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2021 iThome 鐵人賽

DAY 6
1
IT管理

善用 Microsoft 365 提升你的生產力!系列 第 6

【DAY 6】溝通 0 距離 - Micorsoft Teams 的應用技巧

哈囉 ~ 大家好 ~ 歡迎回來 ~

昨天提到 Power Automate 的自動化流程以及核准流程,可以幫助你將簽核的過程自動化、資料保存無紙化、檔案調閱便利化。加上遠端工作已成為新常態,我們也需要不斷探索更有效的溝通方式與工具,以提升工作效率。

說道溝通工具,就一定要提到 Microsoft Teams,他是 Office 365 方案中必備的組織溝通工具,可以進行線上會議、小組溝通、視訊及音訊溝通以及文字聯絡等等,如果你對 Microsoft Teams 不是很熟悉,你可以先瀏覽 Teams 介紹影片

此外,我覺得 Microsoft Teams 跟 Zoom 最大的不同在 Microsoft Teams 與 Office 強大的串接功能,可以讓我們更有效率地與團隊內部成員溝通。如同介紹影片提到的,除了與團隊成員進行個別溝通,我們還可以在 Teams 建立 "團隊",在每個團隊中建立 "頻道",也可以透過 "團隊" 及 "聊天" 共用檔案、進行協作,同時,也可以在Microsoft Teams 中尋找並使用其他應用程式,例如進行專案管理的 Planner或Project、產生視覺資訊的 Power BI、甚至新增屬於 Teams 的 Power Automate 的自動化流程,在團隊或聊天中追蹤專案進度、進行更深度的協作。 關於 Microsoft Teams 的 應用程式使用,可以參考 Microsoft Docs 的說明。

接下來,我們就透過新增 Power Automate 的自動化流程,Teams 新增一個打卡流程最為範例吧!(也剛好可以解決遠端辦公的打卡出勤紀錄的一個簡單的方式~)

首先,在 Teams 中建立一個包含組織內全部人的 "團隊" ,並在 "頻道" 中點選「+」新增想要新增在 Teams 團隊中的應用程式。

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210920/20129658iD0p6Zo9oh.png

接者,我們要思考,這個簡單的上下班打卡紀錄流程,我們需要什麼,要如何拆解我們的步驟,我的想法是,我們可以透過一個觸發流程,再透過 SharePoint 記錄這個觸發的時間,我們即可簡單紀錄上加班打卡資訊。

所以可以將步驟拆解為:

  1. 手動觸發流程:輸入 [上班] 或 [下班]
  2. 轉換手動觸發流程的 "時間戳記" 為指定時區。(註:轉換時區的動作在於觸發流程的時間戳記為國際標準時間 (UTC),但每個組織所在地區不同,要轉換為地區時間做資料紀錄,這樣才比較符合紀錄上下班打卡時間的意義)
  3. SharePoint 記錄打卡資訊

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210920/20129658N7RqhHI7Xk.png

完成流程設定之後,就可以回到 Teams 團隊的頻道中點選 "Power Automte" 應用程式,點選「...」的「執行」,即可透過輸入 上班 / 下班,紀錄大家的打卡時間。

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210920/20129658SK9FcC6LhD.png

而 SharePoint 收到的記錄畫面提供下面資料給大家參考:

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210920/20129658orVLV3E5Co.png

大家也可以依需求,探索更多關於 Teams 結合其他 Office 365 應用程式的用途,一起透過 Office 365 提升你的生產力!

另外補充一下,在 "團隊" 的 "頻道" 中,你會看一個 "WIKI" 頁籤,點開之後看起來像是一個文字頁面,這個頁面其實可以用來說明 "團隊" 或是 "頻道" 的用途、共用資源位置、業務窗口聯絡方式、協作流程等等,可以想像成一個說明書的頁面,也可以為後來加入團隊的新成員提供一個簡單清處的說明。

溫秘書下班囉~


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1 則留言

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彭偉鎧
iT邦新手 2 級 ‧ 2021-09-21 12:01:05

我覺得Teams並不是太好用,不好用的原因,是因為每次使用,不是上課就是開會,到底誰會喜歡開會跟上課的? 哈哈!/images/emoticon/emoticon20.gif

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