延續昨天的練習主題，今天讓我們來練習整體型專案報告。
整體型專案報告通常會在專案接近尾聲或結束時製作，撰寫報告的你必須回想專案的初衷和一路走來的歷程，並用簡單易懂的方式表達。

洽

雖然你參與了整個專案的過程，但回顧專案一路走來的過程，仍需要一些整理。此時你可以先在紙上或筆記工具，列點寫下：

• 專案的起迄時間
• 專案的初衷
• 為了開啟這個專案，先行研究的知識
• 專案當中令你印象深刻或引以為傲的事，並寫下一些關鍵字
• 專案當中遇到的困難，以及解決方式
• 這個專案還有哪些可以延伸的地方

列下這些事項，有助於組成一個「專案好故事」。要特別注意的是，聽者可能不是該領域的專業人員，所以當專案中有較多專有名詞時，盡量以口語方式說明，或在講解時額外說明專有名詞的意思(回想專案初期，若你是門外漢，也是花了好一番功夫研究，才能明白專案的內容)。列完可以先找出重點，這些重點可以成為專案報告中相連的骨幹，再依照這些關鍵點去鋪陳敘述方式，就會成為一個首尾俱足的故事。

當列完這些項目，試著將它以口語敘述成一個完整的故事，也可以找一位團隊成員說明，看看從旁人角度聆聽是否有遺漏或不清楚的部分。

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要完成整體專案報告，你可以使用這些圖：

• 組織圖
  用於介紹成員，除了讓聽者可以了解團隊組成與分工，也可以讓團隊成員有被表揚的感受
  
  (取自:https://www.rff.com/project_orgchart.php)
• 流程圖
  複雜的事用圖說最直接易懂，可以用流程圖表達工作的流程、解決問題的方法、原先的與優化後流程的比較。
• 時間軸與里程碑
  運用時間軸與里程碑簡要的讓聽者知道專案的始末、重要的事件與發生時間等。

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接著，可以整理以下項目，作為整體專案的報告內容：

• 動機與目的
  專案的源起，想解決的問題或想達到的效果
• 成員
  專案成員的組成、對應的團隊主管以及分工
• 使用的方法或關鍵技術
  為了達成目標或解決問題，所使用的方法或技術
• 關鍵成果與重要貢獻
  專案過程的重要交付成果，例如:開發新系統、上線後使用人次、系統滿意度與使用者回饋，或以金錢或時間量化為專案效益
• 執行時程
  以時間軸形式，標上專案中的里程碑
• 未來展望
  當階段性任務完成後，後續是否有更進一步的行動，或者對於產品/系統的期許

在這個階段，盡量以較為正面的方式去敘述過程與成果。聽者提問的問題，也通常會是關鍵技術的應用與未來的展望。或許過程做了很多嘗試、經歷許多問題，但都要以簡要易懂的方式去敘述，較為細節的部份可以備用，或請聽者會後再行深入討論。

整體專案報告後段的問答環節，也是很值得聆聽並深入思考的部分。有些聽者可以在聽完整體專案報告後，給予未來可延伸執行的方向，或者執行過程未曾想過的方法。專案雖然告一尾聲，但能夠「帶走」的經驗，都能成為下一個專案的養分。

參考資料

1. The ultimate guide to choosing a universal reporting tool for team leads
   https://asana.com/zh-tw/resources/reporting-tools
2. 透過 8 個步驟撰寫高效的專案狀態報告
   https://asana.com/zh-tw/resources/how-project-status-reports
3. 在有限時間內完成任務，用「甘特圖」排程，握有時間管控力
   https://www.businesstoday.com.tw/article/category/80407/post/202005190022/
4. 敏捷專案計劃範本
   https://asana.com/zh-tw/templates/agile-project-plan