你是否曾在工作中收到一些電子郵件，讀完後依然滿頭問號，思索著這封信的重點究竟是什麼？甚至讀到一半就直接放棄了？
在職場上，我們每天都要處理大量來自各方的訊息，其中包含無數的電子郵件。根據統計，每人平均只花 9 秒鐘 專注於閱讀一封電子郵件！這個數字是不是比你想像中還要短？因此，如何在撰寫商務郵件時精準地表達需求，讓對方能在最短時間內理解並達成你的目標，就顯得格外重要。一封優質的電子郵件，不僅能提升你的工作效率，還能彰顯你的專業度。
幸運的是，現在有了生成式 AI，只需透過一些關鍵詞撰寫提示詞，就能讓它成為你優化電子郵件的好幫手。

使用 GPT-4 進行電子郵件優化的提示詞：

請按照以下重點，幫助我優化一封電子郵件：
1.收件對象/與你的關係：
收件人與你的關係會影響信件的用詞和語氣。例如，同樣是更新專案資訊，寫給主管的信件與寫給熟識的同事，語調就會有所不同。
2.目標：
你希望透過這封郵件達到什麼目的？請明確告訴 AI，它能在優化時特別強調這些重點。
3.語調：
就像我們與不同的人或針對不同目的進行對話時，語調會有所不同。在郵件撰寫上，我們也可以選擇專業、輕鬆、嚴肅、歡樂等不同的語調，營造郵件的氛圍。
4.附上你的郵件草稿：
我強烈建議你附上自己的郵件草稿。因為對 AI 而言，憑空生成的內容可能無法完全傳達你的意思。最好提供一份草稿，列出你要表達的關鍵訊息，再請 AI 協助優化。

注意事項：
自行檢查優化後的信件： 在 AI 優化信件後，務必再自行檢查一次，確認所有想傳達的訊息是否清楚表達。就像人一樣，AI 也可能犯錯。寄出的郵件代表了你的專業度，所以仔細檢查是必要的。
精簡內容： 如果你的草稿較長，AI 在優化時可能會出現一些冗詞。這時，你可以將優化後的信件再貼給 AI，請它將信件修飾得更為「精簡」，以去除不必要的內容。

回到最初提到的，每人平均只花 9 秒鐘 閱讀一封電子郵件。你肯定希望你的郵件能讓對方在短時間內抓住重點，並達成你的目的吧！善用生成式 AI，讓你的商務郵件更加精準、有效率。