iT邦幫忙

第 12 屆 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 11
5
自我挑戰組

從 RD 到 PM 的奇妙旅程 - 陪伴我成長的心法與工具整理集系列 第 11

[Day11] 建立信任的方法 - 定期 CR 會議

嗨~又到了週末時間了!雖然今天是補班日,但由於正處在員工旅遊的狀態中,所以今天就來說點輕鬆的話題~

情況描述

先來說說最一開始的狀況好了,原本專案進行的方式是我們做完所有流程後,再找客戶測試,並且在結束之後,跟客戶回報目前狀態。我想了想,這樣的做法會有以下優缺點:

優點

  1. 不需要花太多時間在前往客戶廠房的路上。

缺點

  1. 如果做的剛好符合客戶心意,那真的是皆大歡喜。要是完全不符合預期,真的是會頭很痛,必須延後交付的時間或是雙手一攤,直接放棄。
  2. 時間再愈緊迫的時候,客戶會一直呈現很緊張地狀態,不斷地在群組詢問狀況,除了心情會受到影響外,還需要有額外心力處理客戶情緒,並讓他安心。

沒錯,我們就是遇到了那個完全跟客戶的第一線人員想得不一樣的狀況,當下做的處理是,緊急跟客戶開會,然後討論出一個結果。然後燃燒我們的小腦袋,把需求實作出來。

後來決定直接駐點在廠房一陣子,商業邏輯上有什麼問題,直接詢問該廠房的第一線工程人員。幸好,工程人員也都很耐心地跟我們說明,這也讓我更了解他們在實際上第一線會遇到的困難,如果把功能串起來時,也會先讓有空的第一線服務人員使用看看,並請他們給我們反饋。

定期 CR 會議的契機

終於完成了這個專案之後,後續還有許多需求要做變更,但這次我們就會約個固定的時間,並邀請客戶及其利害關係人一起來討論,追蹤專案。一樣來說說優缺點吧:

優點

  1. 如果專案方向有變更,這時就會很好地看到大家沒有共識的地方在哪。
  2. 可以很好地建立信任感,每個人要忙的事情很多,包含客戶。如果可以固定撥時間來跟客戶報告進度或是討論,他們就會比較放心地將主導權交給我們,他們也會減少很多心力去追我們的進度,雙方都能夠開心地合作。
  3. 如果客戶跟客戶的主管要報告,也可以用這份去回報進度。

缺點

  1. 相較於做完一個段落之後再找客戶來確認功能,是比較耗費時間的方式。
  2. 需要雙方都願意空出時間,若對方沒感受到這樣做得好處,較不容易說服對方一起加入這個會議中,至於這種狀況,明天會說一個方式當作建立信任地起點。

後記

這個專案真的讓我學習到非常多東西,除了專案上盡可能讓大家有相同地共識外,也希望雙方都是有信任感的。有了信任感的感覺真的很幸福,也會覺得很有動力去做事情,在做專案的時候,也會不自覺地把自己當成是第一線人員,去認真思考這樣設計的好處與壞處,也會考慮到客戶本身在這個專案中的角色,以及能不能讓他更快速更方便地融入正在執行的專案,接下來再分享另一個對建立信任感也很有幫助的小方式吧!那麼,就明天見啦!

P.S. 明天在台東 >/////< 好興奮R


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