iT邦幫忙

DAY 19
19

IT萬花筒系列 第 19

IT萬花筒之客服篇19- 個人電腦設備的使用政策

不管是被稱為IT或MIS,只要是與「電腦」相關的事務,都是掛有這種名稱的單位要負責。那麼各種使用政策或原則便應運而生,像什麼「系統帳號使用原則」、「系統安全政策」、「網路使用原則」等等,其中有一種是「個人電腦設備使用政策」。
資訊部門大概被視為是企業內的另類「客戶服務」。客戶,非IT單位但使用電腦的同仁都是。如果你是IT主管,包括你在內及組員都是客服員。一般公司都會提供電腦設備給員工使用,而這些設備該怎麼被「正確」使用,你這個「客戶經理」就要想辦法弄出來一份「像樣」的文件來了。
寫這個文件也許還不是最困難的事,拜一下谷歌大神,或買一本東拼西湊應該還可以交差。只是,你真的能照著文件上的規定去執行嗎?

當你的組員發現某些部門員工(搞不好就是財會經理)的電腦裡,裝了一堆從網路下載的陳X希的照片,或是MP3(你心知那不太可能是合法的),你會要他們怎麼做? 唔,依據你制定的原則規定,應該予以移除。不過,你知道的,即使公告了,大部份的同仁大概也不見得會看或認真地的去看待,但是BSA可不管那麼多,只要你家公司員工擁有非法軟體,就可能去逮。就算員工簽切結書,出事了,員工要自行負責,但還是對公司的形象有負面影響。何況,誰有不屬工作範圍的軟體或檔案在公司的電腦資產裡,資訊單位是最有可能第一個發現的。

電腦使用政策如果一定得訂,還是要依公司實際的狀況來制定吧! 至少要把那些是屬於不適宜、不恰當以及非法的使用電腦的情形或行為,簡單又清楚的明列出來;以及資訊部門若發現這些情事,將代表公司進行何種處置。也就是說,政策或原則不必寫得洋洋灑灑的厚厚一疊,只要讓非IT部門能夠一目了然那些行為是不被允許的。而你的組員也能夠深知自己的立場與執行準則就夠了。畢竟最好還是事先防範未然比較好,否則事情爆了,難保資訊部門不會被高層指責未善盡管理與保護公司資產之責任,或被其他部門怪罪說明不清楚,屆時兩邊都得罪,豈不冤枉?


上一篇
IT萬花筒之自測篇18- 知道外商面試會問那些問題嗎?
下一篇
IT萬花筒之客服篇20- 你是修電腦? 還是修人?
系列文
IT萬花筒30
0
鐵殼心
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-10-20 09:32:34

認真執行的話就會得罪很多人, 不做的話就會害到自己.
鄉愿難為呀!

0
海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2008-10-20 09:50:25

我有幾個建議
可以視公司樹大招風程度而使用

第一式:隔山打牛
招式:頒布「個人電腦使用辦法」及「智財權版權..相關規定」
並由各級主管於會議佈達
效果:員工麻木不仁,故稱隔山打牛(因為山跟牛都不會動)

第二式:四兩撥千斤
招式:要求每位員工簽署「切結書」
保證個人使用公司電腦不會有非法用途或侵權軟體、資料...blah blah blah
重點是最後一句「若發生法律問題,概與公司無關,由個人負全責」
效果:小小一張 A4,可保護公司龍體安康

第三式:斷尾求生
招式:要求每位員工簽署「離職證明書」
在文件上做好所有離職簽署
除了一個地方不要寫:對,就是日期
等到事發之日再填入適當日期
「由於該員已離職半年,故其個人行為與本公司無關」
這已經是在許多消費糾紛中常出現的老梗
效果:效果太強,除非前兩式不夠用,不然不要用這招

嗯...這個第三式是不傳之秘
講出來不知道會不會死人.....@_@

skite iT邦大師 5 級 ‧ 2008-10-22 20:06:24 檢舉

都離職了怎麼會在公司用非法軟體咧?第三招好像說不通哩…

其實第三招是由別的行業沿用而來
譬如
旅行社、證券業、保險業
曾經發生過一些消費糾紛
公司方面都以「該員工已離職,純屬個人行為」為理由卸責
所以我才以為這招有用

To Skite
員工實際上是在公司任職沒錯
但事件發生時只要在離職證明書上填半年前的日期
就「當成」是員工已經離職半年了

0
glennlin
iT邦研究生 4 級 ‧ 2008-10-20 10:46:45

根據現行的法令
無論是員工個人行為、或是其他因素造成的侵權行為時
公司負責人都必須承擔相關之刑責

所以~
切結書與公司辦法是事前服用的藥物
死後服用是無效的

的確,這已經無法用於免責了!還是認真面對這件事吧!

0
鐵殼心
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-10-20 11:27:23

身為公司的一份子, 我們必須共同承擔公司的一切.

0
julie8tw
iT邦研究生 4 級 ‧ 2008-10-20 15:03:19

還是把安裝權限鎖起來吧!不然怎辦呢?但是又來了一些高官就會又要特例很煩的

0
skite
iT邦大師 5 級 ‧ 2008-10-22 20:07:12

可是一旦鎖起來,就準備電話接不完了,一定整天被同事唸唸唸…

0
lcjhfr
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-10-24 15:55:08

先訂個電腦使用管理辦法,再買個軟體管理系統,誰裝了什麼都賴不掉,再配合公司稽核單查核,依據電腦使用管理辦法辦理,殺一儆百,那以後就好做多了.

鐵殼心 iT邦高手 1 級 ‧ 2008-10-24 16:22:40 檢舉

通常都是老闆會先帶頭違規的...

0

增一分則太肥、減一分則太瘦,這是我對個人電腦使用管理辦法的無奈看法啦!見機行事咯!謝謝分享!

我要留言

立即登入留言