「我不是在開會，就是在前往會議室的路上」是很多產品經理的工作寫照。根據統計，每個產品經理每周平均會花超過一半的工作時間在會議上，PM猴子在工作的經驗中累計至少參與過千場以上的會議。每天打開行事曆就是滿滿的各種會議。在加入亞馬遜之後，PM猴子體驗到了亞馬遜特別的會議文化，因此想與大家分享一下在亞馬遜，員工是如何進行開會以及這些特殊方法帶來的好處。

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開會的目的到底是什麼?

首先，會議的目的到底是什麼? PM猴子認為開會的目的是凝聚共識、解決問題。如果開完會後這兩件是都沒達到，那這個會議原則上就是在浪費大家的時間而已，這也就是為什麼很多人離開會議室後，就會吐出以下這句:

「會而不議」、「議而不決」、「決而不行」、「行而不果」、「果而不效」

開會了沒有花時間討論，討論了沒有做決定，做了決定之後沒有採取行動，採去行動沒有做出結果，做出結果卻是無效的。我發現很多公司常有一種開會是「報告」為主，有個報告者在台上花了4,50分鐘滔滔不絕，最後簡短地進行一些Q&A就匆匆結束，這種sync開會通常只是為了讓大家都知道某件事，對其同一個資訊水平，坦白說我認為這種會議是無效且浪費時間的。以下讓PM猴子來跟大家分享幾個開會常遇到的狀況:

開會常見的幾個狀況

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開會時間冗長

在我之前的工作經驗中，會議一個小時算是短，兩個小時是基本，三個小時是正常，這些會議通常是花了太多時間在聽取資訊，讓大家可以on the same page，常常到最後大家需要開始討論決策時，由於已經被疲勞轟炸，根本沒辦法專心在會議裡做出高品質的決策品質。我在亞馬遜上班後，發現每個會議基本的時間是半個小時，由於時間的緊迫，讓會議很快進入正題進行討論，個人覺得會議效率也變高不少。

台上的人認真簡報，台下的人偷偷工作

上面提到，如果有一個人在台上分享資訊，通常是類似上台報告，你會發現下面的人總是開著電腦，一邊處理著因為被其他同事的訊息或是mail打擾的工作，或是根本在做自己的事(還會偷笑)。這種開會方式極度仰賴報告者的簡報能力與表達能力，如果報告著的簡報技巧不好或內容太過枯燥，會發現報告完大家還是沒有完全吸收應該要獲取的資訊。或者是當簡報者進行報告時，如果台下每個人都可以打斷簡報問問題或是釐清，那讓整個理解流程常常會被打斷，導致吸收資訊的品質大幅下降。開會完聽到主管丟了一句「剛剛ooo的報告真爛」，然後會議就結束了。

沒有結論，不知道下一步

台上報告完通常會進入討論，但如果報告時間占了會議的多數時間，當到了真正的開會精華時間討論階段，時間已經不夠，沒辦法讓與會者有充分時間進行討論得出結論或是下一步行動。又或者因為是聽取內容，可能大家吸收的程度不太相同，導致討論的時候才發現有些資訊還是沒有對齊或是主管會直接請報告者重新準備，下次再報告一次(進入報告輪迴地獄)

容易岔題就拉不回來

這個在開會時超級常發生，會議總是有很多機會超出原本的討論範圍，如果岔題沒有及時拉回來，那這次會議原則上就已經宣告失敗。但由於岔題的如果是職等比你高的主管或是老闆，在台灣的文化下就很容易任其發展，最後會議結束才發現原本該做的決定沒做，改解決的問題沒被解決。

變成老闆/主管的宣揚理念大會

這個是常見的岔題範例，講到某個話題開啟了老闆或主管的話匣子，就開始滔滔不絕的講他自己的經驗，最近看到的書，或是直接說應該怎樣怎樣，然後原本會議需要做的討論就默默地消失了。

亞馬遜的開會方式

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沒有簡報

亞馬遜開會禁止使用簡報，取而代之的是幾張紙，上面會直接寫滿內容。一開始PM猴子也有點不習慣，但後來發現這個好處其實滿多。第一個是所有會議需要的資訊都可以在文件內獲得，而且不像是簡報可能因為格式問題沒有提供足夠資訊需要用說的或是被其他人問才會知道。在文件中，可以把所有應該提供的細節都描述清楚，大家只需要閱讀文件就可以輕易地on the same page。而且一旦開始說話就代表正式進入討論時間。此外，對於準備會議的人來說，以敘事性的報告準備文檔是一個必須花時間的工作，相較於PPT只需要放幾個條列式重點或圖片，把想說的內容都放在投影片上，開會時在一邊用投影片一邊口頭講述即可。這樣的風險式有人可能根本在會議準備時就沒有花時間思考清楚。透過寫文檔，可以確認自己已經有一套清楚的邏輯脈絡與數據/證據支持。而且由於文檔的內容是最重要的，沒有太多需要美化的地方，但如果是準備投影片，就必須同時考慮如何呈現，投影片的設計動畫等等，反而把時間花在不重要的地方上。

沒有人上台分享

原則上多數的會議沒有人會上台，因為資訊同步的過程是透過閱讀文件進行。一種方式是預先請與會者在會議前事先閱讀，這種效率通常是最高的。如果沒有，亞馬遜也很流行運用會議開始的前幾分鐘大家先靜靜地各自閱讀報告。大家可以在有問題的部分直接做筆記，對於之後的討論效率也會大大提升。此外，因為沒有人上台分享，所以也不用擔心簡報能力或台下專心程度會影響到大家吸收資訊的程度。因為不會有人上台分享，大家都是坐在會議室內進行討論，主持人也更好的控制議題的討論時間。

擱置其他議題

當發現岔題時，我們對於擱置會議目的以外的topic接受度很高。通常我們會說:「這不在這次會議的討論範圍內，會後可以另外再約一個時間討論。」或是「這個細節與會議目標無關，今天就先不展開。」能夠擱置會議無關的議題，才能夠讓會議有結論，有Action Items。

慎選會議參與者

由於亞馬遜在會議裡有一個2 pizza team(人數應該限制在兩盒pizza可以餵飽的情況，但我從沒看過會議裡有pizza)的邀請上限文化，所以不會為了「可能以後跟A也有關，請進來了解一下好了」、「這個部分可能我不清楚，讓我找上B一起」、「只找了主管C, 是不是也要找上D, E主管一起」等等原因就邀請一堆人進到會議裡。原則上只要被召進會議，就代表需要你發表意見與參與討論。我們可以透過DACI framework決定誰應該要進入會議內。關於DACI Framework, 之後再展開跟大家分享。

關注事實與量化指標

在文檔中，我們會盡量避免使用形容詞，或是誇大其詞，我們被訓練用最簡單易懂的單字，力求讓大家容易理解。因此，在文檔中我們所關注的事實，我們需要透過大量的量化指標與data去證明一些事實，而不是用含糊的描述帶過。例如: 在文檔內不會用"增長很快"，而是直接拿出數字像"WoW增長17.8%"。不會用"很多人說..."，而是"根據survey, 400位user..." 建立事實基礎可以有效地幫助我們在溝通時擁有正確地資訊，而非過度參雜寫文檔的人主觀意識。

熱門討論主題 (Hot Debate Topic)

在準備開會文檔時，會有一個section要寫這次的熱門討論主題(Hot Debate Topic)是什麼，這個段落的好處是大家在會議時可以很容易聚焦在需要被討論、被決定的事情上面，除了明確開會目的，也可以確保會議後會有決定可以繼續follow up。

結語

關於開會的主題，還有很多可以再深究的內容，今天想要跟大家分享亞馬遜的開會方式是因為這並不是一個主流多數企業採用的開會方式，但是他確實能解決目前主流開會方式常遇到的那些問題。當然這種開會方式也有一些問題存在，因此怎麼在企業內找到最適合自己公司的方式還是需要慢慢地摸索與調整。