iT邦幫忙

第 12 屆 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 10
5
自我挑戰組

從 RD 到 PM 的奇妙旅程 - 陪伴我成長的心法與工具整理集系列 第 10

[Day10] 落地規劃 - 從多種版本到一種版本的溝通藝術

昨天分完了功能模組圖,今天就先來說說怎麼讓計畫能夠順利執行吧!咦?到了這個地步,不是就抓工程師來分派任務就好了嗎?嘿嘿,這部分就是在我身為工程師時,看到 PM 做的事情 XD。後來稍微瞭解了全貌之後,才知道這個流程並不只有分派卡片,他還有許多配套機制。試著想了一下,大約會遇到以下問題。

情況描述

  1. PM 身上通常不會只有一個專案,如果工程師來詢問當初的設計怎麼辦?
  2. 如果今天交派任務下去了,PM 要怎麼知道工程師已經做到哪?
  3. 工程師又要怎麼樣描述才能讓 PM 理解自己的進度到哪?
  4. 當客戶詢問進度時,要如何讓客戶放心地同時,自己也可以有依據去管理專案進度?
  5. 如果時程上有延誤或是變更,如何才能做到即時止損,與客戶維持良好關係,並且讓工程師在合理的狀況下繼續開發?

由於以上的問題,所以我們產生了一些配套措施。

配套措施

  1. 每日的站會:追蹤工程師進度之外,也可以讓每個角色有討論空間。
  2. 使用 Jira 分派卡片:審視自己手上有的人力與資源,把卡片分派下去執行。
  3. 在 Jira 內放置該有的文檔:Zeplin 連結、互動文件、API 文件等等。
  4. Project Tracker:每週我都會重新檢視我畫出來的時程規劃表,如果有計畫變更或是延遲,就會備註在上面。
  5. 每週週報:同上面的內容,另外會描述一下風險問題,並摘要一下這週進度,這份是同時可以交付給客戶的內容。

後記

看起來是不是很像夾心餅乾,到處在跟不同角色溝通呢?當初匆忙地接下了 PM 這個任務時,手忙腳亂的其中一個部分也是在這,跟每個人的溝通我都做了一份描述,所以簡簡單單的一個功能,我可能會做了一堆以對方角度去寫的說明書:

  1. 客戶
  2. 主管
  3. 設計師
  4. 工程師
  5. 測試工程師
  6. 其他利害關係人

做著做著,開始發現了部分可以共用的地方,整理成一大份,讓我自己看懂,也好統整每個人現在應該做些什麼事情。

今天上面提到的那些內容,每條都可以展開一個大項目,這邊先稍微簡介一下,接下來幾天會透過前面提到的例子,來規劃看看如何實現這些藍圖的部分,那麼明天見啦!


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