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DAY 24
2
IT管理

人人有功練的典藏知識分享系列 第 24

業務說明要簡報,不要繁報

常會在邀請演講或工作講習時,主辦單位會要求要演說的人先做PowerPoint(簡稱PPT),並在限定的時間上傳給對方承辦人員,以利演說當天不會匆忙或開天窗,也可以先行解決OFFICE版本檔案不同的問題,同時,主辦單位承辦人也可以幫忙演講者順內容,或給予提醒,因為要演講的內容都是公開,除非是閉門會議,需要先聲明屬於機密性質,否則不需要那麼嚴格,甚至講者都可以無償把簡報檔案提供給主辦單位,這樣才是知識傳遞。

既然都已經稱為簡報,但還是有演講人會吹毛求疵,設定讓人眼花撩亂的特效,或者過分堆砌的文字、圖表、影片或連結網頁,其中連結網頁可以考慮不要弄,因為你不能保證現場的網路一定穩,很可能因為顯示不出網頁,讓你的內容拖到時間,打斷你要講的內容。另一個就是影片,除非你先下載擷取好影片成WMV(建議不要用MP3檔或AVI檔,原因:太大),放在簡報檔同個資料夾中,就可以順利播放,否則你只放Youtube的超連結,還是要面對網路不穩讀取不到的風險。

還有,PPT簡報上的圖片,最好自己到有CC0免費授權(可商用)的圖片網站下載,不要去擷取網路上搜尋到的圖片,如果是不公開且暫時性的簡報,是可以短暫使用,但是一旦要公開,最好就是在講完後,把未經授權的圖片抽換掉,否則在線上公開簡報檔後,可是會被有心人抓包告侵權,最保險的方式還是自己拍攝的圖片。再來,就是圖表,好像是簡報時必備的時髦,沒有長條圖、圓餅圖等一堆圖表,就無法呈現產品或公司營運數據,但那只是參考性質,很多花時間做了一堆,卻在簡報顯示的效果很差,如果規定必須要給人家看,還不如另外提供紙本,也比較清楚明晰。

簡報最好的內容,就是做分段放大流程圖,把你從開始到結束分頁列出說明,例如想要怎麼計畫、怎麼籌備、怎麼進行、怎麼宣傳、怎麼籌措資金等事項,接著再其中說明短期、中期、長期要做什麼?以及當中會遇到什麼困難,需要怎麼去解決。其次在文字說明盡量條列和長話短說,列舉重要的資訊亮點,不需要全部一次全梭哈,時間才能有效控制,傳達也較能清楚。

最後想講的,就是做簡報取決於個人的喜好,筆者只是分享自我的經驗淺談,並非絕對,個人是傾向簡單明快,冗長的簡報不是我所喜歡,例如聽法律講座,講完法條,就舉一個判例,可增加聽者的專注度,也比較能快速進入主題,簡報只要掌握能讓人聽得懂,大概就成功一半!


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