Day27. 專案問題總是太晚才發現？你需要搭建避險雷達工作流

17th鐵人賽專案管理風險控制技巧 ai專案管理應用風險儀表板

Rson

團隊Deadline 壓力鍋

2025-09-30 22:59:08

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在專案管理界中，有一句經典名言：「問題都不是突然發生的，而是突然被發現的。」

白話文的意思是，徵兆其實早就存在，但團隊沒有人「看到」。

有些人不敢講，有些訊號被忽略，有些進度報告寫得模模糊糊，最後大家只好又再次掉入「怎麼到現在才發現？」的無間道之中。

風險管理的本質是什麼

風險表好像你放在辦公室窗邊的盆栽：Kick-off 那幾個禮拜大家都看過，之後就再也沒人理它，直到你離職前才發現它乾枯。

傳統上，PM 都被前輩們教說要做風險控管：預先發現風險、制定應對計畫。聽起來很完整，但在實務上卻常常變成：

開會時間都拿來追進度，風險只用結束前的五分鐘草草過一下。
最後只能靠 PM 的經驗預防，但也常常非常驚險。

於是，PM 的日常更像是消防員，而不是領航員。專案一路走到問題爆炸，大家才一窩蜂滅火，卻沒有人在乎為什麼火苗一開始沒被看見。

如果要跳脫這個無間輪迴，風險管理必須從事後發現轉向前期預測。我們需要的是一個風險雷達—不等火燒起來才救，而是在訊號逐漸變大時就能捕捉。

為什麼傳統做法不夠？

除了風險表更新頻率低，實際上跟不上專案日常變化之外，在例行會議裡，風險討論常常被草草帶過。另外，靠 PM 經驗判斷雖然重要，但這代表風險管理的品質完全取決於 PM 個人的經驗與視野。

換句話說，傳統方法的資訊收集太被動，也太仰賴「人要誠實講出來」。問題是，在真實世界的團隊裡，不是每個人都願意講出那些可能帶給他自己麻煩的話。

AI 輔助的新方法核心－讓小噪音變成可能的訊號

AI 在這裡能做的事，不是取代 PM，而是幫忙處理那些日常累積下來的「訊號噪音」。

把團隊週報裡模模糊糊的描述挑出來。
把會議逐字稿裡那些「可能吧」、「應該可以」、「再看看」自動標記出來。
把匿名心聲裡反覆出現的擔憂整理成三到五個可討論的議題。

這些工作如果交給人，耗時又乏味。但 AI 不會喊累，~~所以我們可以壓榨它~~，讓 PM 把注意力放在「判斷與決策」上。這就是風險雷達的核心觀念：AI 幫你把訊號放大，PM 幫團隊決定要怎麼應對。

實戰技巧

技巧一：進度真實度檢測

專案週報的時候很容易有貓膩，尤其是那句「80% 已完成」。

在專案管理界中，「80%」永遠是個進可攻退可守的數字，因為它既不代表快完成，也不代表還差多少。只要給出這個漂亮數字，你就不太會被 PM 問細節，多好？

不過，80% 的通常真心話是：「我們卡住了，但又不好意思明說」。

我們可以在 NotebookLM 中下 Prompt 協助我們追問：

就勾選的 Weekly Report 文件中，請你幫我標記其中任何模糊或可能隱含風險的工作項目及進度
請將這些句子轉換成具體的追問問題，方便我詢問該項的負責人。

##輸出格式##
- 原句
- 推論可能風險 
- 建議追問問題

如果是會議錄音（記得要事先告知並取得同意，比較尊重大家），NotebookLM 也可以上傳錄音檔轉逐字稿，之後我們只要勾選該錄音檔，並輸入以下 Prompt：

這是週報的會議內容，請找出成員講話中任何不確定的語氣（如「可能吧」「應該行」「再看看」）。
幫我整理成需要澄清的風險點，並建議我下一步該怎麼追問。

##輸出格式##
- 原句
- 推論可能風險 
- 建議追問問題

這樣，原本模糊的訊息就能立刻變成具體問題，讓 PM 可以盡快私下追問，以避免模糊帶過，導致錯過了辨識出風險的機會。

技巧二：善用 AI 風險顧問，進行進度差異分析

專案週報如果只看單一週，很難發現「沒動的地方」。NotebookLM 可以一次讀兩份文件（例如上週 vs 本週），幫你做出差異比對。

例如，我們可在 NotebookLM 中下 Prompt：

你現在是在 {{領域}} 有10年經驗的風險顧問，根據勾選的這兩份文件做分析：
1. 哪些項目有明顯進展？
2. 哪些項目停滯或沒有更新？
3. 哪些描述看起來存在風險（需求再變更、延遲未解釋、相同問題反覆出現）？

給我三到五點具體建議，指出我應追問或介入之處。

##輸出格式##
-表格
-欄位為：進展｜停滯｜風險徵兆｜顧問建議

這時候，你得到的就會是一份「吹哨者提醒清單」，幫你點出可能需要追問的問題。

技巧三：建立風險總覽儀表板

有了差異分析與風險點，如果還是堆成一份文件，團隊會議上很快又被一堆文字淹沒。這時候就需要一個一眼就懂的儀表板。

階段 A：資料 JSON 化

先用 NotebookLM 產出結構化的資料 (by JSON)

請彙整資料（差異分析、逐字稿澄清點、匿名回饋），產出「風險雷達總覽」的 JSON。

##要求##
-三層級：high, medium, low，各層最多 5 條
-每條欄位：title, clue, next_step, owner, due
-metadata：generated_at, data_sources
-直接輸出 JSON，前後不需解釋

##資料##
//貼上差異分析與風險點的內容

你會得到類似以下的 JSON：

{
  "metadata": {
    "generated_at": "2025-10-01",
    "data_sources": ["weekly_report_2025-09-24.pdf", "meeting_transcript_2025-09-29.txt"]
  },
  "high": [
    {
      "title": "[PROJ-142] API v2 規格未凍結，導致開發重工風險",
      "clue": "後端與設計討論中再度新增欄位，影響既有 endpoint 實作",
      "next_step": "PM 安排 Spec Freeze 會議，會後產出正式版並上傳 Confluence",
      "owner": "PM/Backend Lead/UI Lead",
      "due": "2025-10-03"
    },
    {
      "title": "[DB-327] 資料庫查詢壓測延遲過高",
      "clue": "壓測顯示高峰期 read query > 1.5s，且 CPU 使用率長期超過 85%",
      "next_step": "DBA 提出分片或快取策略並提交 POC",
      "owner": "DBA/Backend Lead",
      "due": "2025-10-05"
    }
  ],
  "medium": [
    {
      "title": "[QA-210] 測試人力不足影響回歸進度",
      "clue": "本週僅 1 名 QA 可支援，另有兩人休假交疊",
      "next_step": "提出臨時人力需求或縮減驗收範圍",
      "owner": "QA Lead",
      "due": "2025-10-04"
    },
    {
      "title": "[INFRA-88] CI/CD pipeline 間歇性失敗",
      "clue": "部分 build job timeout，需手動 rerun 才能通過",
      "next_step": "Infra Team 檢查 runner 資源與 GitLab job 設定",
      "owner": "Infra Lead",
      "due": "2025-10-06"
    }
  ],
  "low": [
    {
      "title": "[DESIGN-57] 設計稿與前端命名規則落差",
      "clue": "樣式標註與 SCSS class name 不一致，造成 FE 開發混淆",
      "next_step": "Design Ops 與 FE Lead 建立命名對照表，下個 Sprint 開始套用",
      "owner": "FE Lead/Design Ops",
      "due": "2025-10-07"
    },
    {
      "title": "[DOC-45] 內部 Wiki 缺少最新 UI 截圖",
      "clue": "使用者操作文件仍使用 v1.3 的舊版介面截圖",
      "next_step": "Design Ops 更新 Wiki 並附 changelog",
      "owner": "Design Ops",
      "due": "2025-10-08"
    },
    {
      "title": "[CS-19] 使用者回饋未即時同步 backlog",
      "clue": "客服收集的回饋單未能自動建立 Jira ticket，需人工補建",
      "next_step": "PM 與 CS 共同建立回饋 triage 流程，每週檢視一次",
      "owner": "PM/CS Lead",
      "due": "2025-10-09"
    }
  ]
}

階段 B：視覺化

接著，再用 ChatGPT / Gemini / Claude 建立 Dashboard 的視覺化。

例如，我們可以用 ChatGPT，寫以下 prompt：

你將收到專案風險資料(by JSON)，請依此產出 33 號遠征隊的風險儀表板的視覺化網頁。 
請注意版面易讀性及要求 

##版面與可讀性## 
-頁首：標題「33 號遠征隊風險雷達 Dashboard」 
-三個區塊：高風險（紅色）、中風險（黃）、低風險（綠） 
-每條風險以卡片顯示 
-風險層級以色塊與小圓點標示（紅/黃/綠） 
-RWD：手機/投影皆可讀；可列印（print-friendly） 

##要求## 
-用一般人能存成html，就可直接在瀏覽器中觀看的方式： 
	-內嵌 CSS
	-用原生 Javascript
-要能支援中文編碼
-讓json檔在最前面，方便我之後只更新新的資料，就能重覆使用這個版型 
-在網頁的最下方，讓使用者可以直接貼上json檔，整個頁面就可以重新依據新的資料更新 

##JSON##
//貼上上一步 NotebookLM 輸出的 JSON

這樣一來，你就會得到了一個單檔的網頁，下載後點二下就可以在瀏覽器中打開：