訂一間會議室，應該是幾秒鐘的事

訂一間會議室，照理講應該是幾秒鐘的事。實際上常見的情況是：先想清楚要訂幾點到幾點，再打開訂房系統查哪個時段哪間房還空著，查到空的之後還要填好幾個欄位——公司名稱、人數、用途，每次都要重新打一遍。單看一次大概兩三分鐘，但一週要訂個幾次會議室，零零散散加起來，其實比想像中花時間。

這件事恰好完全不需要判斷——不用評估、不用挑選、純粹是手續，而純粹是手續的事，就最適合交給自動化去做。

用一封信訂會議室

這個系統的介面是電子郵件。寄一封信給自己，主旨寫「幫我訂明天早上九點到十一點的三樓會議室」，系統每小時掃一次信箱，用中文語意解析出時間跟地點，接著用瀏覽器自動化工具進到訂房系統完成預約，最後回一封信告知結果。

這裡用了一招：不透過點擊畫面上的按鈕，直接呼叫訂房系統背後真正在處理預約的服務，讀取目前所有預約、計算有沒有衝突、送出新增。比每次都模擬點擊按鈕穩定得多——點擊按鈕這種做法，畫面改版、載入慢個半秒，都可能讓程式點空，直接呼叫背後的服務就沒有這個問題。

業務規則直接寫進程式裡：會議室有固定的優先順序，如果所有偏好的會議室都滿了，系統不會自作主張換到別棟樓，而是回信詢問，讓人自己決定。這件小事能不能自動化、該自動化到哪個程度，答案就在這裡——訂房這個手續可以全自動，但「偏好的房間都滿了，要不要將就」這個判斷，還是留給人。

踩過一個很實際的坑：某台機器上的工作排程器沒辦法直接啟動這個常駐程式，後來改成讓程式在登入時自動跑一個常駐迴圈，放進開機啟動的資料夾裡才解決。

也有一個功能缺口要老實講：這支程式沒有做「取消預約」的功能，測試訂下去的會議室沒辦法自己取消，所以每次測試都要挑不會影響到別人的安全時段。

如果你也是旅行社

用電子郵件當作操作介面，是被低估的一種設計。同事不用學新系統、不用另外裝一個 App，在手機上就能直接用平常在用的信箱完成一件事。公司裡類似「訂會議室」這種小事還有不少——單次花的時間不多，但次數一多、累積起來就是實實在在的工時，而且這類事通常不需要什麼判斷，正好是最值得先動手自動化的那一塊。