凡是專案, 就一定有啟動會議.

啟動會議最主要的目的是讓專案成員、利害關係人齊聚一堂、互相認識, 瞭解專案的目標、工作大項、程和里程碑, 最重要的是要爭取功能主管對專案的支持, 能夠派出成員利用在原部門工作的時間來參與專案.

ERP專案的啟動會議有兩次, 第一次是公司內組織的啟動會議, 第二次是與決定合作的廠商, 在簽約時, 和廠商的專案小組成員合辦一次, 讓雙方人員能互相認識並瞭解每個專案成員的職責.

更重要的是, 當確定顧問公司的專案成員時, 要建立專案成員組織表和通訊錄, 讓專案成員知道如何聯絡彼此.

選商, 最重要的目的是在選擇最能和公司企業文化相配合的ERP顧問公司. 有時候, ERP系統功能雖然很強大, 但因顧問公司所派的顧問群與公司企業文化不能配合, 白白浪費了一套好系統.

所以, 選商時務必要要求ERP顧問公司把未來輔導上線的顧問找來面談, 最好是由各主管一起來面談, 以確保未來合作上不會有沒必要的磨擦.

一定確認合作廠商, 接下來的階段就是簽約, 這裏面有很多暗盤, 尤其是對負責ERP系統的採購人員, 會面對更多的ERP廠商間的勾心鬥角, 以及各種利誘.

文中所提任何人名及公司名, 及故事情節, 純屬虛構, 如有雷同, 請多多包涵.
「如果只是一夜情, 我還可以忍受, 但, 那個什麼跟什麼, 你居然跟她說那句話…那我呢? 在你心裏我算什麼?」老婆哭泣著.
「只是逢場作戲而已!」現在一定要說謊, 不然這一關難過了.
「鄭耀東! 我告訴你, 認識你也不是一天兩天了, 以前是我不對, 我忍了, 但這次我絕對不會忍, 忍不下這口氣. 離婚! 小孩都歸我帶, 反正你也沒父母可以幫你帶.」
「不要搞到這個地步嘛! 都老夫老妻了, 鬧這像話嗎?」
「誰跟你老夫老妻了?!你摸著良心問自己, 什麼時候把我放在你心了? 那都多少年前的事了.」
「對呀! 都多少年前的事了, 你還記得結婚沒多久和以前男朋友在一起深夜才回來的事?」大家一起來翻盤, 誰怕誰呀~!「要不要去驗DNA看看老大是誰的呀~!」
「你好…原來這些年來你有時很冷淡都是猜這些.」
「對啦誰不知道你們這些年還偶爾在聯絡啦~~」要攤就攤牌.
「你…鄭耀東, 你記住! 再說一次, 我從來沒有做對不起你的事, 朋友偶爾在一起聊聊天, 你要這樣看, 我……」哭泣….「算了, 離婚吧! 反正你的心也不在我這邊, 留人在又有什麼意思.」老婆說著拿出文件和印章…「我都蓋好了, 你蓋一蓋, 我拿去戶政事務所登記.」
「哼! 蓋就蓋, 懶得再和妳糾葛, 三天兩頭來吵, 誰不知道你和那個誰誰誰又在一起了.」用力把離婚文件都蓋個章, 然後隨便一甩就走出大門去上班.

唉! 一大早就遇到這種事, 今天是專案啟動會議召開的日子, 看來難過了. 這些天, 幾乎相同場面按三餐上演, 吵的岳父岳母都不耐煩的說離就離了吧!

「鄭副理, 可以開會了嗎?」王大仁過來問.
「喔, 時間到了…」看看手表只差兩分鐘就要開啟動會議了, 恍神也不這種恍法…「走吧!」

到了會議室, 還好王大仁已經把簡報檔都打出來了, 只要進去開場就行.

「總經理、副總, 各位長官和各位同仁, 大家早. 今天是我們ERP系統更新專案的啟動會議, 會議議程是…….」還好啟動會議已經召開過好幾次, 就把以前的老招數搬出來照演一遍.
「接下來, 請總經理為我們講話.」
「現行的ERP系統導入我們公司後, 並沒有帶來預期的成效, 這些年來, 各部門都不斷的在忍受這套ERP系統的缺陷, 也在平時的操作中, 耗用了不少人力來彌補這套系統中資料不齊全的問題. 之前幾位資訊主管, 雖然提出改革建議, 但最終還是沒有完成任務, 這次鄭副理來我們公司, 力精圖治, 各位在前陣子的網路系統更新與虛擬化平台建置案中, 可以看到副理週詳的規劃與積極的行動力, 讓系統順利完成升級. 現在副理提出ERP系統更新專案, 是我們公司今年除了成都廠外, 最重要的任務. 希望各部門主管全力支持與配合這個專案, 指定參與這個專案的成員要盡全力參與這個專案, 務必讓ERP系統更新順利、成功.」大家為總經理的話鼓掌…「在這裏, 我任命副總為專案負責人, 鄭副理為專案Leader, 向副總負責. 鄭副理好好做…副總…」
「是, 這次ERP系統更新專案是我們公司改變體質的重要關鍵, 也是影響公司未來發展的重要任務. 我長話短說, 請參與這個專案的各位成員, 務必要全力配合鄭副理與資訊部. 現在, 請副理繼續啟動會議簡報.」
「是的, 謝謝總經理和副總的講話, 接下來我要報告專案組織…….」

等因奉此的把啟動會議簡報內容報告完畢.

「接下來, 專案小組的工作項目是要進行選商會議, 預定在兩個星期後, 我們將安排三家ERP系統供應商來報告, 每家公司一天…」我把選商會議進行的方式大略說明…「如果一天下來, 對那家ERP公司還有更多的問題, 就在三天之後再安排會議討論, 直到我們找到合適的供應商為止.」
「各位更要注意時程, 為了要配合成都廠開工, 我們希望成都廠能以新系統上線, 不要再用現在這個爛系統, 要請各位務必全力配合.」副總說…然後看著總經理, 總經理搖搖頭.
「好, 各位都已經清楚這個專案的目標, 以及公司的期許.」副總繼續說…「現在, 請各位在這份宣誓書上簽名, 然後等鄭副理召開選商會議, 確定合作廠商. 有沒有問題?」副總看一看大家都沒問題就宣佈散會了.

「鄭副理, 鄭主任, 你們下午兩點到我辦公室, 我有事情交待.」副總臨走前說.
「是.」

「副總, 我們來了.」我和鄭雅萍一起到副總辦公區, 副總正埋首在成都廠的建廠藍圖中, 似乎有很大的困難.
「好…我等下就要出發去成都, 到那邊監督建廠進度, 直到工廠結構完成前, 我不會回到台灣.」副總交待著…「所以照時程來看, 可能你們選商和簽約, 以及後續的廠商專案小組啟動會議, 我都可能無法參加, 因此, 我已經和總經理談過, 現階段你就是專案負責人, 專案Leader的角色, 可以由雅萍來擔任.」
「是…」我問…「這段時間我還是可打電話向您請求協助判斷嗎?」
「可以, 我會帶小芳一起過去, 你有任何問題, 可以請小芳轉達給我, 我會直接打電話給你, 但也可能會要小芳回覆給你, 看我當時的情況.」副總說.
「是…可以請問為何會出現這樣的變化?」我問.
「嗯…成都那邊建廠進度現在嚴重落後, 因為管理局對我們的廠房結構有疑問, 要求停工等候, 本來周廠長說是協調完成了, 但是昨天下午又說還要停工一個月, 這種政治問題是最難搞定的.」副總詳細解釋…「好吧! 大概就這個樣子, 你們去忙吧! 我也要準備出發了.」
「是, 一路順風.」我說, 副總舉個手表示聽到了, 就又回到他關心的藍圖去了.

「副理, 接下來怎麼辦?」鄭雅萍問.
「我們已經把全部廠商都邀來談過一次了, 我想和你先討論, 決定一下讓那些廠商進入第二輪.」我說.
「現在, 我們已經找過五家ERP系統顧問公司: 高貴、黑心、愛國、動力和亂飛, 我們現在先踢掉一家.」我說…「你會想先把那家踢掉?」
「亂飛.」鄭雅萍不假思索.
「好, 我們有第一個共識, 把亂飛刪掉.」我說.
「不用理由?」
「嗯, 接下來, 要作四件事, 你記下來…」鄭雅萍去找紙筆…「首先, 要各家公司提初步報價, 以150個User License為基礎, 讓各家廠商自行評估如何報價.」
「我打電話去問嗎?」鄭雅萍問.
「對, 我讓你去發揮.」我說…「第二件事是RFP(Request for Proposal, 廠商建議書徵求文件), 我在專案計劃書裏有一份附件是要給各廠商的, 要求廠商提供建議書. 第三件事是合約, 請廠商提供他們的合約書範本, 在專案計劃書中我列了一份合約書要求條件. 第四件事是要和廠商討論我們的選商程序, 有些廠商會拒絕配合, 拒絕配合的廠商就不用再談了. 都記下來了?」
「嗯…這些都是我要去連絡的嗎?」鄭雅萍問…「我擔心我會傳達錯誤.」
「不, 你處理報價就可以了, 其他我來和廠商談.」我說, 鄭雅萍鬆口氣.

「小郭, 我是鄭耀東.」
「鄭副理, 您好, 現在案子情況如何?」
「我想和你討論需要提供的廠商評估文件, 包括建議書和合約範本, 以及要向你說明我們的選商程序.」我說.
「這樣…可能要花些時間囉…副理方便我今請您吃個便飯, 同時討論您剛才談到的議題嗎?」小郭問.
「嗯…好吧! 你把時間地點傳簡訊給我, 我一定會到.」我說.

「陳經理, 我是鄭耀東.」我撥給黑心公司的業務.
「鄭副理您好, 真巧, 才和你們鄭主任談完提供初步報價的事.」
「我和鄭主任分工處理選商的事, 我要找你討論後續要配合的事項.」我說.
「是…有那些事需要我們配合?」
「我等會兒會發郵件給你, 我會提供RFP, 請你們提供建議書.」我說…「還有, 就是需要你們提供合約範本, 同樣的, 我會提供一份要約書. 此外, 還要向你們解釋我們選商的做法, 看看你們能不能配合.」
「請問副理明天上午有空嗎? 我們副總想拜訪您, 可以同時討論您剛才提的事情.」陳經理說.
「好, 請你們九點半到, 可以嗎?」我說…果然, 想開始搶案子了.
「九點半, 我們準時到.」陳經理說…「明天上午見.」

另外兩家公司明天再聯絡吧! 我想早點下班, 先回家去看看, 然後再去赴小郭的約.

回到家, 我只見到三個行李箱和一個背包在大門口, 加上一張便條…「姓鄭的, 房子是用我媽的錢買的, 所以你也別想住這裏, 車子我我不跟你爭, 管你想住那就住那…SXXT!」

想當然鎖也換了, 好吧! 我自找的, 用力踢了大門, 我把行李拖上車, 就出發去找小郭了. 今晚住那呢? 隨便找個Motel將就幾天, 這週末要租套房.

「嗨~~鄭經理, 我們在這邊…」小郭約我在陶阪屋見面, 同行的還有黃顧問和一位不認識的女生.
「黃顧問, 您好!」我向黃顧問打招呼.
「這位是我們公司剛來的技術顧問…張小姐.」小郭介紹著.
「張顧問…」我拿出名片和張顧問交換…
「小郭…」點餐完我拿出一疊文件說…「這是RFP, 想你們都知道該如何寫.」小郭和黃顧問點頭.
「什麼RFP?」張小姐問, 顯然經驗還有些不足.
「RFP是說業主訂出系統規格需求, 另外還說明了來投標的廠商應具備的資格, 和配合這個案子要提供什麼樣的服務要求.」我看小郭和黃顧問都沒反應, 就向張小組說…「廠商拿到RFP, 是Request for Proposal的簡稱, 中文一般叫廠商建議書徵求文件, 就針對RFP的內容準備一份建議書, 一般稱為Proposal, 來說明你們公司要如何達到我們業主所提的要求.」
「嗯...我知道了, 看在公司看到一導入顧問會和小郭做Proposal, 也經常聽到Proposal被掛在嘴邊, 一直沒去問是什麼.」張小姐笑笑說.
「另外, 有份要約書, 這是你們提出的合約範本內容的規範.」
「嗯…我知道.」小郭邊聽我說邊翻文件.
「我們安排的選商程序和條件, 這要花點時間講, 邊吃邊談…」上菜了, 我拿起刀叉邊吃邊講…「首先, 廠商要用半天時間展示系統功能, 我們會提供Sample Data, 採用Sampe Data來完整展示系統功能, 對評選委員越有幫助, 因為, 我們的評選委員都是由各部門主管和種子人種組成, 越能採用我們的資料來展示, 對評選委員會有更好的印象.」
「這部份沒有問題, Smaple Data什麼時候可以提供?」黃顧問問我.
「就在這裏.」我拿出一個USB隨身碟…「裏面有幾個Excel檔案, 包括Master Item Data、BOM、Sales Data和一些財務基本資料, 你們先研究.」我把USB隨身碟交給黃顧問…「下回見面再還我就可以了…接下來, 第二個條件是展示功能的顧問, 必需是日後輔導我們上線的顧問, 最好不要用Presales顧問來簡報.」
「我可以問一下這個條件是為什麼嗎?」張小姐問…「因為我目前主要都在支援Presales.」
「其實ERP系統導入是一種連續作業模式, 最理想的狀態是顧問從頭到尾都和業主的專案小組一起合作, 這樣會有連貫完整的Domain Know-how, 不致於因為成員異動, 造成專案知識斷裂; 連續的專案知識累積, 對ERP系統專案進度也有好的影響, 因為不必花時間教育新成員所需的Domain Know-how.」我一口氣講了一大堆…「而專案的Domain Know-how就從廠商來Demo的時候開始.」
「對, 副理的講法我完全同意, 只是這是最理想的狀態.」黃顧問接著說…「在實務上, 人會異動, 專案也會受影響, 所以專案經理就要有對策來因應人員異動帶來的響影, 減少因為這些影響造成的專案時程延遲.」
「是的, 也因此顧問公司派來的顧問水準, 以及能不能和業主方的專案成員愉快的合作, 就是ERP專案品質與進度的主要關鍵, 而這些, 都是選商會議要評估的重點.」
「所以, 副理是想用選商會議就完成對顧問的評選?」張小姐問.
「這是一部份原因, 另一部份是…有些ERP公司會說他們會提供顧問面談的時間, 等簽約後, 就可以進行顧問面談. 但是, 我認為, 不如把這個面談時間放在選商會議中, 大家都省時, 也可以讓雙方有第一次溝通機會.」我繼續解釋…「因為顧問面談時, 顧問公司一定會想辦法護航, 也因此可能會讓一些還沒受訓完成的顧問加入專案, 導致專案的進度延遲.」
「可是顧問公司培養顧問, 本來就需要案子來養成.」張小姐又說.
「我同意, 但是不能把沒有完成訓練的顧問放在第一線, 可以放在第二線或第三線, 但不能放在第一線, 這樣不僅專案進度影響嚴重, 專案品質也會嚴重影響.」我說…「但是台灣很多顧問公司現在都成了ERP顧問養成速成班, 這也就是很多ERP專案失敗的原因之一, 沒有足夠的、有經驗的ERP顧問來支援ERP專案.」
「對, 所以我也多次向公司反映顧問品質問題.」黃顧問看著小郭說, 小郭嘴裏塞滿了牛排只能嗯嗯嗯點頭, 黃顧問轉向我…「所以, 我們公司採取的做法就是建立一套顧問評鑑制度, 所有專案一定會由資深顧來主導. 副理要求選商會議中負責展示的顧問就是日後導入顧問, 我們可以安排, 做法上會有三位資深顧問解說, 但由比較資淺的顧問來展示功能, 而這些參加選商會議的顧問, 就是日後負責專案的顧問.」
「好, 這樣我想我們會合作愉快…」我說.
小郭總算把嘴裏的牛排吞下去…「是的, 我們公司現在導入作業都是用這樣的方式, 所以, 副理請放心, 到時我們會派日後負責導入的顧問參加選商會議.」
「嗯…好, 這樣我們今天這次晚餐會議就有了非常好的進展.」我說, 小郭他們三人陪笑著.

那天隨便找了一家Motel住宿, 沒想到高雄地區的Motel價格都漲這麼多, 明天換到一般旅館住幾天.

「江副總, 您好.」黑心公司的陳經理和我已經認識的江副總, 以及一位看起來是顧問的資深熟女.
「鄭副理, 好久不見了.」江副總說…「陳經理您已經見過面, 我右手邊這位是王協理, 也是黑心公司在南部的總顧問.」
「王協理您好, 請多多指教.」我和王協理握握手, 然後介紹說…「這位是鄭主任.」
「雅萍現在是主任啦…」王協理對鄭雅萍熱絡的說著.
「鄭副理的提攜.」鄭雅萍說.
「好吧…我們切入正題.」我接著把昨天晚上對小郭他們說的三個選商條件詳細解釋了一遍.
「原則上, 我們公司都能配合.」江副總看著王協理, 王協理點頭支持…「因為厚黑企業是我們公司很重視的客戶, 所以, 在這次系統升級, 我們願意直接把原來的合約結案, 尾款就當是罰款處理, 這樣你們財務帳上也可以銷案.」
「Sample Data什麼時候可以提供給我們?」王協理問.
「現在.」我拿出一個USB隨身碟給王協理…「下回見面再還我就可以了.」
「關於報價, 」陳經理說…「我們會提供優惠價格, 加上前案尾款不計, 較之前的報價少掉將近一千萬. 對了, 這個案子的採購由那個部門主持?」
「就是由資訊部主持, 已經總經理同意不用經過採購部, 算是專案採購.」我說.
「好, 那麼今天就先談到這裏, 我們要回去開始準備了.」江副總說著站起來…「副理、主任…」點個頭表示Bye-Bye就走出會客室.

「哇嗚, 少掉將近一千萬, 這樣很有競爭力了.」鄭雅萍高興的說.
「你比較傾向於繼續採用黑心系統?」我問.
「嗯…因為大家比較熟, 或許有了一次失敗經驗, 再合作會比較瞭解彼此的需求.」鄭雅萍說.
「或許吧! 等選商會議時比較比較再說.」

「嗨…曉軍…」我打電話給曉軍, 這些日子一直沒和她聯絡, 她也沒打給我.
「副理, 怎麼一直不打電話?」曉軍埋怨的說.
「在處理事情忙著了.」
「你還好吧!」曉軍似乎感受到我的情緒…「怎麼聽起來很累的樣子.」
「再說吧! 我晚點再打電話給你.」鄭雅萍要我接分機.

「我是鄭耀東.」
「副理好, 是動力系統的Sean, 上次見過面.」
「Hi, Sean, 我想和你談談我們選商會議的事.」
「可以, 但, 明天副理有沒有時間, 我們總經理想過去拜訪您, 不如, 明天再一起談?」Sean說.
「這樣更好, 有決策權的主管在場, 會省時很多.」我說…「明天上午十點好嗎?」
「可以, 那明天上午見.」

和愛國公司討論選商程序的過程就完全沒共識, 該公司擺出完全的高姿態, 一付你們就是會用我們的系統的樣子.

建議書? 合約範本? 我們有自己的版本, 不會為了配合特定客戶來修改.

展示時要由日後配合導入的顧問來進行, 抱歉, 公司政策是由專門執行簡報任務顧問來報告, 而且, 還沒簽約, 要等簽約後才能確定派來導入的顧問是誰, 但是…好像是很大的恩惠似的…你們可以面談篩選. 可是又說這是完全沒必要浪費時間的過程, 因為該公司的顧問都經過完整的培訓, 有足夠能力支援客戶.

用Sample Data? 完全沒必要, 這樣也不能有效展現愛國ERP系統與其他系統不同的特色.

最後又說, 雖然這些都不能配合, 但, 他們保證愛國ERP系統是最適合我們公司使用的系統, 所以, 現階段先不參與選商會議, 等我們選商會之後再來談.

「方便見你們總經理嗎?」愛國公司來的協理一付高高在上的樣子說.
「我是專案負責人, 和我談就可以了.」我說…「如果不參加選商會議就完全沒有入選的機會.」
「我相信最後 貴公司一定會瞭解愛國系統才是最佳選擇.」
「那, 何不參加選商會議?」
「在這樣的條件下, 不能配合.」
「好吧! 那就談到這裏結束了.」我說.
「可以讓我見你們總經理嗎?」
「沒有預約無法見.」
「可以幫我預約嗎?」
「沒有經過選商會議到議約階段的廠商, 我不會去預約.」
「鄭副理不要這樣嘛~~就禮貎拜訪一下吧!」
「所有廠商都在同一基準點上, 這樣才公平.」
「好吧…請問有那幾家公司?」
「不能告知, 這是業務機秘.」
「好吧…那希望有機會再合作.」
「嗯…不送.」我轉身先走出會客室, 鄭雅萍小跑步追上來.
「副理, 不找愛國了嗎?」
「等和動力公司討論後再說.」

和動力公司的總經理、Sean談的結果還算順利. 和鄭雅萍討論後, 最後決定找高貴、黑心和動力三家來進行簡報.

「曉軍, 不好意思, 現在才打給你.」
「在忙ERP系統的事?」
「嗯, 在進行選商會議前的準備工作.」
「還好嗎?」
「已經決定找高貴、黑心和動力三家來進行簡報.」我說…「曉軍…我有件事要跟你說…….」

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