從網拍下訂單到出貨 - ERP 內的出貨 (Shipments)

我們昨天在「Day 6 : 從網拍下訂單到出貨 - ERP 內的訂單 (Sales Orders) 」中簡單的認識了 ERP 裡的 Sales Orders ，作業流程會像這張流程圖一樣有五個步驟。

今天我們更進一步來看 3~5 步驟，也就是出貨流程中會有哪些作業流程吧！

ERP 內的出貨 (Shipments)

在出貨的工作流程內，最重要的就是出貨單。
出貨單這份文件包含了由出貨方整合的所有貨物，然後一起從發貨地點（例如工廠）運送到目的地（例如客戶家裡）。
出貨單可以幫助揀貨、包裝出貨與追蹤物流運輸，當然在客戶收到貨物時，也可以利用這張出貨單來檢視是不是與自己當初購買的相同。

倉儲團隊在收到一份新的銷售訂單時，可能的工作流程會像是這樣：

1. 新的銷售訂單進來 (New Sales Order Coming) : 可能會直接交紙本給倉儲團隊，抑或是在 ERP 系統中直接收到新的 Sales Order 處理。
2. 根據銷售訂單創建出貨單 (Create Shipments) : 有可能會因為客戶購買的品項太多，造成一份銷售訂單會有多份出貨單的情況，常網購的大家可能都遇過了。
3. 揀貨與包裝 (Pick and Package) : 根據出貨單揀貨，並且包含出貨單一起妥善的包裝好。
4. 將包裹交給貨運商 (Push the package to Carrier) : 有些倉儲團隊會在交貨時和貨運商多簽一份文件，這部分要看公司和貨運商的合約是如何撰寫以及是如何合作的。
5. 送出！(Ship out!)
6. 更新出貨狀態 (Update Shipments Status) : 若是已經出貨，就可以把 ERP 的出貨單狀態更改為已完成。

大家可以想像一下，如果公司沒有使用任何 ERP 系統來進行銷售訂單和出貨單的管理，應該一年兩年後，就會被一大堆紙本文件塞爆了。
且將這些銷售出貨資訊電子化的最大好處是，當顧客服務團隊創立好了銷售訂單，倉儲團隊就可以直接用已創立好的資料進行安排出貨單和進行出貨，一條龍的設計讓工作流程也更加順暢了。

工程師眼中的出貨 (Shipments)

在出貨這個環節，除了工廠端 QRCode 的導入（為了讓庫存更加容易被追蹤/減少幽靈庫存），出貨和運送狀態的更新也會是客製化的重點。

假設公司合作的貨運商不只一個，可以利用黑貓出貨、新竹貨運、DHL 或 Fedex 來出貨，負責出貨的團隊可能會有點混亂，因為每個貨運商出貨的順序和眉角都不太相同。
這時如果有個好用的解決方法可以整合所有貨運商到 ERP 系統裡就好了...（當然隨便 Google 就有一堆以這個需求賺錢的公司）

另外出貨後，如果要追蹤貨物的運送狀況也是一大問題，如果可以將各大貨運商中的運送狀況都同步回 ERP 系統就好了...（當然隨便搜尋又有很多做這方面解決方案的公司）

要如何將系統客製化到最適合公司使用，就是在這個環節中，工程師最大的挑戰。

總結

在出貨的工作流程內，最重要的就是出貨單。
出貨單這份文件包含了由出貨方整合的所有貨物，然後一起從發貨地點（例如工廠）運送到目的地（例如客戶家裡）。
一份銷售訂單可能會因為分批出貨而有多張出貨單。
網購收到的那份文件就是出貨單。

Reference :
SAP - Shipments
Dynamics 365 - Shipment Management
Oracle - Shipping Execution User's Guide
Douglas Johnson - Shipping in Acumatica