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DAY 8
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[IT營運心法]系列 第 8

[IT營運心法]-07.策略目標-預算規劃

為何要事先編列預算?目的在知道明年度會有多少的成本支出而事先準備。年度預算的編列對IT部門來說,是很重要的一件事情,關係到業務如何推動以及運行。
然而,究竟預算該怎麼編列?項目又有哪些呢?
每年到了第四季,大部分的公司都要開始準備明年度的預算規劃作業,這時候常常會接到廠商電話來詢問明年度會有哪些專案要進行,預算數字是多少,很煩,但是如果確實有專案要進行,這時候廠商的報價就能夠幫上忙。

如果您第一次編預算,該如何下手呢?首先我們從到底有多少預算需要編列來看起。

就會計科目而言,與IT部門有關的部份大致上如下:

人事成本:薪資、福利、徵才費、紅利/加班費、教育訓練費、顧問諮詢費
硬體設備:升級、維修、設備採購、租借物品、組件更換
軟體費用:軟體採購、維護支援、升級、軟體授權
電信服務:電路租用、寬頻服務
耗材:印表機用品(紙、碳粉)、磁帶、光碟片
差旅費:會議、分公司出差
折舊費:硬體、軟體
廠房:辦公設備、家具桌椅
雜項支出:書籍/訂閱費、專業機構會員費、郵資、影印費
外部服務:災難修復、異地資料備援、其他服務
經常性支出:電話費、房租、水電費
專案費用:專案導入費用
修繕費用:機房設備維護費用

您會想,怎麼要估算這麼細啊!別緊張,有些科目是分攤費用,是由公司統一編列,再比例分攤到各部門的。

真正會需要提供數字的,大致上除了經常性支出、廠房、折舊費用與部分人事成本之外,其他都要估算其可能發生的費用。囧

不過從歷史的數據(或去年度的支出)都可以大致上參考。

我們先從人事成本看起:

1.人事成本:
主要是針對明年度可能新聘的人員進行估算(人力評估的部份,我們在後面的篇幅會說明),要提供給提供會計部門的是職等與人數,會計部們會依據公司規定的薪資、福利、徵才費、紅利/加班費等做出費用的估算,教育訓練費及顧問諮詢費,則視年度計劃中例行性或可能發生的專案所衍生的需求進行估算。

2.硬體設備:
依據硬體設備的保固與使用年限,檢討設備是否進行汰換/升級,是否因新專案的需求而新購設備?現有設備的維護合約是否到期等,可以先概估設備的規格,請廠商報價,作為預算編列的依據。至於公司新人報到所需的電腦設備,因為費用屬個別部門支付,所以並不在IT預算的編列範圍,當然如果是IT部門的新人需求,這部份就要編列進來。(不過得視每家公司的運作方式而定)

3.軟體費用:
同硬體設備一樣,這邊編列的也是屬於全公司會使用到或集中由IT部門管理的軟體,例如作業系統的採購、應用程式、公用程式等,系統/服務的維護合約,軟體升級,新增軟體授權費用等(例如微軟的各種授權費...最近就被微軟一直追殺當中[orz])。我們通常會就幾個固定的授權費用進行估算,包括:防毒軟體、作業系統、Office等,再看其他系統是否有使用人數或授權的需求(如ERP使用授權)來編列。

4.電信服務:
公司對外使用的頻寬,包括電路租用與頻寬服務費用,這些大都屬於經常性的支出,是否有提昇/減少或臨時租用的需求?按照其發生的金額編列於試算表每個月的發生金額中。

5.耗材:
印表機用品(紙、碳粉)這部份我們公司是由總務統一採購,所以費用不屬於IT部門編列,而是由總務預估金額再分攤到各部門費用中,磁帶、光碟片、網路線等,預估一個金額備用。

6.差旅費:
是否因會議或至分公司出差,預估出差的人數與出差的月份,因職等不同,其差旅費的支出也會有不同,這邊提供職等人數後,會統一由會計部門編列。

7.雜項支出:
一般資訊工具書籍購買或雜誌的訂閱費、專業機構會員費大都歸類於雜項費用當中,郵資及影印費則統一由公司估算,再分攤到各部門費用中。

8.外部服務:
視公司營運規模,是否有災難修復、異地資料備援的服務需求而定。

9.專案費用:
年度計劃中,是否有新的導入專案,其發生的費用是當年度發生或是採攤提,因金額為數較大,所以列入專案費用當中(我們公司規定是超過 6 萬元),需另外說明其使用原因。

10.修繕費用:
機房設備如冷氣、機櫃、不斷電系統等,其維護費用大都固定,估算一個金額攤提到每個月份即可。

下圖即為我們公司年度預算編列的 Formate:

預算編列之後,重點在於怎麼樣讓老闆接受,畢竟老闆會從公司整體的角度來衡量各項支出的必要性與合理性。下一篇我將會就如何讓計劃與預算成型做說明。

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2 則留言

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海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2011-10-08 10:33:51

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這真是CIO該做的事
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