說到專案狀態報告，親身經歷專案過程的你一定有千頭萬緒，有很多感動或挫折想要分享。但並不是所有的專案狀態報告，都需要細說從頭的報告流水帳，有時候只要簡要的點出專案的「現況」即可。由於專案狀態報告有很多種類，這個主題我們分成兩天來練習。首先專案狀態報告通常有以下幾種:

1. 看整體特色:
   要能一目了然的了解專案的特色，通常會介紹專案的緣起、成員組織架構、重大里程碑等。可以像是介紹一件史詩級的事件或成功案例的方式進行。通常會在專案的尾聲或完成後進行。
2. 看階段狀態:
   看專案在特定時間內的完成狀態與問題，通常是以月報或週報方式呈現。
3. 看現況:
   以當下完成的狀況為主，注重現在正在執行或解決的問題。可以用簡單的文字、較少篇幅的敘述，讓聽者快速獲得對於專案狀態的認知。
4. 看特定問題:
   有可能是成功案例或失敗案例，不一定發生在專案結束時，通常用於檢視事件的處理過程與結果，並從中找到可以學習的經驗。
5. 多角度檢視:
   聽者可能對專案的過去、現在、未來都有想了解的問題，當專案規模較為龐大時，使用人工整理會較為不及時，通常會輔以自動化工具或儀表板、看板工具進行專案報告。

由於在專案過程中，經常有各種報告。有時聽者可能要總結型的資料，有時可能要較為細節的資料，如果每個問題都仰賴人工整理，實在耗時費力，除了使用自動化工具或報表工具，如:POWER BI、Tableau，或專案管理工具如:Jira、Trello、Microsoft Project等，對於專案有一定的熟悉度，能即時聽懂問題、回答問題，更能夠讓聽者滿意。今天讓我們先從最常見的階段專案狀態報告開始練習。

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當你的腦中有千頭萬緒，不妨拿起紙筆，先用簡單的文字，試著條列這段時間內發生的事，有可能寫下:

• 開發了3個功能模組並交付使用者驗收
• 模組D開發中，但是遇到了一些技術問題
• 模組B有使用者反映有畫面載入過久的問題，要找一下原因

由這三點你可以把它寫成一段摘要，用簡短的文字作為階段性報告的總結，於是你可能寫下:

本周開發進展還算順利，我們已經完成了三個功能模組的交付，但在模組D的開發中遇到了一些技術問題，不過我們已經找到了可能的解決方向，預計在下周二就能解決。
此外，在上週的使用者驗收測試當中，使用者反映了模組B的畫面載入速度過慢的問題，這個問題已經指派給XX，預計下周一回報初步的解決方法。

如此一來，即使閱讀報告的人只有三十秒，無須看繁複的圖表，也能從簡短摘要中掌握專案狀況。

CHART

階段性報告也需要呈現專案的整體狀態，可以用甘特圖加上虛線表示實際進行的狀態。也可以使用簡單的燈號，表示專案狀態是否超前、準時或落後。
圖片也是非常好而直覺的說明方式，如果有關鍵對話、信件、系統畫面、活動照片等，也可以於報告內附上。需要注意的是，圖片只是輔助說明與佐證的功用，主要還是在如何敘述專案的狀態。

恰

接著，你可以這樣呈現階段性報告:

• 摘要:
  內容約三行左右，以口語方式表達
• 專案狀態燈號:
  超前，準時、落後，或者使用「正常」、「需要協助」。
• 表格式或列點式呈現該階段的關鍵完成項目
• 如果遇到問題，列點式呈現問題
• 重點主題的詳細說明:
  說明遇到的問題或關鍵完成項目，必要可使用圖片，呈現例如:關鍵的信件或對話內容、系統畫面或成果。
• 列出接下來要執行的工作項目

參考資料

1. The ultimate guide to choosing a universal reporting tool for team leads
   https://asana.com/zh-tw/resources/reporting-tools
2. 透過 8 個步驟撰寫高效的專案狀態報告
   https://asana.com/zh-tw/resources/how-project-status-reports
3. 在有限時間內完成任務，用「甘特圖」排程，握有時間管控力
   https://www.businesstoday.com.tw/article/category/80407/post/202005190022/
4. 敏捷專案計劃範本
   https://asana.com/zh-tw/templates/agile-project-plan