你喜歡開會嗎？

雖然我蠻難想像真的有人喜歡會議。但正如已故 Intel CEO，管理教父 Andy Grove 在 《High Output Management》 一書中提出：Meeting is a medium of work「會議是工作的媒介」。不管是客戶業務、跨部門協作、或是團隊溝通，在工作上需要當面、即時的與他人互動，是必須的。

但可能是大家都非常習慣「開會」，所以我們對會議的成本相對不敏感。其實會議是一個企業最昂貴的活動之一。一個四人會議，長兩小時， 其實就等於一位夥伴一整天的時間成本。人們的時間非常寶貴，所以除了要為會議定義明確目的之外，我們更要多想一步，去思考什麼是這個會議最理想的成果 (outcome)。

一個會議該有什麼成果，部分取決於它是屬於哪一種會議。在 High Output Management 中，Andy Grove 把會議分成兩種。他的分類方法，對我目前在規劃自己與團隊的會議，都有很大的幫助。

兩種會議：process & mission

根據 Andy Grove 的經驗，會議能分為兩種：

• Process-oriented：流程會議
• Mission-oriented：任務會議

流程會議是定期召開的。它的目的是讓我們能安排固定時間，分批次處理問題。從主管的角度，流程會議也分三種：

1. 與單一員工的 1-on-1 會議 - 主管與員工定期交流工作狀況，討論與共同解決問題。同時也常用來討論員工難以啟齒的問題，如加薪請求、離職想法、職涯規劃、或其對工作狀況不滿等。
2. 與團隊的員工會議 staff meeting - 讓主管和團隊之間針對團隊的運作與工作狀況進行討論。通常主管會定義一個固定的主題（例如當周工作計劃、或是工作進度回報）。
3. 與其他部門的營運回顧會議 operational reviews - 這通常是針對一個專案進行跨部門討論與工作報告，確定專案進度，以及共同討論問題與解決方案。

另一種是「任務會議」。任務會議不是固定的召開，而是專門為達成某項決策而召開的。根據 Andy Grove 的說法，這種會議應該佔少於 25% 的時間。這種通常會牽涉到多個跨部門的參與者 — 就是因為難以做決策才需要不同部門的持份者一起討論。所以這種會議的時間成本特別高，而召開會議的人需要做更好的準備，例如：

• 提前定義會議的目的與期待的成果
• 要小心選擇參與的人，人越多的會議越難取得共識，而大家參與的狀況也不一，浪費時間的機率就越高，
• 要規定時間，確定會議不能超時
• 會議結束時，需要確定 1）會議的結論與決策要明確、清楚，2）參與者對結論表明認同，或是不認同也需要表達清楚。