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DAY 7
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IT管理

善用 Microsoft 365 提升你的生產力!系列 第 7

【DAY 7】看起來親民卻又感覺很遙遠的SharePoint 到底在分享什麼?

哈囉大家好 ~ 歡迎跟我一起繼續探索 Microsoft 365 的應用,探索提升生產力的各種撇步。

今天提到 SharePoint 其實已經不是新東西,主要用於建立企業搜尋中心網站、企業內部入口網站、檔案管理、工作流程管理的工具,只是傳統架構中,SharePoint 非常貴鬆鬆,在授權購買上,還要仔細斟酌需要的 CAL 數, 在維護上也需要一定人力及時間和硬體資源投入,對於規模不大的公司來說,容易發揮不出 SharePoint 的好,再加上維護需要一定的成本,就容易變成又貴又不好用 的東西了。

為了避免這樣的情況,其實我們還是需要回歸 IT 管理最初的概念,你想要達到什麼目的、你最初的需求是什麼

舉例來說,如果你的組織人數不多,要做檔案管理以及組織入門說明最簡當的方式就是建立一個雲端共用資料夾目錄,以資料夾分類各式檔案,並在檔案內放入一個 Word 或是 文字檔文件,簡單說明資料夾目的、檔案管理方式等等,其實並不需要太多複雜的工具,甚至透過 Excel 也可以最好專案流程進度追蹤,如此,其實你的組織就不需要花心力、時間及資源在開發 SharePoint 的使用上。

把時間,留給真正重要的事。

這是我一直想要強調的,
所有工具,都應該要幫助你做到真正提升生產力,而不是因為這是最新潮流,或是我們使用這樣的系統比較酷,反而花太多時間跟資源在你不需要的生產力工具上。

希望在真正進入 SharePoint 前,以上的事情可以先思考清楚,在導入任何生產力工具,包含 Microsoft 365、EPR系統、CRM系統、HR系統等等之前,釐清想要達到的目的是什麼,組織需求是什麼,這是否真的會有幫助,導入之後的維運應該如何規劃以及風險是什麼

如果你想要了解 SharePoint 傳統和新式體驗,可以參考 Microsoft Docs 的說明。

因為 SharePoint 的功能很多,應用很廣,在加上在 Office 365 的架構下,可以更輕鬆整合各項應用程式之間的協作以及權限的指派,此外還可以在行動裝置中瀏覽,這可能要講三天三夜都講不完,所以將著重在 Office 365 的 SharePonit 的快速入門以及幾個可以用於提升生產力的小撇步,那我們開始吧!

首先我們可以透過 Microsoft SharePoint 的介紹影片,初步了解在Office 365 的架構下 SharePonit 可以做到什麼。簡單可以分成以下的項目:

  • 建力組織內部網站,並建立頁面、文件庫和清單。
  • 新增組織內部網頁並自訂的內容(例如:新增各項重要資訊發布、組織公告、協作流程說明等)。
  • 運用工作流程、表單和清單管理您的每日例行工作。
  • 在雲端中同步並儲存檔案,讓跨空間、跨時間的協作可以更便利。
  • 使用行動裝置 App 隨時掌握資訊、並隨時瀏覽。

明天將會針對上述的項目進行簡單的說明,讓大家更了解 SharePoint 的應用,相較傳統架構,在 Microsoft 365 架構下的 SharePoint 我個人覺得使用上更親民,只要組織內的方案有包含 SharePoint ,即可自訂相關的內容,且還可以跨裝置瀏覽,大大提升便利性,且加上強大的應用程式整合,會節省開發人員很多應用程式間串接的心力與時間,在維運上也會比較方便。

這個時候你也可以思考一個問題,你的組織目前用什麼樣的方式進行檔案管理,檔案分享的習慣、檔案備份方案,在日常作業中有沒有什麼痛點需要被解決 (例如:找不到檔案、瀏覽不方便等等),你的組織規模以及協作狀況 (例如:是否有很多跨地區的協作以至於無法使用本地 KM 目錄進行檔案管理,每次檔案交換都需要 email 往來,常常不清楚最新版本等等),這些問題,可以幫助你在設計整個 SharePoint 的架構上更了解如何設計出符合組織需求的架構。

溫秘書下班囉~ 我們明天見!


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1 則留言

0
彭偉鎧
iT邦新手 2 級 ‧ 2021-09-22 09:43:24

Share point可以協助檔案管理,這部分的確很重要,期待你後續的說明!

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