利害關係人是專案成功的關鍵因素，因為他們的需求、期望和影響力直接決定專案的可行性與成果價值。專案經理需系統化地識別、分析每個利害關係人的角色、權力及影響範圍，並制定有效的參與與影響力策略，確保專案順利推進。
利害關係人分析可以透過下列分類模式進行
．權力/利益方格(Power/Interest grid)
以利害關係人對專案結果的授權程度(權力)及關切程度(利益)來分類。
．權力/影響力方格(Power/Influence grid)
以利害關係人的授權程度及其主動涉入(影響力)專案的程度來分類。
．影響力/衝擊方格(Influence/Impact gird)
以利害關係人主動涉入(影響力)專案的程度及其造成專案規劃與執行的變更
(衝擊)的能力來分類。
．顯著模式(Salience model)
以利害關係人的權力(貫徹意願的能力)、急迫性和正當性來分類。
這些工具有助於專案經理了解不同利害關係人的優先順序及關注重點，並針對性地設計溝通與參與方式。有效的溝通計畫包括定期報告、回饋機制、會議與工作坊，確保資訊透明、即時，降低衝突與誤解的可能性。
舉例來說，在跨部門專案中，及早了解各部門的目標、資源限制與優先事項，可以提前調整專案計畫，避免進度延誤或資源浪費。此外，針對關鍵利害關係人，專案經理可採取個別拜訪、諮詢或策略聯盟方式，增加其參與感和認同感，提高專案支持度。
PMBOK強調，利害關係人管理不僅是溝通，更是價值共創的過程。透過積極的分析、有效的參與和策略性的影響力管理，專案經理能將利害關係人納入專案決策循環，提升利害關係人滿意度與信任度，同時為專案創造長期價值。