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2019 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 27
1
Agile

為團隊與組織導入敏捷的經驗分享系列 第 27

Retrospective 活動:心情篇

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今天針對五個階段可以嘗試的活動各挑一個做介紹,可以嘗試連貫使用,可以另外和其他活動組合。這個組合的前三個活動滿適合團隊特別需要抒發心情的情況,比如說感受到團隊這個衝刺特別低氣壓、或是心情很不穩定的狀況,所以我姑且稱為心情篇。

設定會議基調(Set the stage)

報到活動:心情晴雨圖

主持人畫一個圖表,上面標了刻度 1 ~ 5,然後請所有成員針對這次衝刺的心情去評分,然後貼在對應的刻度上。可以在便利貼上面作畫,像是表情符號;也可在上面寫下覺得對心情的描述,像是「覺得很沮喪,就像是跌到谷底怎麼也爬不起來」、「覺的很有成就感,所有事情都有如神助一般」;也可單純寫下刻度上的數字。透過這個報到活動,讓團隊暸解內部之間的心情,有助於引發好奇(為什麼別的成員會有這種心情)、或是建立這樣一個表達的管道讓其他人暸解到自己的心情。

蒐集資料(Gather data)

主觀性資料搜集活動:喜怒哀樂

上個階段的活動讓我們暸解了彼此的心情,但可能不知道到底是受到了哪些事情影響,在這個活動我們就讓團隊成員表達出會讓自己喜怒哀樂的事情,讓我們可以透過這些資料在下個階段去發想,我們可以做什麼改善。

一樣有主持人畫一個圖表,這次要畫的是一個 3x2 的表格,同樣是分為標題列和貼便利貼的內容列,然後在各欄標題寫下對應的心情,比如說開心、生氣、難過,也可以透過笑臉去表達像是 = ).\ /.QAQ 等等,可以不只三種心情,但不建議太多,避免難以聚焦或是讓成員花太多時間在想要對應哪種心情。

然後成原本就寫下會讓自己產生對應心情的事件,比如說「Code Review 等太久,覺得很無力」、「PO 無視承諾突然安插需求讓人很憤怒」、「這次衝刺因為有 Pair Programming 結果效率很好,感到開心」等等。如果成員難以發想,主持人可以再給他們時間想與寫時,邊丟幾個問題引導他們聯想。

等安排的時間到,可以請他們說說自己寫下的便利貼,讓大家暸解彼此的心情為何會有這樣的變化。

激發見解(Generate insight)

透過暸解彼此的心情與造成的原因後,我們就可以來著手發想到底有什麼方式可以改善,或是有什麼值得我們做下去的事情,所以在這個階段,主持人會向團隊詢問三個問題,讓他們去發想:

  1. 有什麼事是你覺得做得不錯,我們應該制定政策去持續的?
  2. 有什麼事是你覺得不該再做的,我們應該明定政策去避免的?
  3. 有什麼事是你覺得可以嘗試做的,以解決我們目前遇到的困境或是改善現況的?

一樣可以畫一個 3x2 的表格,讓大家針對對應的問題去回答。也可以直接利用與上個階段不同顏色的便利貼,讓成員將想法貼在讓他想到這個答案的心情原因便利貼上去做連結。

做出決策(Decide what to do)

在分享完彼此的的見解後,我們嘗試用規劃撲克的方式為每個建議、政策候選評出分數,讓大家針對最想要實踐的政策去給分,分數越高就代表大家越想要。每個人發一副規劃撲克,然後可以只挑選比較前面的牌,比如說 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20,然後由主持人引導大家為這些建議做評分,每張牌只能用一次。比如說某成員對 A 政策丟了一張 5 的牌,就不能再對 B 政策丟出 5,而只能用 1, 2, 3, 13, 20。每次都將總和完的分數寫在便利貼旁邊,最後就會得出最想要實踐的政策的排行,團隊就可以在剩下的時間去補完政策敘述。

透過規劃撲克的方式去評比,主要是可以讓大家用比較明顯的差距去表達想要實踐的程度,並讓大家作出抉擇。每次問政策時,就如同規劃會議使用規劃撲克一樣,都先讓大家蓋牌,最後再一起翻牌統計分數,這樣也能避免影響彼此原本的想法。

結束會議(Close the retrospective)

登出活動:My Team is Awesome

分給所有成員一張便利貼,並讓大家寫下:

我的團隊很棒!因為 ______________
這讓我感到 ________________

然後讓大家針對空白處去填寫自己的想法,像是:

我的團隊很棒!因為每個人都願意改善流程、持續進步,
這讓我感到熱血沸騰!!!!

當大家都寫完時,就貼在牆上,在徵求一名志願者幫忙念大家寫的內容。唸完後結束本次會議。


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