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2019 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 28
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Agile

為團隊與組織導入敏捷的經驗分享系列 第 28

Retrospective 活動設計概念 (1)

〈Retrospective〉只有簡單大概提到可以把回顧會議分為五個階段,並在後幾天用實際活動去帶大家理解。這幾天就花點時間來講一下要設計活動時去發想的方向吧。

報到活動(Check In)

如同之前所講,這個階段的活動主要是要讓大家轉換心境,從會議外轉到會議內,但不是回顧的主要階段,所以在這部分的活動設計中,時間不宜太長,難度不宜太高,並且為了鼓勵所有人發言,盡量要讓所有成員都有講到話,就算是「Pass」也好。

通常這部分的活動不會超過十分鐘,並且活動要讓大家發表的內容,都會挑選不用花太多時間去思考的。若是挑選需要聯想的活動,可能會導致有些成員想不出來,或花太多間去想,失去了活動的目的。

所以讓大家用數字去評比當次衝刺的心情,或是發表寫一到兩句話的便利貼,或是透過一點聯想但是明確給予選項的方式,都是比較適合的設計方向。如果是想讓團隊多聊解彼此的感受,應該著重在主觀性資料搜集的活動。

主觀性資料搜集

這階段的活動是要搜集團隊成員的心情、回饋,以作為下個階段提出想法的輸入。比起報到活動,這階段就比較適合著重透過引導、聯想的方式讓大家表達感受。由於亞洲傳統社會的價值觀,都是比較封閉、不會去主動表達感受、或是為了顧及人際關係不太願意提出批評的,所以這部分的活動設計也的確比較適合透過聯想、引導的方式去鼓勵成員將心裡的話說出來,並且要維持對事不對人的準則,營造一個安全的發言環境。

由於要求成員主動表達,可能會因為範圍太廣導致不知道從何開始,所以這階段很常使用的手法就是挑幾個感官性的詞,讓成員透過這些詞帶來的感受去回憶最近是否有遇到引發這些感受的事件,藉著這樣讓他們比較有方向去探索該發表什麼。像是「Mad, Sad, Glad」就是透過喜怒哀樂去引導、「Loved, Learned, Lacked, Longed for」就是透過比較明確的詞讓他們去想、「Timeline」則是讓他們透過回憶時間軸的方式去尋找、「Value Stream Mapping」則著重在現有的流程、「The Speed Boat Game」則是透過聯想自己是一艘船,從團隊為中心去感受目前這艘船的狀況以及未來會遇到的風險。

這階段會鼓勵讓大家多發言、多表達,在這邊盡量發散,然後在下個階段就這階段得到的資訊去做收斂。


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