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第 12 屆 iThome 鐵人賽

DAY 17
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DevOps

為自己學習成為 Scrum Master 的經驗分享系列 第 17

實踐 Scrum:紀錄與追蹤

昨天聊到實驗這件事,比較多的是願意實驗的精神,但實際我們怎麼去執行的著墨比較少,稍微看了前年的《為團隊與組織導入敏捷的經驗分享》系列,也沒有提到這件事,所以就趁這個機會多聊一點吧!

透明與追蹤

時間軸先拉到去年,借用 Agile Summit 中鄧雲暉博士在他的議程〈翻轉企業的實踐力:教練技術協助敏捷更敏捷?〉有提到的一件事,這件事讓我很印象深刻並且一直記在心上——講者有提到身為 Coach 最重要的事情就是「追蹤」。

這件事我身以為然,而我們在進行實驗時,最重要的就是對提出的行動持續追蹤,若是這個行動根本沒有實踐過幾次,那其實也沒有辦法檢視實驗成效了。

在前公司的經驗裡,尤其是在我們多數時間都是遠端工作的情況,追蹤大家在 Retro 或是平時發生討論提出來的行動,就顯得特別重要。而追蹤不只是身為 Scrum Master 時時刻刻提出來去詢問團隊是否有去做,更重要得是也把這些行動視覺化,甚至把當時的脈絡也記錄下來。

我們會把這些行動紀錄在專案管理的服務裡,以我們公司為例就是 Asana,然後用一個狀態欄位去表示這個行動是進行到什麼程度了。我們是使用下列的狀態:

  1. **討論:**表示這個做法我們正在討論中,請在 comment 區進行討論
  2. **實驗:**表示我們正在試運行這個方法,大家可以在 comment 區進行 feedback
  3. **失敗:**這個方法在經過實驗之後,被證實為不可行,在 complete 該 task 的同時加上這個 stage 以便我們追蹤記錄
  4. **可行:**這個方法在經過實驗之後,被證實為可行,在 complete 該 task 的同時加上 stage 以便我們追蹤記錄
  5. **不實驗:**評估後決定不實驗

然後在實驗的項目都會設置 Due Date 讓我們知道過了這個時間時就應該進行檢視,我們就會在最近的見面日一起好好討論,並將討論的脈絡與結論寫在留言裡,並視當時的狀況決定繼續實驗還是列為「可行」或「失敗」。

這些行動可能會包含流程面,但也會有 Git strategy、Coding Style。然後我就會依據這些項目持續追蹤團隊是否持續在實驗,是否有檢視成效。讓這些行動是真的能發生改變,而不只是口號。

不只是行動,對話更值得。

不只是 Retrospective 提出來的行動,因為其實很多重要的對話其實是發生在當下,而不是在 Retro,這些對話是帶有完整情境、思路的,我們是有發生激烈的辯論的。我們曾遇過許多次,明明我們以前發生過討論,也有結果了,但過了一段時間後我們就忘了為什麼要這樣做,也沒有紀錄讓我們回想,這樣就等同當時的討論沒有發生過,可惜了那段時間與精神。

所以我們也會將重要的對話紀錄在我們的 KM 裡(其實也是 Asana),而且不只是口頭上的對話,也包括 Slack 上的對話。尤其是討論到一半就沒有下文的對話,我更會將它們搬到 KM 上,然後提醒大家利用留言功能持續討論。之所以不是留在 Slack 持續展開,是因為 Slack 的使用情境更重在即時,過去的訊息雖然也可以討論,但是很容易被洗掉而忘記:而且通常行程討論的都會有一個明確的主題,所以就可以用成為獨立的一個討論項目,然後放在 KM 上提醒大家這件事還沒討論完,請持續進行,並且附上 Slack 連結以及重要的脈絡。

如果不是遠端的團隊,善用白板去提醒這件事還要討論也是不錯的方式。但結論也是建議紀錄在 KM 裡。

總結

在過去這段經歷裡,讓我暸解紀錄與追蹤的重要性。如果沒有持續追蹤,那其實會有很多討論與行動的實驗會淪為半成品,且在沒有被大家想起來的那一天。那麼當初提出這些事的討論或是 Retro 的成本,都會淪為浪費。持續追蹤、保持熱度,讓團隊保持一個會去改變的動能,也是一個 Scrum Master 要去注意的事。

畢竟 Scrum Master 有一個姿態,就是教練嘛!(笑)


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