真程旅行社這三十天的自動化系列寫到最後一篇，該把帳攤開來對了。第一天我說這些系統加起來省下大約三個人力，這篇就是交代這件事。
把前面二十九篇提到的每一支系統，各自對應到省下誰、多少時間，整理成一張表。一個人力的換算基準是每個月大約一百六十小時，這件事在第一天就講明白過。
算法很直接：每支系統單次執行省下多少時間，乘上一個月大概執行幾次，加總起來除以一百六十，就是省下的人力數。有把握的用實測頻率，沒把握的用推估，推估的部分都標出來。
| 系統 | 單次省時 | 月執行次數 | 月省時數 |
|---|---|---|---|
| 通知信轉日曆提醒 | 2 分鐘 | 約 220 次 | 7.3 小時 |
| AI 回信助手 | 30 分鐘 | 約 125 次（推估） | 62.5 小時 |
| 失聯客人追蹤 | 30 分鐘 | 4 次 | 2 小時 |
| 進單管道整合 | 10 分鐘 | 約 125 次（推估） | 20.8 小時 |
| 商展名片開發信 | 15 分鐘 | 15 次 | 3.75 小時 |
| 語意搜尋 | 20 分鐘 | 10 次 | 3.3 小時 |
| CRM／試算表雙向同步 | 10 分鐘 | 約 125 次（推估） | 20.8 小時 |
| 掛號招領單提醒 | 1 小時（避免的補救成本） | 約 10 次（推估） | 10 小時 |
| 同業盡職調查 | 15 分鐘 | 8 次 | 2 小時 |
| 飯店報價查詢 | 10 分鐘 | 100 次 | 16.7 小時 |
| 行程網頁化 | 30 分鐘 | 約 616 次（打八折後的保守估計） | 308 小時 |
| 派工推薦系統 | 3 分鐘 | 約 125 次（推估） | 6.25 小時 |
加總起來，每個月大概省下 463.5 小時，換算成人力大約是 2.9 個人——跟第一天說的三個人力，差不多對上了。
這張表裡有一格特別大：行程網頁化那支系統，單一項目就佔了三分之二。這支系統用得最兇，幾位規劃師每天都會用到好幾次，估出來的使用頻率我先打了八折再放進表裡，算是對自己保守一點。
有幾個系統明確不計入工時節省：CRM 建檔的價值是不漏單，不是省打字時間；客人查詢的價值是業務多一點背景資訊，不是省搜尋時間；詐騙信清理的價值是那張表還能被信任，正確性提升的價值沒辦法直接換算成工時。這些系統照實寫「不計入人力節省，它的價值在別的地方」，不硬湊數字進表格裡。
每個月實際要付出去的費用也一併列出來：各種 AI 服務的 API 用量、雲端主機的費用、儲存空間，還有沒辦法自動化、降級後改用的付費工具訂閱費，全部攤開。
失敗與還沒做完的部分前面已經用一整天講過，這裡只補上那篇沒收進去的幾項：有一家 OTA 的訂單信留在原本的舊工具上處理；追蹤信的內容還沒接上 AI 回信助手，這件事在講追蹤信的那篇就已經預告過；供應商端目前也只做完飯店這一塊，車行跟導遊的合約還是靠人記。
第一，會先把帳號密碼與金鑰管理的規矩定好，再去做各種功能。這幾條規矩其實很簡單，但我是做到很後面才補的：金鑰檔案一律放在不會同步到雲端的本機路徑；憑證類的檔名加進版本控管與部署的忽略清單，免得不小心被打包出去；機器人帳號只需要讀資料，就只給檢視權限，不給編輯；雲端上能用平台內建身分的地方，就不要另外簽發一把金鑰檔案出來保管。這些事一開始就照規矩來，後面很多風險根本不會出現。第二，每個自動化專案一開始就用固定的規格文件、進度文件、狀態文件這一套，而不是做到第十個專案才想到要這樣管理。第三，不要同時開太多條戰線——本機版跟雲端版擇一啟用、避免排程功能重疊，這些教訓都是同時開太多戰線才踩到的。
| 階段 | 天數 | 做什麼 | 需要誰 |
|---|---|---|---|
| 第一階段 | 第 1–14 天 | 盤點所有重複性工作，評估值不值得自動化 | 老闆加各部門主管，不需要 IT |
| 第二階段 | 第 15–30 天 | 挑一件「壞了也沒關係」的事做完，例如通知信轉日曆提醒 | 一個願意學的人 |
| 第三階段 | 第 31–60 天 | 供應商到期追約清單，加上信件轉寄歸檔 | 同上，加一把 API 金鑰 |
| 第四階段 | 第 61–90 天 | 進單建檔避免漏單，加一張有人會每天打開的儀表板 | 開始需要找系統商或顧問談 |
| 之後 | — | 報價單自動入庫、AI 回信助手 | 難度最高的一塊，建議先累積前三階段的經驗再碰 |
表格裡的天數是給讀者自己的導入節奏，跟這個系列自己的 Day 編號沒有關係，從你們公司決定要開始做的那天算起就可以了。
對同業想說的三句話：你不需要先找到工程師，你需要先把流程講清楚；從壞了也沒關係的事開始，不要一開始就挑最痛的那件事下手；自動化的目標不是不用人，是讓每個人只做真正需要判斷的事。
這三十天寫下來，最大的收穫是把過去一年做的東西重新看過一遍，很多當下沒細想的設計決定，寫成文章的時候才看清楚為什麼那樣做是對的。如果有同業想交流可以公開的做法與規格，歡迎來信聊聊。
前面二十九篇，連結都放在這裡，想回頭找哪一篇都找得到：
這些系統加起來，不會讓真程旅行社變成一間科技公司。但它會讓公司裡每一個人，只做他真正該做的事。
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