PM猴子負責過各種不同的產品，產品的種類分法很多，有一種分法是依照「使用者是誰」的不同將產品分為三種:(1)一般消費者 (2) 企業客戶 (3) 公司內部人員，而這三種產品重視的地方完全不同，因此在產品經理負責這三種產品時會有不一樣的工作心法。PM猴子曾經在國內大型軟體公司與Amazon負責過內部系統產品，於是今天想跟大家分享如果你身為內部系統的產品經理，你應該了解的幾件事。

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內部系統產品經理的職責和技能

內部系統產品經理是負責公司內部系統開發和運營，所謂的內部系統是指專門設計給企業內部使用的產品，用於支持企業的日常運營和管理。內部系統的用戶是企業員工，因此需要考慮到企業的業務流程和員工的需求。內部系統的種類繁多，常見的內部系統包括：

文件管理系統
項目管理系統
客戶關係管理系統
人力資源管理系統
財務管理系統
生產管理系統
供應鏈管理系統
知識庫系統
培訓系統
協作系統
監控系統
報表系統
等等...

這些內部系統在企業的運營中起著重要的作用，可以提高企業的效率和效益。以下是內部系統的一些優點：

• 提高效率：內部系統可以自動化一些手動的工作，讓員工從低產出的工作中抽身，從而提高工作效率。
• 降低成本：內部系統長期而言可以減少各種成本，因此cost saving是多數的內部系統績效評估指標。
• 提高準確性：內部系統可以透過自動化流程減少人為錯誤。
• 提高資訊安全：內部系統可以讓設定不同的權限給不同的員工，保護公司的機密資訊，避免洩漏，或是被洩漏時可以找出肇事員工。
• 提高決策能力：內部系統可以提供數據和分析，幫助企業做出更好的決策。

而身為內部系統產品經理，主要任務是了解公司內部需求，並根據這些需求制定產品策略和功能需求，並將這些需求轉化為可落地的產品提供給公司創造價值。因此，你心裡要能夠回答一個問題:

這些系統都可以在市場上找到，為什麼外面現存的產品無法解決公司需求?

因此身為內部系統產品經理，需要具備以下特殊技能：

• 需求分析和挖掘能力： 能夠深入理解公司內部需求，了解為什麼需要自己開發一套系統。內部系統的用戶是公司員工，他們的需求往往多樣化和個別化，身為產品經理，要有能力將這些需求匯整起來轉化成產品功能。而非說一做一、說二做二。
• 產品規劃和設計能力： 通常內部系統的資源配置較不夠，因此要能夠制定合理的產品策略和功能需求(需求優先級管理)，並進行產品設計。
• 溝通協調能力： 除了需要與開發團隊進行溝通和協調，還需要跨部門溝通協調的能力。

三件內部系統產品經理需要知道的事:

1. 找到具有影響力的使用者(Powerful user)

如果產品是面對外部使用者，我們都很怕會讓說話大聲的使用者影響到產品方向，他們很積極地給予反饋，如果太專注於聆聽他們的聲音只滿足他們的需求，很多使用者的需求可能會被忽略，進而可能導致產品走向偏離。但是如果是內部系統，這個問題就不一樣了。通常找出具有影響力的使用者是最重要的，他們的意見也必須要認真考慮。原因有三個: 一是這些人通常是很有痛點、對產品需求最了解的人，所以願意站出來跟你合作希望可以看到有內部系統能解決他們的問題或者他們是部門派出來的使用者代表(POC)，而這些人會去負責蒐集部門的需求。二、內部系統的使用常常是Top-down，所以具有影響力的人通常代表你所打造的產品是其他部門主管支持或同意的方向，將來在產品上線後，這些主管或是具有影響力的人就可以幫忙讓內部員工使用產品，並提出更多反饋。三、根據經驗內部系統的資源分配往往不如對外產品，所以不太可能滿足所有人需求， 和具有影響力的使用者釐清痛點並且排序功能實作順序，可以讓產品聚焦在解決重要問題上。因此，找到對的具有影響力的使用者並深入地與他們合作打造出內部產品，是身為內部系統產品經理非常重要的工作。

2. 功能是王道，UI/UX沒有你想像中的重要

容易操作的使用者體驗與漂亮乾淨的使用者介面可以吸引更多使用者願意使用，但是對於內部系統而言，產品的功能遠遠大於UI/UX。UI/UX不是完全不重要，是沒有你想像中的重要。對於一般產品，只要產品不好用，即使功能完整使用這還是很容易輕易放棄，但是對於內部系統，由於他解決了公司內的特殊需求，因此很難找到其他更好的替代方案。其次是內部系統使用者有限，也沒有使用者增長(user growth)的問題，通常就是老闆/主管一聲令下，大家就開始使用，因此能夠解決問題的功能在產品的實作優先順序上遠大於介面設計，一些很fansy的元件或是動畫，在內部系統來說使用的機率都相對低很多。還有一點很重要的是，公司員工很容易被訓練，通常只需要辦幾場workshop，開幾場產品介紹的會議或是訓練，員工們就知道如何使用這個產品，當員工不會使用時也可以很容易找到負責團隊詢問，所以功能是王道，UI/UX沒有你想像中的重要。當然，厲害的產品經理(像是PM猴子XD?)還是會盡可能夠設計出實用又好用的內部系統產品，這時候就要具備一定的程式基礎，在設計產品時盡量讓UI/UX的呈現簡單乾淨，盡可能降低太多工程師在UI/UX的開發時間。

3. 瀑布式開發(Waterfall)可能比敏捷更適合

由於需求與使用者都是有限且清楚的，如果需求變動的機率不高，瀑布式開發對於內部系統來說更加適合。完整的規格書文件有兩個好處: 一是讓相關的使用部門主管清楚了解該產品的樣貌，可以在撰寫規格書階段就知道產品是否還有需要調整的地方。二是規格書可以轉化為使用者說明書，讓內部員工可以透過說明文件掌握產品的需求(需要說明書的原因是內部系統承載內部獨特需求，因此有很多東西需要多做說明，例如專有名詞，特殊流程，操作規範等等)。

總結

內部系統的使用者跟關係人與對外販售的產品並不一樣，所追求的目標也不盡相同。對企業而言，對外產品追求的是獲利，而對多數的內部系統則是效率提升與節省成本。而使用者的特性差異也讓產品經理在工作的過程與方式截然不同。內部系統產品經理是公司內部產品開發的重要角色，他們需要具備良好的產品能力和溝通協調能力。通過不斷學習和成長，內部系統產品經理可以為公司內部提供更好的產品和服務。