選商會議最重要的三件事:

1. 讓與會的主管和使用者在最短的時間裏瞭解系統功能.
2. 讓與會人員有初步的互動機會, 瞭解對彼此的基本看法.
3. 評分, 建立一張表格來評分.

經由評分, 就有比較客觀的依據來選擇專案成員最希望合作的廠商. 確定議約廠商後, 就進入議約階段, 這時, 如何議價就變成雙方的角力賽了.

文中所提任何人名及公司名, 及故事情節, 純屬虛構, 如有雷同, 請多多包涵.
深秋時分, 高雄只是變得早晚溫差比較大, 白天仍是像夏天一般炎熱.

「今天是我們第一次選商會議.」我說…「我們邀請到動力系統公司的團隊前來展示動力ERP系統. 各位的坐位上有幾分文件, 公司簡介、系統功能簡介及一份評分表, 在今天的會議最後請各位將評分表打上分數後交回給鄭主任. 接下來, 請動力公司王總經理開始簡報.」我伸手向王總經理招呼…「交給您了.」

「謝謝鄭副理, 各位貴賓, 個人謹代表動力公司感謝貴公司給予這次機會, 來向各位簡報動力ERP系統的優勢. 動力公司成立於………」王總經理開始簡報著.

我在坐位上想著上次和曉軍通電話的情況, 曉軍知道了我的變化後, 也沒有什麼持別的反應, 當她知道引發所有的事情時是因為那條簡訊時, 還聽的出來在笑.

然後我就掛掉電話, 因為再也講不下去. 本來以為曉軍會打電話給我, 但到現在都沒有接到任何電話, 連簡訊也沒有. 這是什麼意思呢?

不知為何, 連公務上的聯繫也刻意避開直接討論, 都藉由王大仁和鄭雅萍來傳達.

「接下來, 請我們公司的林總顧問開始簡報動力ERP系統公司的配銷模組, 我們今天先談配銷模組, 然後製造模組, 最後是財務模組. 林總顧問…」王總經理交棒給林總顧問.
「各位長官、各位同仁…」我趁著林總顧問在調整筆電的空檔說…「接下來是各模組的功能簡報時間, 非直接關聯的部門人員可以離開, 也可以留下來聽, 但直接關聯部門人員請務必要全程參與該模組的展示, 在功能展示的過程中如果有任何問題, 可以隨時發問. 現在就請林總顧問繼續…」
「各位貴賓, 現在由我來展示動力ERP系統的進銷存模組功能, 簡報過程中, 有任何疑問, 可以隨時提問, 首先, 自我介紹一下, 我叫林皆宏……」林總顧問開始簡報程序.

我注意著鄭雅萍和兩位新進ERP人員趙本聰和李淑賢聽取簡報的情況.

趙本聰和李淑賢是這兩天陸續報到的, 我也特別為了配合他們的報到把選商會議照預定進度延後一個星期, 反正把議約階段壓縮就可以了.

我和鄭雅萍在趙本聰和李淑賢報到時, 就做了一次深入的討論, 分配選商會議中負責技術評分的部份, 趙本聰負責製造模組, 李淑賢負責配銷模組, 而財務會計模組由鄭雅萍負責, 我只負責廠商履約能力及整體技術評估的部份.

因為正在簡報配銷模組, 李淑賢很專注的聽著林總顧問展示的功能, 不時做著筆記.

「請等一下,」庫管江副理舉手要發問…「林總顧問, 剛才您說的RMA功能, 能不能接受原物料的RMA? 因為我們有時候會把原物料轉銷給同業, 但因故要退貨, 也要走RMA流程, 可以嗎?」(註: RMA, Return Merchandise Authorization, 退換貨確認)
「可以的, 因為動力ERP系統有兩種方式處理RMA, 第一種是以銷貨訂單及交貨單為基礎進行RMA, 第二種以銷售品項為基礎來進行.」林總顧問解釋著…「但是, 這有兩個前題, 第一個是Master Item Data中設定為可做RMA, 第二個是銷貨訂單有勾選可RMA這個選項. 在系統另外一項設定可以看到 “RMA Allowed”有四個選項, 如果選Both, 就是銷貨訂單要可做RMA, 且銷貨品項也必須要可做RMA處理.」
「好, 我知道了, 但如果銷貨訂單不允許, 而銷貨品項允許RMA呢?」江副理再問.
「現在系統的做法是不能進行RMA」林總顧問說…「因為銷貨訂單的優先權高於銷貨品項, 這也就是業務人員接單時就要確認接不接受客戶退貨, 而且要和客戶談妥退貨條件.」林總顧問看看沒有後續的問題, 就繼續進行簡報.

製造模組的簡報, 簡直只能以悽慘來形容, 一如預期的被針對工單處理的一堆問題不斷的詢問著, 生管和製造部門的使用者不斷的炮火轟擊, 動力公司的顧問快要招架不住, 加上廈門廠特別要求要電話會議參加簡報, 王大仁還特別用Teamviewer來把畫面分享到廈門廠, 而廈門廠的幾位大陸籍基層主管, 更是猛烈轟擊顧問這裏講的不對, 那裏說的有錯誤, 讓跳下來幫忙講話的林總顧問差點也下不了台.

「我告訴你們, 這套系統的工單處理方式根本不是我們所要的, 如果鄭副理最後建議採購這套系統, 我們廈門廠不惜自己導一套.」Polycom系統傳來廈門廠生管組長高昂的聲音迴盪在會議室中, 大家都沉默下來.
「好, 廈門廠這邊的想法我們都知道了, 還是請組長把意見表達在評分表上.」我說…「製造模組的簡報就到這裏告一段落, 現在時間已經快一點, 我們休息一個小時用餐, 下午兩點再開始, 下午是財務會計模組和整合功能部份.」

我要趙本聰和李淑賢帶動力公司的人去用餐, 一個人在坐位上胡思亂想, 考慮要不要打電話給曉軍.

「副理, 不去吃午飯?」鄭雅萍問.
「吃不下.」
「在擔心剛才發生的情況.」
「都有吧! 算了再想也沒用, 一起去吃飯吧!」我說.
「你…還好嗎? 副理.」鄭雅萍問.
「還好啊…」我敷衍著.
「這段時間, 副理看起來都心事重重, 雖然ERP導入專案的事順利的進行中, 但你看起並沒有很滿意.」鄭雅萍分析著說…「如果這叫還好, 副理正在重新定義“很好”.」
「我離婚了.」我直接了當的和鄭雅萍說.
「什麼時候的事?」鄭雅萍很驚訝…
「有一段時間了.」我說.
「小孩呢?」
「跟著媽媽, 比跟著我好.」
「喔…那副理是在想念小孩?」鄭雅萍猜測著.
「都有吧! 很難描述我的心理狀態.」事實上我也真的不知道我倒底在想些什麼.
「這很像我當初離婚的情況, 只是沒有小孩讓情況單純的多.」
「或許吧!」不知道這段談話的終點是什麼.
「離婚可以算得上是人生中的一種挫敗, 從組成家庭、破敗再回到單身一個人, 從本來有種歸屬感回到孤單一個人, 回到當初年輕時候的尋尋覓覓, 而年紀已經增長, 也經歷過一次失敗的婚銦, 想再出發, 總是會擔心再次受傷, 徬徨在人生的道路上, 不知道下個停靠站在那裏, 也不知道是否會一個人終老一生.」鄭雅萍述說著自己的心境…「更不知道是否還能尋找到可依賴的人生伴侶. 有些人比較能夠適應重回單身的日子, 更會享樂; 有的人, 像我這樣, 會自怨自艾好一段時間, 以為自己有什麼問題才會告成這樣的結局. 直到有一天才突然領悟這不是錯誤, 只是人生旅途中的一個分叉點, 而我的選擇, 讓我走上了分叉點上的另一條路, 完全沒有對錯可言. 而當我領悟到這些, 也已經是兩年後的事了.」
「你是怎麼領悟到這些的?」我問.
「我怎麼領悟不重要, 對副理來說, 是你怎麼領悟.」鄭雅萍以一種前輩的姿態說.
「好, 我知道了, 我看到動力公司的顧問, 快要兩點了, 去開會吧!」我拿了幾顆糖就當午餐進到會議室.

經過上午製造模組簡報的震憾教育, 大家似乎都認為動力ERP系統已經不會被選上, 一點提問也沒有, 就讓動力公司的顧問自導自演. 我想, 評分應該都很低.

「林總顧問, 很抱歉今天出這種狀況.」結束時, 我和動力公司的林總顧問道歉, 王總經理在午休就先離開了, 連跟我打招呼都沒有, 大概是認為已經沒希望了.
「不會, 沒問題才顯得異常, 看來, 如果還有機會合作, 我們要認真考慮工單這部份功能的客製了.」
「嗯…我看也是.」我說.

第二天安排了黑心公司來簡報, 一整天下來, 只能說悽悽慘慘悽悽, 搞到最後全部專案成員都不想再聽離席了.

可是, 我倒覺得黑心ERP系統還是可以用, 連鄭雅萍和趙本聰都同意, 李淑賢還說了一句經典名言: 「既知今日何必當初.」

只能看第三天高貴公司的表現了.

「請問RMA的處理方式如何?」庫管江副理照例提問.
「基本上是在Master Item Data做設定, 是否允許這個品項做RMA處理.」上次見到的高貴公司的張小姐說.
「那銷售訂單部份呢? 可以做RMA嗎?」江副理問.
「可以, 開立銷貨訂單時, 就可以選擇這張訂單是否可以接受RMA.」張小姐繼續說…「但, 如果一張銷貨訂單中有些品項可以RMA, 有些不行, 而那張銷貨訂單可接受RMA的話呢?」張小姐自問自答…「我們的銷貨訂單的品項中有個欄位可以勾選是否接受RMA, 如果打勾就能超越Master Item Data的設定, 進行單次的RMA處理.」張小姐又繼續說…「各位請注意螢幕上的畫面, 我們的RMA處理, 是很有彈性的做法, 請看我的操作, 現在我們甚至可以處理鎖貨訂單中個別品項的RMA, 並不一定只能整張都做RMA, 這是到目前惟一做到這樣功能的ERP系統.」
「所以我們可以選擇銷貨訂單是否可以接受個別品項的RMA? 其至在Master Item Data已經設定不能RMA?」江副理問.
「對, 但前提是這張銷售訂單在確認時, 已經勾選RMA允許這個選項.」張小姐繼續說…「這樣做是要把RMA的決定權放在業務單位…如果沒有其他問題, 我們繼續下去…」

不知道是不是前兩天已經把所有的炮彈用盡, 今天高貴系統的製造模組沒有多少問題. 也很可能是大家同意高貴系統的運作方式吧! 等評分表回收後再比較了.

財務會計模組因為都是標準作業, 沒有多少問題, 但…

「請問如何因應IFRS?」財務吳經理問.
「這是標準功能, 其實高貴系統的財務模組本來就是遵循國際會計準則的系統, 只是為了台灣的GAAP制度而客製功能, 在雙軌制期間, 我們的系統只要輸入一次傳票, 就可以產生兩個制度的標準財務報表.」高貴的財務顧問操作系統說…「在財會系統設定畫面, 各位可以看到有五個選項是和IFRS及GAAP有關的, 全部勾選就可以雙軌作業. 之後只要IFRS制度的話, 就把第一和第四個選項取消就行了.」
「這樣傳票維護上沒有問題? 不是還要另編IFRS傳票?」吳經理問.
「如同我先前所說, 高貴系統是以IFRS為基礎的財務系統, 傳票基本上就符合IFRS規定, 我們是為了配合GAAP制度而客製, 現在準備轉入IFRS, 我們提供了一套自動對應會計科目的方法, 只要把對應的會計科目編列好, 現在維護的GAAP傳票, 就會自動轉為IFRS傳票, 從而產生IFRS財報.」顧問說…「當然, 查帳、調帳的動作還是要人工處理.」
「傳票如何產生?」鄭雅萍問…我看了她一眼, 因為這是很基本的問題, 不知為何要問.
「我們每一筆交易記錄都會自動產生分錄, 每種交易行為對應的會計科目設定在這個畫面中, 只要在這裏設定好, 之後的各種庫存交易、存貨交易、銷貨成本及各項製造成本、費用, 都會在交易發生確認時, 自動切出對應的傳票.」顧問說.
「但, 如果傳票已經確認了, 相關的交易又發生需要修改資料的問題, 傳票要如何處理?」鄭雅萍又問…我瞭解了, 她是在擔心和現在一樣要修改傳票資料, 如果是黑心系統, 已經熟門熟路的了, 換個系統, 萬一也是要修改資料, 以高貴系統這樣嚴謹的環境, 恐怕到時……
「傳票已經過帳了嗎?」顧問反問, 同時反問…「已過帳傳票是不能修改的, 這個原則各位同意嗎?」
「還沒過帳.」鄭雅萍回答.
「已過帳傳票, 我們是不准更改的.」吳經理說.
「好, 基本上, 傳票已經確認的話, 我們的系統會鎖住相關交易記錄, 不能修改. 但是, 我們的系統有個功能, 是給財會主管使用的, 如果已經確認但尚未過帳完成的傳票, 有相關前端交易記錄必須修改的情況, 可以利用這個功能把傳票重新打開, 也同時把相關交易記打開.」顧問一面操作著畫面一面說...「先把前端交易記錄修改好, 然後再按這個功能鍵, 各位可以看到修改的交易記綠會重新彙整到傳票中, 然後再確認, 這樣就完成了.」顧問繼續說…「我知道很多系統的傳票有問題, 甚至已經過帳的傳票, 資訊人員可以用資料庫查詢工具去直接下SQL命令修改資料, 在高貴系統中是不能這樣做的, 因為, 高貴系統的資料庫是經過加密的, 直接用SELECT指令去查, 只能看到亂碼.」
「所以, 必須要由高貴系統的介面來修改資料?」吳經理問.
「對, 這是限制, 也是比較符合ERP系統精神和內稽內控原則的.」顧問說, 同時也全場環視一遍…「沒有問題, 我們再繼續.」

最後, 高貴系統公司的簡報結束時, 居然響起掌聲, 不知是為高貴系統真的很好, 還是為了三天的辛苦終於告一段落感到輕鬆.

「雅萍, 選商會議的評分表都收回來了嗎?」商會議後兩天, 我問鄭雅萍.
「今天上午會回收完畢.」
「好, 找間會議室, 下午兩點開始, 我們進行內部會議, 討論選商的結果.」我說.

「大仁, 我們到機房討論一下, 張振傑也一起來.」張振傑就是達哥介紹的網管人員.

「我們要開始準備新的ERP系統導入的事情, 現在要開始評估伺服器續用的問題.」我說.
「我看過三家ERP系統的軟硬體需求規格, 除了動力ERP系統一定要用Windows Server外, 其他兩家都可以在現在的ERP Server上安裝.」王大仁說.
「但是, 以前服務的公司也經歷過換系統, 必須要有一台額外的Server用來渡過正式上線前的教育訓練、測試階段使用, 而且, 正式上線後, 現在的系統還是要保留, 不可能直接換掉.」張振傑說.
「所以呢? 振傑的看法是…」我問.
「我認為應該增購一台Server, 給新系統還在導入期間使用, 正式上線時, 現在的系統遷移到測試機上, 成為舊系統的正式機, 然後把現在的資料庫Server和應用程式Server重新安裝為新系統的正式環境, 再把開發好也平行測試OK的新系統環境遷移過去, 而新的Server就成為新系統的測試機.」張振傑說明他構想.
「大仁的看法呢?」我問.
「這是我振傑一起討論的結果, 但我本來是想說買兩台新的Server, 因為新的系統需要的硬體效能比較高, 所以, 不如買兩台, 導入期當測試環境, 正式上線後把新系統備份到原來的兩台Server上, 成為測試區, 而原來的測試機就如振傑說的方式轉為舊系統的正式區.」王大仁說.
「好, 基本上我同意買兩台Server, 之前網路系統更新及虛擬化省下不少錢, 正好可以當成新Server採購預算.」我說…「這樣振傑能支持嗎?」
「當然, 因為大仁說萬一經費不夠買兩台Server的話, 所以才會想只有一台Server時該如何辦.」
「OK, 好…那請你們開始評估與建議如何購置, 然後由王大仁寫簽呈提出來.」我說.
「什麼時候要提出?.」王大仁問.
「這兩天, 可以嗎?」
「真趕…有品牌限制嗎?」王大仁又問.
「I、H、D牌都可以.」
「好, 我再和振傑討論…」
「有一定要找那家公司來合作嗎?」張振傑問.
「沒有限定, 那家配合度最好, 就找那家, 總之, 三個品牌各找一家經銷商報價, 然後再來比較.」我說.

「好, 我們現在來開始選商的過程.」我說…「我們先分成四個項目: 財會、製造、配銷和履約能力, 雅萍報告財會的分數, 製造由趙本聰, 配銷由李淑賢, 履約能力由我來報告. 雅萍…」
「財會的分數分別是: 動力65分, 黑心50分, 高貴80分.」
「製造方面是: 動力50分, 黑心30分, 高貴85分.」
「配銷是: 動力70分, 黑心60分, 高貴90分.」
「我這邊履約能力: 動力70分, 黑心75分, 高貴80分.」我說…「現在看起來是高貴一面倒.」接著又說…「接下來技術評分, 就是我們四個人主評的分數. 雅萍怎麼評分?」
「動力: 80分, 黑心: 90分, 高貴: 90分.」鄭雅萍說.
「動力: 70分, 黑心: 90分, 高貴: 85分.」趙本聰說.
「動力: 70分, 黑心: 90分, 高貴: 90分.」李淑賢說.
「動力: 80分, 黑心: 90分, 高貴: 90分.」我說…「在技術評分是黑心比較好一點. 接下來是預算金額部份, 動力1500萬, 黑心3000萬, 高貴3500萬.」
「這樣子, 還真的是一分錢一分貨的感覺.」李淑賢說.
「好吧! 接下來是建議書內容的評分, 也是由我們四個來評分. 這部份我的評分是動力: 80分, 黑心: 95分, 高貴: 90分.」
「動力: 75分, 黑心: 90分, 高貴: 90分.」趙本聰說.
「動力: 80分, 黑心: 90分, 高貴: 85分.」鄭雅萍說.
「動力: 75分, 黑心: 80分, 高貴: 80分.」李淑賢說.
「最後一項是認同評分, 是由全部評分表中的認同感這個項目加總後的分數, 請雅萍報告一下.」我說.
「好, 總共收回評分表是36份, 滿分是360分, 動力是274分, 黑心是20分, 因為絕大多數的評表給黑心都是0分, 高貴是320分.」鄭雅萍說.
「看來, 還真的是越貴越好.」我說…「現在我們有了初步的選商結果, 就是由高貴公司優先議約, 各位同意嗎?」大家都點頭表示同意…「雅萍, 請你和高貴公司連絡, 看他們明天上午能不能來一趟.」
「好…」
「另外, 我會把今天會議內容寫成記錄, 各位都要簽名, 然後做為選商報告的一部份.」我再說.

「鄭副理, 我是黑心…」陳經理打電話來, 我沒讓他說完.
「ㄟ…陳經理, 你在關心我們選商的結果是吧?」我問.
「是的, 有好消息嗎?」
「不太好, 因為部門的使用者可能印象問題, 對你們的評分有些不太理想, 所以, 現在我們是以高貴為優先議約對象, 你們排第二.」我說.
「嗯, 從那天簡報的情況來看, 這樣的結果也是必然的.」陳經理有點失望的說著…「今天晚上鄭副理有空嗎?」
「有什麼事?」我問.
「江副總想請您吃個便飯, 感謝您的照顧.」
「呵呵呵…那有什麼照應…」我說.
「就請您答應吧! 江副總說以前就受鄭副理幫忙很多.」
「好吧! 什麼時間? 在那裏?」我問.
「等下我傳簡訊到您的手機, 號碼還是一樣嗎?」
「是的.」
「好, 那晚上見.」

掛掉電話時, 我注意到趙本聰似乎在專心聽我講電話.

「副理, 聽說副總要離職了.」鄭雅萍說.
「真的嗎?!」我吃驚的問.
「我聽許秘書講的.」

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