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2019 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 30
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Agile

為團隊與組織導入敏捷的經驗分享系列 第 30

Retrospective 活動設計概念 (3)

儘管前兩天在介紹活動設計概念時,是以階段來介紹,但事實上在進行活動設計時,不一定要拘泥於階段。就像是在〈Retrospective 活動:新手篇 (3) 〉所講述的方式,嘗試將幾個階段融合在一起也是個很好的呈現方式,甚至會比分開進行更不讓人出戲,所以只要把握好舉辦回顧活動的目的,並且暸解各階段想要達成的效果,直接用一種活動形式把兩到三個階段涵括進去也是可行的。初期會建議分階段帶活動,主要是要讓包括主持人的所有團隊成員熟悉整個回顧活動的架構,當團隊對回顧活動已經很熟稔時,就可以嘗試比較連貫性的方式進行。

要簡單劃分的話,回顧活動也就分為三個部分,分別是報到、討論、結束,透過報到讓大家轉換心境,再藉由討論決議初要做出的改變,最後用一個小活動帶大家回顧整個會議或是提升團隊彼此的信心。而討論這個部分就是最有趣的部分,也就是上述可以嘗試分階段或是連貫進行的幾個階段。

在剛要為一個組織導入敏捷時,若要我選擇作為第一個要導入的元素,那就非回顧會議莫屬。回顧會議帶給團隊自省並做出改變的機會,且透過會議可以順帶導入許多有關會議的概念。

像是訂定開會協議,讓團隊知道要遵守彼此共同定義出來的協議,以尊重與會的彼此。報到則讓我們暸解一個會議前的儀式拿帶來的好處,我們透過報到認知到會議心境的轉換有助於讓我們放下先前在意的事情,並且要開始專注在接下來的會議裡。藉由報到活動和資料搜集的部分,建立起一個讓團隊分享心情和認知的機會,補足平時只專注在工作事項的我們所缺乏的交流團隊狀況的空間。

在激發見解的階段,讓我們透過有效率或有趣的方式,讓大家針對剛同步的現況認知,倡言所欲去表達有什麼改善方式,彼此沒有年資、年紀、能力的隔閡,而是一起就事論事去討論如何讓團隊更好,當彼此共同為一件事情而努力時,團隊的意識就會逐漸培養起來。逼迫我們在眾多見解中選擇一個作為政策的活動,讓我們不得不思考目前對團隊最有價值的改變是什麼,並在能否執行中去權衡,我們開始不再說空話,而是去嘗試設計每一個有可能改善團隊現況的實驗性政策,並且學會觀察與持續改進。

在結束會議前,藉由最後一個小活動,搜集對回顧會議的回饋,也讓團隊坦白對於會議的感覺,若是不好的感受比較多,就要思考是這個會議是不是其實沒有帶給團隊太多改善,是引導的方式錯誤呢?還是團隊還沒有暸解其背後的精神?也可以針對會議現有流程做點小回顧,讓我們可以一次一點改善會議流程,就像是透過回顧會議一次一點改善整個團隊的運作。

在一個回顧會議裡,團隊可以學習尊重彼此的發言、習慣要持續改善並適應變化、懂得如何有效率的討論一件事情、建立起彼此對等的對話關係、為了共同目標而凝聚團隊意識。我很喜歡它的目的以及活動設計的概念,我也認它能帶來活水並成為好的開始,所以這也是我為什麼想選擇它做為第一個被導入的元素的原因。


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