昨天我們提到了使用 Copilot(Bing Chat Enterprise)來強化在搜尋網路的資訊與搭配 Ai 的能力拓展知識與能力，那當我們在吸收了大量的資訊後，如何將這些資訊整理成一個完整的知識體系，並且與團隊共享呢?

從 Confluence 和 Notion 到 Microsoft Loop：團隊協作的新選擇

在過去兩年系列文有提到過 Atlassian 的 Confluence 和 Notion 這兩款知識管理與協作工具，這兩款工具在不同的場景中都有其優勢，Confluence 是大型企業在知識管理上的首選，提供了強大的結構化文件管理與企業級的協作功能。而 Notion 則因其高度靈活的設計和自定義能力，受到許多中小型團隊的青睞，甚至常被個人用來管理工作以外的事項。

隨著 Microsoft 推出 Microsoft Loop 團隊協作工具又多了一個選擇，Loop 結合了協作與動態內容管理的優勢，為跨平台的團隊工作提供流暢的解決方案，讓知識共享與即時協作變得更加直觀和高效率，讓使用者能夠在 Microsoft 生態系中進行深度整合，進一步提升了團隊協作的靈活性與效率。

Microsoft Loop 的核心功能

協作元件 (Components)

Loop 的一大特色是其協作元件，它像是 "任意門"，可以嵌入至多個 Microsoft 應用程式（如 Teams、Outlook 或 Word）中進行編輯與更新，無論是在回應郵件或者是 Teams 討論中，所有人都能即時查看最新的變動，促進了決策的即時性與透明度。

同步與異步協作

• 同步協作：適合需要快速決策的會議、即時腦力激盪等情境，透過即時編輯與溝通加快了團隊的回應速度。
• 異步協作：即使成員不在線上也能持續參與專案，Loop 自動記錄變更並保持專案透明度，這在分散式團隊中特別有價值。

Loop 協作模式的綜合優勢

Loop通過巧妙結合同步和異步兩種協作模式，為團隊打造了一個全面而靈活的工作環境，這種設計允許成員根據實際需求和情況靈活選擇最適合的協作方式，無論團隊成員身在何處都能保持緊密聯繫並高效協作，這種靈活性和適應性正是現代工作環境的核心需求。

• 整合與互通性
  Loop 的一個強大之處在於其與 Microsoft 365 生態系統的緊密整合，團隊成員可以將 Loop 與 Teams、OneDrive 以及其他 Microsoft 工具互相連結，透過這樣的方式讓資訊管理上更加的流暢，在這樣的整合概念能夠讓團隊可以不用跳轉到不同的工具，只需在一個平台上完成所有協作工作，提升了效率。

• 知識的持續累積 (重要)
  當團隊透過 Loop 將資訊系統化後，這些資料可以持續成長與演進，並且每次的討論與貢獻不僅能夠解決當下的問題，還能成為未來參考的知識資源。這樣的做法有助於組織內的知識共享與積累，使得團隊在面對未來挑戰時，能夠更快地找到合適的解決方案。

如何用 Microsoft Loop 轉化資訊迷宮為智慧共享

吸收大量的資訊後，如何有效地轉化為團隊可以利用的智慧共享是一個重要的課題，以下是幾個步驟說明如何用 Loop 來進行這個轉換：

1. 定義關鍵資訊和知識領域：利用Loop的頁面功能，將從各種來源獲得的資訊進行系統化分類，創建清晰的知識結構與定義核心領域和關鍵知識點，讓團隊成員能夠輕鬆導航和訪問所需資訊。

2. 建立協作元件進行知識更新：充分利用Loop的協作元件功能，讓團隊成員能夠在不同的Microsoft 365應用程式中即時更新和共享資訊，這確保了知識的流動性和時效性讓團隊始終掌握最新資訊。

3. 創建標準流程與模板：透過 Loop 對於團隊成員可以設計和定義標準的工作流程模板，這樣不僅提升了效率也確保了團隊成員在不同情境下都能保持一致性。

4. 整合日常溝通：充分利用Loop與Teams、Outlook等Microsoft 365工具的無縫整合，將日常交流、會議討論轉化為具體的行動項目然後自動同步到Loop頁面中，這樣的整合方式可以避免資訊過於分散，確保了所有相關資訊都集中在一個易於訪問的位置。

情境演練

接著我們將整合昨日的情境擬定一個範例主題的知識庫架構

小技巧 : 當需要快速發想的時候可以搭配Ai的服務快速生成內容

Microsoft 365 Copilot 知識庫
├── 1. 介紹
│   ├── 1.1. Microsoft 365 Copilot 是什麼
│   ├── 1.2. 主要功能概述
│   └── 1.3. 使用案例
├── 2. 使用指南
│   ├── 2.1. 如何開始
│   ├── 2.2. 基本操作
│   ├── 2.3. 進階功能
│   └── 2.4. 常見問題解答
├── 3. 整合與擴展
│   ├── 3.1. 與其他Microsoft 365應用程式的整合
│   ├── 3.2. 第三方應用程式的整合
│   └── 3.3. API與開發者資源
├── 4. 安全與隱私
│   ├── 4.1. 資料保護措施
│   ├── 4.2. 使用者隱私權
│   └── 4.3. 合規性
├── 5. 支援與資源
│   ├── 5.1. 技術支援
│   ├── 5.2. 文件與指南
│   └── 5.3. 社群與論壇
└── 6. 更新與版本
    ├── 6.1. 最新版本
    ├── 6.2. 更新日誌
    └── 6.3. 未來計劃

接著再依照上述的知識庫大概建立workshop和第一個版本的大綱

總結

隨著數位轉型的加速發展團隊的合作模式也變得越來越多元和複雜，Microsoft Loop 的出現為團隊提供了一個靈活、即時且高度互通的協作平台，不僅彈性化擴增知識管理也讓團隊能夠在不斷變化的工作環境中快速應對挑戰。

從個人經驗來看多個專案中使用了 Microsoft Loop，尤其是在跨部門合作和資訊共享的情境下發現它的協作元件功能特別實用，當我們在 Teams 裡進行討論時就可以直接在對話中嵌入 Loop 元件，讓團隊即時更新進度或分享最新的資料，減少了不必要的切換工具和溝通延遲。

接續新的內容也會搭配 Loop 來提供知識庫建立的idea，以及逐步說明整合和Ai注入後的潛在力量