iT邦幫忙

2019 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 25
0

這篇是描述我針對中秋節前後的時節去設計的回顧會議活動,可能還有可以更好的地方,但也算是提供一個樣本給大家參考如何自己設計活動。

設定會議基調(Set the stage)

報到活動(中秋烤肉)

假設這次衝刺目標或是預定要做的事情,是烤肉架上的食材,你認為你這次衝刺把食材烤得如何?是烤焦、沒熟、還是受到食用者的稱讚?

用兩分鐘將你認為的情況寫下來或畫在便利貼上,並在兩分鐘後由主持人點選一個人開始分享。分享後將便利貼貼在某面牆上,並由該為分享者指名下一個分享者,直到所有人都分享完。除了分享結果,也可以鼓勵參與者利用烤肉的譬喻去嘗試解釋為什麼會烤差、或怎麼烤好。

每人限制發言最多 60 秒,如果 50 秒一到請主持人簡單提示,並在 60 秒時按鈴強制結束發言,並要求指定下一位。

這個活動主要是讓大家用應景的方式,大概聊一下這次衝刺狀況,並進入開會狀況,收拾心情,並不要再做其他事情。

設定會議基調

  • 確認出席狀況
  • 說明開會協議
  • 確認紀錄者
  • 宣告會議開始時間、預計時間長度,以及必須終止的時間點。

在經過好幾次會議時,通常在說明開會協議時可能會直接略過。但若最近開會比較失控,可以請再把開會協議重新要大家檢視,並請大家認同時做個簡單的儀式(例如,請大家在會議宣布開始時都先站著,直到說完開會協議,認同的坐下)以進入狀況。若是開會時分心狀況比較嚴重,可以把不要在開會時做其他事、使用手機和電腦加入協議。若是要開會時做其他事,則列為雞,不與發言與參與機會。

蒐集資料(Gather data)

客觀性資料

這部分端看團隊的文化,這邊就不贅述。

主觀性資料:回顧政策(Review Policies)

這邊的前提是團隊有使用類似專案管理的工具去紀錄訂定的政策作為政策清單(Polocies Backlog),並且每個項目都有留言功能可以討論。

這部分需要主持人將政策清單中的政策寫持便利貼。若是覺得字太多,可以幫每個政策在政策清單的標題上進行編號,例如 #1、#2、...#8-1、#8-2。這樣就只需要寫出該政策的關鍵字,而不用把完整敘述寫出來,而是透過編號和關鍵字方便參與者對應。但比較好的情況還是寫出標題,而政策標題也盡量要以 1 ~ 2 句話能表達為佳。

這個活動會需要大家用便利貼表達對於政策的感受,所以需要將政策按照方便大家針對政策便利貼去表達的排列方式(例如一次排開)去貼在牆上或白報紙上。

首先,給大家五分鐘用手頭上的電子工具,去瀏覽現有的所有政策。這五分鐘不能交談、不能做其他事情。只可以瀏覽政策、但不建議在此時於政策清單上留言,這件事應該在會議前進行,在活動時只瀏覽,避免時間不夠或太過發散。也可以在會議前預告這次會議的回顧焦點在於回顧以往訂定的政策,請大家利用會議前去檢視。

然後請大家拿起各色便利貼,針對至少五個政策去表達看法。綠色是認同、黃色是覺得還可以改善進行方式、紅色是覺得不行、不適合團隊現在狀況。便利貼上可以寫字(建議 15 字以內,例如:我覺得不行、我覺得可以、無感、很麻煩)或畫圖、也可以不要寫,且強制不署名。建議是寫完一次張貼,先不要看其他人的想法比較好,若是怕參與者忘記是針對哪個政策表達,至少請參與者在張貼後先直接回座位繼續發想。此階段仍可使用電子工具,但不可做其他事。這部分進行十分鐘,並請主持人提醒時間,並在時間到時按鈴強制結束,並進行本活動的下一階段。

給大家五分鐘,不說話,去觀看大家的看法。五分鐘一到,按鈴強制結束。並進入下一個活動。

這個活動是讓大家有個時空可以去檢視過去所訂定的政策,以往開會日都被各大小事塞滿,沒辦法好好的去討論現行的政策。透過這個活動讓大家好好回顧過去的政策,並透過顏色和簡單的字句去表達對政策的看法,比起一條條回顧,會比較有效率。討論應該是在會議外進行的,這部分只是讓彼此暸解對於過去的政策看法,而不是為了討論。

若是想要進行的有趣一點,這部分可以在白板畫個炭火、烤肉架和盤子。當有政策有幾張綠燈時,就移到盤子上,代表可食,也就是這個政策是可行並值得繼續保持的;當有幾張黃色時,就移到烤肉架上,代表還要再烤,也就是這個政策還可以,但是需要再修正;當有幾張紅燈時,就移到炭火中,也就是認為不合時宜或是根本無意義的政策。若都沒有移動過的,代表大家暫時還不想吃,也就是還待觀察或是認為沒那麼重要的。

激發見解(Generate insight)

團隊就像是一群人在烤肉,成果就是烤出來的食物。有人擅長採買、有人擅長場佈、有人擅長生火、有人擅長處理食材、有人擅長烤蔬菜、有人擅長烤肉排,也有人擅長善後。但無論擅長什麼,一旦準備開始烤肉後,大家就會一起努力,無論現在是不是輪到自己擅長的事,都會一起幫忙度過現階段的難關或是瓶頸。

落實政策也是整個團隊的事,不是單一個人或特定角色一直催促大家要遵守。
可以在暸解過去政策的落實狀況後,來思考團隊在落實政策上是否有整個團隊主動落實,若是沒有,是什麼阻礙了我們落實政策,或是有什麼方法可以幫助我們更好的落實、消化過去訂定的政策。

可以挑選在有被附著紅色便利貼(在炭火中)的政策,每個人輪流發言,發表覺得遇到的問題、或是更好的建議,在說出來後,請主持人或其他成員幫忙寫在便利貼上,並附著上去(可用藍色)。一次只能講一件事情,並限定只有一分鐘發言權,而在那一分鐘,只有發言人可以說話,若是超時則按鈴一下,若是有人插話,則按鈴兩下作為提醒。有多個想法可以再下一輪提出。直到所有人都提出後,再換下一張紅色便利貼。

這個階段沒有要討論,所以只需請大家發表想法,而暫時不用針對別人的想法去做回應、辯駁。但是可以發表聽到其他人想法而被激發的見解,或是加強、或是不同意見。

這部分可能要提醒團隊,發言可以不要只針對該政策所遇到的阻礙或瓶頸去發想,「也」可以從整個團隊為什麼沒辦法落實、較高、較廣的角度去思考。

政策討論的數量,可以透過限定時間決定。比如說主持人說這個階段只有 40 分鐘,那麼 40 分鐘一到,就必須強制進入下個活動。

做出決策(Decide what to do)

烤肉時,最痛苦的是吃到半生不熟、或是焦掉的烤物。那麼烤好的定義就很重要,除了請有經驗的人來看外,另外的方式就是討論出烤好的食材具備哪些特徵,作為團隊任何人認定可以食用的判定依據。

一個好的政策也是如此,什麼時候要翻食材,就像定義出什麼時候要檢視政策是否有焦掉或是需要塗醬。什麼時候拿離炭火,放在食用盤上,就像是定義出什麼時候這個政策已經內化、或者是已經確定可落實了。

假設團隊的未來是第一位要吃我們烤肉的客人,端出的第一盤料理就是我們要定義的政策。哪些食材會是客人最想要吃的,那我們就應該先烤,就像團隊目前最需要哪些政策,就先制訂出來去落實。

在這個階段我們就是要決定團隊最急迫落實的下一步政策,或是該如何修正當前不適用的政策。

先給大家五分鐘,在不交談的情況下去思考,我們應該先為這場烤肉採買哪些食材,也就是提供政策的候選清單,每個人講提到的政策方向寫在便利貼上。五分鐘一道後按鈴,由其中一個人先開始,以一分鐘為限去發表自己的其中過候選政策,然後點下一個人。一樣一輪只能發表一個候選政策,直到所有人都輪過後進行下一輪,並在每個人都說 Pass 後,結束這回合。發表時,只需說為什麼要提出這個政策。發表完後,可以再另外的一分鐘給大家詢問,重點在詢問這個食材是什麼,而不是在提出覺得這個食材不好或是這個食材很難吃,也就是關注在這個政策為什麼提出,以及讓不太懂政策的人去做理解。

當所有食材都端出來後,團隊可以省思這些食材是否夠用,若不夠用,則再進行一次上一段落的活動。

等食材備妥,就要來挑選團隊共同最喜歡的食材,就是政策候選。每人限定 N 票,然後用貼紙貼在該政策候選上。決定出前 5 個政策候選(視時間決定個數)。

之後團隊就要來討論怎麼烹調這個食材,該加什麼調味聊或塗醬(補完政策)、該什麼時候翻面(檢視)、什麼時候算烤好(變為可行)。

最後再讓大家進行第二輪的投票,決定出要在這五個食材裡面,選擇哪個食材來烤,也就是作為下次衝刺要開始落實的政策。

結束會議(Close the retrospective)

回顧「回顧會議」

主持人詢問本次會議流程是否有可改善的方向。

登出活動

全體站立,並主動說出自己在這次衝刺烤出來的食材是怎樣的狀況(用來比喻這次衝刺過的如何,可視為紅黃綠燈),並說出在今年烤肉最想吃的烤肉是什麼(真實上的),說完的即可坐下,全體坐下後登出結束。

結束會議

  • 宣告會議結束時間,實際會議時間長度。
  • 宣告散會。

上一篇
主持 Retrospective 的困難點
下一篇
團隊內部的溝通
系列文
為團隊與組織導入敏捷的經驗分享32

尚未有邦友留言

立即登入留言