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DAY 5
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IT管理

30天All Do一下odoo-使用開源系統達到企業數位治理新高度系列 第 5

【Day5】重要底層系統篇-Discuss

#odoo #開源系統 #數位賦能 #E化自主
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當我們建立odoo資料庫,首次安裝我們想要的模組後,你會發現選單中也會出現討論(Discuss)這個模組。這個模組默默地潛藏並融合在許多模組中,毫無違和感的不易察覺。此模組之功能正如其名,在系統內許多的內部溝通或資訊的交流其實都是透過它在運作,我們更可以說該模組是odoo的重點特色之一,就讓我們快速認識它吧!

模組名稱:Discuss

功能

  • 公司內部溝通互動
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    透過odoo頻道及私訊功能,可達成全公司內部資訊布達、群組與頻道管理、同事溝通互動,讓公司內部通訊暢通,不用在另外的通訊軟體處理,並可完整留存內部溝通紀錄。可以想像以往透過LINE等通訊軟體處理公事上的資訊,透過odoo就能在公司內與對應的團隊溝通處理,也可單一同事間對話,皆可在系統內處理並保持完整的內部資訊紀錄,可讓使用者更好處理公司事務而不會資訊分散各處,討論過程中的檔案也不會因為時間過期不見了!

  • 整合系統寄發信件
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    在企業作業場景中,行政事務裡佔最多時間的首屬處理信件,我們為了寄發信件,經常必須在非常多軟體中進行切換,時間在這過程中無情地流逝。odoo討論的功能,它整合了對外信件寄發之功能,讓我們可以在相當多應用模組之表單(例如:CRM、銷售訂單等)進行信件之作業。透過信件模板功能,我們可以快速叫出可重複使用的信件內容。另外信件的討論內容都將儲存於系統中(包括客戶的回信),讓其他作業人員可以更快的了解目前進度!

  • 表單資訊持續關注、個性化通知內容設置
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    在過去的企業經營情境,我們經常要花非常多的努力來讓某張訂單或專案之資訊可以讓對應團隊或處理成員知悉。在odoo系統中我們可以透過各表單下方個性化的溝通功能,透過設置追蹤關注訊息以及透過@提及使用者甚至#頻道,讓相關資訊快速在內部系統達到良好的溝通互動,使用者可以透過discuse收件箱中每項通知中之超連結開啟相關文件,加速企業內部之討論。

  • 作業活動規劃與提醒
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    你的團隊是否曾因為代辦事項太多,而讓公司漏失商機呢?在odoo討論功能裡,我們可以在企業運作之表單中,透過安排活動功能,建立目前該表單之代辦事項,並進行作業分派,主管同時亦可以在系統中追蹤目前的作業進度。透過odoo系統,企業可以在更好的溝通架構下進行作業進度會議,讓你的團隊可以更高效率的產出效能!

應用與特點

實務上,公司內部除了有全公司需要布達資訊的需求,部門間、跨部門間,或是專案團隊中都有順暢討論的資訊溝通需求。透過odoo討論模組建立各種不同需求之頻道,如設立全公司可自行加入主題的頻道、專案成員組成的私密頻道、各部門專屬頻道以及個別員工或特定私人群組私訊,都是協助公司內部加強溝通的好用工具。

在odoo的應用模組,像是CRM及銷售模組等等,常常在商機及訂單處理上,因案件需要開會或內容資訊需要一來一往的溝通,透過odoo討論模組功能,除了能協助企業保留個文件及表單的案件歷程,所有溝通資訊也都可以完整記錄在該文件下方,相關人員透過關注及通知,也能及時在系統內查看相關重要資訊。

結論

透過上述簡介,應該發現此功能簡單易懂,應用起來其實就像是目前常用的通訊軟體(例如:Line、Messenger、slack等),但實際應用後你會感受到它更重要的優點,在於你可以讓員工更集中注意力在工作上,相關討論過程及溝通紀錄甚至文件可以有個完整的事件履歷紀錄在內部系統,方便使用者、交接者、協同夥伴、代理人等更容易了解文件處理進度,甚至處理待辦事項等活動亦可快速紀錄並通知相關人員,公司主管也可以透過此工具更好且更快的掌握目前的工作進度。

站在數位治理角度來看,企業所使用之系統除了要讓企業可以正常運作外,透過整合性之數位工具,讓企業運作流程加速提升,這正是我們必須持續提升與精進的。

小彩蛋:odoo15目前預告discuss的功能更進階了,新增了可以線上開會與視訊功能喔!是不是感覺更強大了!

參考文件:


Day6預告:ERP核心模組-sales


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30天All Do一下odoo-使用開源系統達到企業數位治理新高度31

1 則留言

0
arguskao
iT邦新手 5 級 ‧ 2021-10-21 10:22:23

這功能看起來很棒

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