常，誰遲交、誰交了又改、哪一筆資料對不上。

而且看到異常可以直接點進去，跳到那一筆填寫的內容，不用再去上百份表單裡一份一份找。

更重要的是，資料是即時的。原本的做法是系統每小時去各個表單把資料「爬」回來彙整，現在所有人都直接在同一個地方讀寫， 有人一改，人資那邊就看得到。

還記得「交了又改」那件事嗎？我當時處理的是「讓大家知道」，寫了一行警語。

做成網頁之後，這件事可以從結構上解決。每一次修改都是一筆寫入，自然會留下「誰、什麼時候、改了什麼」的紀錄。截止前可以改、截止後鎖住，或是允許改但標記出來，規則由我來定，不用再靠警語，也不用再靠運氣。

給填寫的人：看得到自己走到哪裡

這一點是我寫這篇的時候才突然想到的。

我們之前討論了這麼多次， 但我從來沒有想到，填寫的人也需要看到進度。

在原本的流程裡，夥伴填完自評之後，接下來發生什麼事他完全看不到，主管評了沒？面談什麼時候？分數被調整了嗎？他只能等，等到最後收到結果。 我把安心給了按下執行的人，卻忘了其他被流程推著走的人。

所以我會增加讓填寫的人在網頁中可以看到自己評核的進度，不用被動等待最後結果。

資料不再散落各地

原本這套系統跑完，留下的是上百份表單、每人一份個人表、每位主管一份團隊表，再加上一堆快照分頁，資料都在，但散在各處，很難再被利用。

公司本來就在規劃把資料統一存放，做成網頁之後，背後就是同一份資料，每個階段都讀寫同一個地方。

資料集中之後，權限也可以做得更細，每個人只看得到該看的。 員工看自己、主管看下屬、部門主管看自己的部門。原本是靠分享試算表來控制權限，權限散在上百個檔案裡，而且試算表可以被轉分享、被複製，出了問題也很難追。

另外，我現在跟工程師的合作方式本來就是，我做出 demo，他幫我部署上線，所以網頁對我來說是很常見的交付形式，不是為了這個專案另外開一條路。

開跑之前，先做一次健檢

「多出一個人」那件事，系統完全沒錯，錯的是它拿到的名單。

所以重做的話，我會在開跑前加一道檢查，名單有沒有對照過在職狀態？每個人都有對應的主管嗎？每個部門都有職能選項嗎？

資料錯了，系統只會認真地錯下去，那就把門口先擋住。

但我會先問清楚兩件事

網頁的好處很多，但寫到這裡我也發現，有兩件事一定要在動手之前想清楚。

一、誰該看到什麼？

前面說網頁可以把權限做得很細，但做得到，不等於想清楚了。

考核資料是全公司最敏感的資料之一，資料統一存放之後，能碰到它的系統和人會變多，「誰能看到什麼」就更需要一開始就設計清楚。

而且「看得見」本身也要設計，原本的流程裡有一條規則，最終結果要由直屬主管先親口告知，正式通知發出前保密。如果夥伴在網頁上即時看到「你的分數被上層調整了」，就直接打破了那個刻意安排的人工環節。

看得見是好事，但什麼時候、給誰、看到什麼，本身就需要仔細設定。

二、這一套，除了考核還能服務誰？

考核一年跑兩次，單為這件事做一個網站，老實說不一定划算。

不過首先，它至少可以一直重用。下一期只要改設定就好，不用每期重建上百份表單，也不會再撞到 GAS 的執行時間上限。

但更重要的是，我後來發現考核的結構其實不特別，多個階段、每個階段有人要動、要看得到誰卡住、時間到要能鎖定版本。

我手上另一個專案，會計的信用額度簽核，底層也是一模一樣的結構。

所以如果這個「進度頁加儀表板」做成可以共用的模組，它服務的就不是一年兩次的考核，而是公司裡所有這一類的流程。

自動化會凍結流程

手動的流程有一個很少被提到的優點，它可以有例外。 某個主管出差，人資就幫他延兩天；某個部門情況特殊，就通融一次。這些例外從來沒有寫在任何文件裡，但它們讓流程活著。

自動化之後，例外就變成了「要改程式」。

所以自動化其實是一筆交易，用彈性換一致性。

而這件事剛好挑戰了我在 Day 2 寫的那四個篩選問題，個人還是部門？有沒有跨部門？會不會牽連其他流程？有沒有 deadline？

我覺得應該要再增加第五題，這條流程，需要保留多少例外？

例外越多的流程，越應該是半自動，而不是全自動，把判斷留給人。

最後

回頭看這四篇，我發現自己對自動化的理解變了。

一開始我以為自動化是把人從流程裡拿掉。

現在我覺得， 自動化是決定人該放在哪個環節。