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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_50:流程10.3的勘誤〉

PMI®編修小組將原本PMBOKG4〈第十章 專案溝通管理〉拆分成PMBOKG5〈第十章 專案溝通管理〉和〈第十三章 專案關係人管理〉兩章,在PMBOKG5「專案溝通管理知識領域」只保留負責規劃、執行、控管溝通的三個流程,並調整流程名稱和編號如下:將「規劃溝通」(PMBOKG4流程10.2)調整為流程10.1「規劃溝通管理」,將「散佈資訊」(PMBOKG4流程10.3)調整為流程10.2「管理溝通」,以及將「報告績效」(PMBOKG4流程10.5)調整為流程10.3「控管溝通」。
在PMBOKG5中,流程10.3「控管溝通」(Control Communications)屬於監控流程群組,負責監控整個專案生命週期的溝通,以確保專案關係人的資訊要求被滿足。流程10.3「控管溝通」有5個輸出項目:「工作績效資訊」會流向「監控專案工作」(流程4.4);「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

在ITTO圖中,流程10.3共有5項輸入、3項工具&技術、5項輸出。3個黑色輸入項目——「專案溝通」、「議題記錄單」和「工作績效資料」代表來自其他流程;藍色輸入項目——「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「資訊管理系統」、「專家判斷」和「會議」代表會被其他流程重複使用;黑色輸出項目——「工作績效資訊」代表會流向其他流程。

在DFD圖中,流程10.3的5個輸入項目會集中在5條箭號上;流程10.3的5個輸出項目會分散在5條箭號上。這是因為流程10.3這5個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程4.3的「工作績效資料」,來自流程10.2的「專案溝通」,來自流程13.3的「議題記錄單」,以及來自「企業/組織」的「組織流程資產」;而流程10.3的5個輸出項目:「工作績效資訊」會流向流程4.4「監控專案工作」;「變更申請」會流向流程4.5「執行整合變更控管」;「專案管理計畫更新」會流向流程4.2「發展專案管理計畫」;「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程10.3的5個輸入項目中:「專案管理計畫」和「工作績效資料」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2/4.3);「專案溝通」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程10.3相同知識領域的流程(10.2);「議題記錄單」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程10.3不同知識領域的流程(13.3);「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該項目來自「企業/組織」。

至於流程10.3的5個輸出項目:「工作績效資訊」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.4);「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」之後要加上實線地線,以表示該項目會流向外部實體「企業/組織」。

整體來說,PMI®編修小組對流程10.3「控管溝通」修正是OK的。下一篇將審查監控流程群組第9個流程「控管風險」(流程11.6),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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