前言

跨團隊溝通常常是一個複雜且具挑戰性的任務，而這件事通常就落在部門主管上。

不同部門之間可能有不同的目標和優先事項，大家追求的東西不同，有時也難免需要為了自己團隊的目標，導致其他團隊工作量上升，在協調和合作上就需要下功夫。

尤其除了事務上的協調，有時光是在溝通層面上，就會因為團隊的文化或習慣不同，而需要多花時間「調頻」。

難題

• 目標和優先事項：不同團隊有不同的目標和優先事項，在資源分配、時間表和工作重點上衝突。

  工程部門的目標是讓產品穩定，減少 bug 並提高程式執行效率。然而，銷售部門的目標是實現盈利，因此他們更關注維持客戶關係，並盡可能滿足客戶多樣化需求。這導致了這部門之間的目標和優先事項不一致。

• 溝通文化：溝通風格和文化差異，包括價值觀、態度和期望。有時信息可能會被誤解或遺漏，導致混淆和不必要的問題。

  公司的總部位於美國，而設計和研發團隊位於亞洲，美國團隊可能更加直接和開放，而亞洲團隊更傾向於保守和委婉。

• 工作流程：不同的團隊可能使用不同的工作流程，會導致協作和整合困難。

  設計部門傾向使用 Figma 來產出設計圖與流程，在一整片畫布中，能夠幫助設計師發想並激盪出更多點子。
  但研發部門收到 Figma 的設計稿，有時會感到困惑，可能要花一點時間才能找到對應的設計規格，其實他們更習慣條列式的清單，以確保每一個步驟沒有遺漏。

策略

跨部門會議

公司可以定期舉行跨部門會議，由高層主持，目的是協調各團隊目標和優先事項。

其實會議的部分就跟在 Day 7 時討論到的差不多，明確的議程、遵循議程、記錄重點與下一步、追蹤行動，會議的基本架構差別不大。

比較不同的是，在這些會議上，不同部門的主管們能夠分享自己的視角和需求，同時也能夠了解對方遇到的難題，有助於建立共識，確保部門之間能夠在達到各自目標的同時相互協作。

跨文化溝通

針對不同文化的團隊，如果依賴電子郵件或即時訊息，很容易因為文化不同而造成誤會，因此需要一個統一的形式。

比如使用共用的專案管理平台(如 Jira)，以便團隊成員可以查看和更新項目的狀態，而平台上的欄位都是固定格式，每個人可以選擇挑自己需要知道的資訊。

講究直接、成果導向的團隊，可以關注每個項目的執行狀態、預計完成時間等，而著重在細節、項目起源的團隊，可以關注每個項目的描述、討論過程等。

可以避免每個團隊使用各自習慣的陳述方式去寫 email，導致需要不斷來回溝通的成本。

整合工作流程

不同部門有各自的工作流程，通常有兩個策略：

• 培訓：教導其他團隊熟悉工作流程，盡可能站在其他團隊視角，提供符合需求的教學
• 協作：選擇一個適合的協作工具，同時整合不同團隊需求，並確保所有團隊都能使用

結語

跨團隊溝通是個很好的學習機會，正因為不是每天都一起工作的團隊，所以才更能跨出舒適圈，試著站在不同團隊的視角，他們著重的是什麼，我可以怎麼幫助他們？

有了這一層基礎，在愈來愈了解每個團隊的需求之後，除了能夠讓團隊運作更順利，也能為了之後往上升職，成為更多團隊的主管打下基礎。