資訊部門主掌的業務裏, ERP系統維護是最容易受到其他部門挑戰的部份.

網路系統、Server等等, 是資訊部門的專業, 其他部門只能看資訊人員的臉色.

但ERP系統和各部門息息相關, 各部門的需求雖然仰賴資訊人員寫程式轉換為電腦作業, 但是, 因為和各部門的業務息息相關, 導致各部門能否運用ERP系統完成其工作, 成為各部門與資訊部門很多衝突點的起源.

而, 資訊部門往往是當ERP系統出狀況時, 被指責最嚴重的部門.

文中所提任何人名及公司名, 及故事情節, 純屬虛構, 如有雷同, 請多多包涵.
「各位長官、同仁, 感謝各位百忙之中抽出時間參加這次ERP系統進銷存流程組的討論會議.」來到厚黑企業, 這是第一次主持會議, 總經理和副總都參加了, 以示對ERP系統更新案的重視. 我繼續開場白…「這次會議的議程有三部份, 第一部份是把資訊部整理的現行ERP系統中, 有關進銷存流程組的Issues列出大綱, 這部份會做為日後系統更新時的需求. 第二部份是討論ERP系統更新專案的大概內容. 第三部份是請總經理就ERP系統更新專案指示.」
「進銷存流程是公司物流的主幹, 今天相關部門幾位經副理都到了, 你們要多瞭解資訊部所提的ERP系統更新方案的內容, 新的ERP系統一定要避免現在ERP系統導入時的問題, 希望大家能多多發表意見.」副總率先喊話…「請鄭副理繼續.」
「好, 現在大家請看這份Excel文件, 我們資訊部整理了現行ERP系統有關進銷存流程組的問題點.」我說…「我們把其中影響最嚴重的幾條, 以紅色底標示.」我向鄭雅萍點頭, 示意她接下去.

鄭雅萍把幾條紅色底標示的問題點一一報告.

「等一下, 這一條什麼廠外退料不能直接扣供應商貨款是怎麼回事?」總經理指著一條沒有標示紅色底的問題點說.
「因為我們是採取移動平均成本單價, 因為廠外退料功能是客製的, 當初客製時, 顧問沒有提供連結原進料單的功能, 以致退料單上的單價帶出來是平均成本單價, 不是進料單價.」鄭雅萍解釋著…「由於大多數供應商都是月結清貨款的方式, 所以, 財務就先做付款傳票, 然後再切一張傳票處理退款, 但實際上應該是那一張進料單要扣掉退料的金額才對.」
「那, 如果財務忘記切傳票, 不就付款了?」總經理問.
「有可能.」鄭雅萍給了個模擬兩可的答案.
「叫財務經理來…」總經理命令, 我立刻去財務室找人.
「雅萍, 把妳剛才講的, 再講一次給吳經理聽.」總經理說, 鄭雅萍覆述…總經理有些不耐的說…「這樣子對嗎? 難怪經常看到一些更正廠商付款金額的單子.」
「現在系統就是沒辦法直接處理, 所以只好人工來處理.」吳經理一臉無辜樣說.
「當初系統沒規劃好, 後來又沒有補救, 就造成今天一堆兩難的問題.」我接下話頭說.
「所以, 我們今天要討論的是將來的系統有那些必需要注意的功能.」副總希望把總經理的想法轉回到會議的重點, 而不是去追究系統問題.
「嗯, 你繼續…」總經理要鄭雅萍繼續報告, 但看得出來她有些怯場了.
「接下來, 我要說明幾個目前系統最主要的問題點…」我直接切入重點, 把幾個現行ERP系統在庫存管理遇到的問題說明…「各位主管對資訊部整理的現行ERP系統問題點, 還有沒有要補充的呢?」
「在銷貨部份, RMA功能一直無法使用, 這是什麼原因?」庫管副理問.
「這是因為現在ERP系統版本中的Bug問題, 因為當初和顧問公司沒有結案, 導致顧問公司沒有來處理系統功能更新, 以致一直沒有提供正確的RMA功能.」我說.
「這不是資訊部應該負責的問題嗎?」採購經理說.
「是的, 但...之前的資訊主管沒處理, 現在要處理, 也得先更新版本才行.」我說.
「這個問題, 今天先不談, 我們都知道之前ERP系統上線的情況, 就不要拿這個問題來煩鄭副理了.」副總幫忙解圍…「鄭副理, 請你進行第二部份的報告.」
「是, 接下來, 我要報告ERP系統更新案的進行方式.」我說…「各位可以看到簡報中說明了ERP系統更新的八大步驟: 成立專案小組與專案啟動、選商、簽約、需求訪談、客製、教育訓練、平行測試、上線.」接著我把專案計劃書的草稿內容帶一帶, 就準備結語…「以上就是資訊部提出的ERP系統更新專案的規劃內容, 請各位主管指正.」
「各位一定認清, 現在的ERP系統先天不良, 後天失調, 我們委屈在這麼個爛系統下多年, 現在應該是考慮更換的時機了. 鄭副理來我們公司, 就要是借重鄭副理多年的ERP經驗來協助, 希望各位主管能夠和資訊部合作, 莫忘前車之鑑.」副總說.
「嗯, 副總講的很是, 我知道各部門容忍ERP系統的問題很久了, 現在, 鄭副理打算推動ERP系統更新專案, 原則上我同意剛才鄭理理報告的內容, 請各位主管務必配合資訊部的專案, 把ERP系統的問題完完整整的糾正過來.」總經理說…「新的ERP系統導入, 將授權鄭副理來主導, 這方面, 希望鄭副理能多多幫忙.」
「請各位主管多多指教.」我一邊躹躬一邊說.
「今天會議就到這裏吧!」副總下令, 於是與會人士紛紛離席走出會議室.
「鄭副理, 你把ERP系統更新專案的規畫書, 趕快整理成正式文件提出來, 已經拖太久了.」總經理向副總點頭, 看著我說.
「可是, 還有三次會議…」我說.
「副總代表參加吧! 今天看你的草稿內容, 應該可以了, 我就不參加接下來的三次會議了.」總經理說.
「是.」我說, 但也看見副總臉色有些變化, 似乎不高興總經理不參加會議.

第二場的製造流程, 以及第三場的財務流程, 都在預定的議程裏跑過. 在最後一場整合會議中, 大戰爆發.

「當初導入黑心ERP系統的時候, 那時雅萍也在, 資訊部和顧問不都說這個可以直接用功能操作來運作, 那個可以客製功能來滿足, 結果現在看起來完全不是這回事. 不論是更新還是換系統, 怎麼保證不會重蹈覆轍?」一廠王廠長首先發難, 他在公司是開國元老級的人物, 雖然只是經理級, 但背後有董事長在撐腰.
「對呀~~」財務吳經理大概上次被總經理唸一下, 心有不甘也開始發難…「當初很多需求都提出了, 結果不是客製功能只能滿足部需求, 再不然就是功能完全無法配合. 財務部為了這個系統每個月都要加班修改因為系統整合不良導致傳票開錯.」
「更不要說庫管了, 當初講的ABC分類表, 一直沒辦法正確產出, 到現在都是人工另外用Excel維護庫存帳, 再利用Excel來統計的. 每次月結, 我們庫管也花好多時間人力在調整帳目.」庫管江副理也來抱怨.
「還有很多供應商都月底才給發票, 發票金額和進貨單、採購單不一樣, 也有退料造成的金額差異, 現在都是人工一筆一筆調, 鄭雅萍每個月都到財務部來幫忙, 這種情形她最清楚.」吳經理似乎有意要把多年苦水一次吐乾淨.
「我想, 現在這個系統因為當初規劃與執行的過程中不理想, 導致後來的一大堆問題點, 我們在廈門也是一直希望能盡早改善…」在廈門的總廠長透過電話會議說…「製造方面的問題, 王廠長和我經常遇到, 這次資訊部提出改善方案, 是好的方向, 但是, 如何避免當初導入ERP系統的一些情況, 如何讓新的系統能夠滿足我們的需要, 這是資訊部要向我們解釋的.」總廠長繼續說…「鄭副理提出一套專案計劃, 這是可以接受的, 我認為當初導入ERP系統時沒有一套完整的專案管理手法, 是現在ERP系統變成尾大不掉、廠商連尾款都不好意思來爭取最主要的原因. 不論系統功能好壞, 沒有人負責把公司各部門的需求整理, 然後控管各項需求被滿足的狀況, 讓整個ERP系統最後處於半調子的情形, 當時的資訊主管, 也就是專案負責人要負最大責任.」判決了…「系統是一定要換的, 就像副總經常說的爛系統再怎麼改還是爛, 希望鄭副理這次要好好評估, 你的專案規劃是完整的, 但是, 一定要貫徹執行各項監控措施, 以免又成了一套半調子系統. 就這樣……」
「今天的會議, 幾位主管表達了系統的不滿, 以及對資訊部的期許…」副總總結…「接下來, 要請鄭副理提出專案計劃書, 這份計劃書要會簽今天與會的各位主管同意, 只有人不同意, 就重新修訂到每位主管都同意才行.」副總又說…「成都廠正在加緊建設當中, 鄭副理也要掌握進度, 成都廠開工時, 新ERP系統要Ready好, 示要到時告訴我們系統還沒上線, 成都廠要用現在的爛系統, 瞭解嗎?」
「是, 瞭解.」我說.
「好, 各位主管還有什麼意見?」副總問.
「我要問, 成都廠最快是一年內會開工, ERP系統這麼快完成上線嗎?」王廠長看著我問.
「這要看導入的系統與顧問公司的功力, 以我們公司的行業別來說, 最常見的是使用高貴ERP系統X3版本, 就我目前瞭解, 大嘴巴顧問公司可以在半年到一年內完成導入上線.」我說.
「為什麼半年到一年內? 這個時間差怎麼來的?」總廠長接著問, 副總本來也想問, 但被總廠長搶過話頭.
「客製範圍的影響. 如果大部份都採用標準功能, 半年左右可以上線完成.」我說.
「那麼, 從現在開始, ERP系統更新的進度表大致如何安排?」副總問.
「三個月內完成選商與議價、簽約, 最多九個月完成導入上線. 」我說…「就我以前和大嘴吧公司的顧問討論的情況來看, 其實我現在看到的很多問題點, 都可以在高貴ERP系統的標準功能中解決.」
「會不會太樂觀了些?」王廠長不放心的問.
「就專案管理來說, 樂觀是種風險能夠被完全鑑識並與以控制的情況. 」我說…「大嘴巴顧問公司在我們這個行業已經有十幾家導入成功經驗, 如果能和他們合作, 風險可以降到最低.」
「好吧! 今天會開到這裏, 各位主管都瞭解更換ERP系統是必然的, 這件事, 等鄭副理完成專案計劃書, 就順理成章成為專案負責人, 各位主管務必要配合這項專案的執行.」副總看看大家都沒反應, 就站起來表示散會.
「鄭副理, 雅萍…你們要掌控好這個專案, 知道嗎?!」副總走出會議室前又慎重交待一句.

開完會, 我把專案計劃書再修改幾個地方, 主要是工作項目和進度要改. 改好後, 把簽呈寫好附上, 就要鄭雅萍跑各主管簽署.

只有兩位主管在簽呈上註記對進度的疑慮, 要求資訊部務必要掌控, 以及要求資訊部要完整控管系統功能符合各部門的需求.

廈門廠總廠長要我把計劃書的電子檔寄給他看, 然後回了郵件說原則上同意, 已經和副總電話討論過, 要我把簽呈直接送副總批示, 不用再給他會簽了. 我把他的郵件列印出來, 當成附件附在簽呈後面, 就把整個計劃書交到許秘書那邊.

「呵呵呵…鄭副理又來啦~~」許秘書見到我拿了一份厚厚的公文給她, 她大概翻翻後說…「你真是一連辦下幾件大案吶…好..我等會兒去見副總請他批示, 總經理出差下週回來.」
「我明天去廈門廠出差, 下週二回來再來找您.」我說.
「喔…去廈門廠?」許秘書好奇的問…
「去換網路設備和建置虛擬化平台.」我說.
「不是去看那個古典‘小’美女啊~~?!」許秘書開玩笑說.
「啊…這是目的之一….人家可是人高馬‘大’耶….」我開玩笑回答...許秘書呵呵笑著要我下週二回來時來找她看看簽呈簽出來沒…「謝謝!」離開前故意說, 再加一個躹躬…
「你唷~~~~」

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