前人離開了，團隊因而來了一位新的成員這件事，相信每位有經驗的 PM 都有滿腹心酸，可能都有過這種類似的情況：

新人嘴裡說都已經全部了解，你心想太好了，年輕人果然不一樣，吸收很快。結果一到實際進入專案的第一個任務，卻交了完全重點誤的成果。最後你不只要收拾殘局，還得重新帶著走一遍，心裡不免 OS：「那之前到底是誰說懂了？」

這種情況並不少見，也不代表新人不夠用心。問題的根源在於：我們都只用對方的片面之詞已聽懂了來判斷實際上對方已經知道怎麼做，但這兩者之間，其實存在著不小的距離。

身為 Mentor 的你，是不是常想：「到底有什麼方法，能讓我更準確地知道新人是否真的上手了？」

驗收雙軌並行才有效

在深入解決方案之前，我們先來理解一下驗收的真正目的。驗收不是為了挑錯或刁難新人，而是為了確保團隊能夠順利前進。一個好的驗收機制，應該能夠：

1. 讓新人更有自信：清楚知道自己哪些地方已經掌握，哪些還需要加強
2. 讓導師更有效率：不用花大量時間在重複說明基礎概念上
3. 讓團隊更有節奏：減少因為誤解而產生 delay

要達到這些目標，驗收機制必須分成兩部份來進行：

1. 新人自檢：透過適當的工具，讓新人能夠自主檢視自己的學習狀況，提前發現盲點。這就像是考駕照前的模擬，能幫助新人建立信心，也能讓他們知道還有哪些地方需要補強。

2. Mentor 驗收：當新人完成自檢後，導師就能專注在更深層的理解驗證上。這時候的重點不再是基礎知識，而是應用能力和思考邏輯。

採雙層式的設計，讓驗收變得有層次有效率：新人即不會因為基礎問題而感到挫折，導師也不用在低階問題上花費太多寶貴時間。

傳統方式為什麼低效

在導入新方法之前，我們先來檢視一下目前常見的驗收方式，以及它們各自的問題。

第一種：口頭問答式驗收

這是最常見的驗收方式。導師通常會在會議結束後問幾個問題，像是「你覺得剛剛這樣的流程有沒有變的比較簡單？」或是「有什麼不清楚的地方嗎？」

這種方式的問題在於：問題的品質完全取決於導師當下的狀態和經驗。如果導師當天比較忙或疲憊，可能就會問得比較表面；如果換了另一個導師，問的問題又完全不一樣。缺乏一致性的結果就是，同樣的新人在不同導師面前可能會得到不同的評價。

第二種：直接執行任務當作驗收

有些團隊會選擇讓新人直接負責真實專案裡的一個子任務，然後從最終成果來判斷他們是否已經上手。這種方式看似合理，但其實隱含著很大的風險。

當我們發現成果不如預期時，通常已經花費了不少時間和資源。更糟的是，這時候要回頭找出問題的根源，往往比一開始就做好驗收更加困難。(而且，你平常就已經忙不過來了，此時還得幫忙收拾殘局)

第三種：考試驗收

有些比較傳統的團隊，則會準備一些考卷或檢核表，讓新人像考試那樣考相關的知識點。這種方式確實比較客觀，但問題在於過於偏重記憶性的知識。

新人也許能夠背出 Scrum 的定義，或是說出專案的目標，但當面臨「如果 Sprint Planning 沒有做好估點，會對後續流程造成什麼影響？」這種需要整合思考的問題時，往往還是會卡住。

這些傳統方式的共同問題是：反應太慢、檢查太淺、標準太主觀。因此，我們需要的是一個更彈性、更有系統的解決方案。

新方法：Notebook LM 的雙軌驗收

Notebook LM 的出現，為我們提供了一個全新的可能。它不只是一個對話工具，更是一個能夠理解文件內容、生成互動式學習材料的 AI 助手。

第一步：建立新人自檢機制

如果你能把所有的專案文件、SOP、會議紀錄、決策背景等資料，都整理到一個系統裡，然後這個系統能自動生成相應的學習卡片和測驗題目，那帶新人是不是就比較輕鬆一點了？

這就是 Notebook LM 能為我們做的事情。你只需要把相關文件上傳，它就能分析內容，並生成適合的學習材料。新人可以透過這些材料進行自主學習，每當答錯題目時，系統還會提供詳細的解析和資料來源。

這種設計的好處是多方面的：

對新人而言，他們可以在沒有壓力的環境下反覆練習，直到真正理解為止。不用擔心在 Mentor 面前出糗，也不用害怕問太基礎的問題被笑。

對 Menotr 而言，當新人來找你進行最終驗收時，他們已經通過了基礎關卡。你可以把時間和精力集中在更有深度的問題上。

對團隊而言，這套系統一旦建立，就可以持續使用。每當有新人加入時，都能快速上手，大大提升了團隊的效率與可重用材料。

第二步：設計情境式深度驗收

完成自檢的新人，接下來就要面對真正的考驗：情境式的深度驗收。這個階段的重點不在於記憶專案知識點，而在於實際應用的能力。

身為 Mentor 的我們，此時可以請 Notebook LM 根據專案文件生成一些綜合性的情境題目。這些題目的特色是：

1. 跨領域整合：題目會涵蓋專案背景、領域知識、團隊流程等多個面向，需要新人進行綜合思考。
2. 開放性討論：沒有標準答案，重點在於思考過程和邏輯推導。
3. 貼近實務：情境設定都來自於真實的工作場景，具有很高的實用性。

舉個例子，如果是一個醫療資訊系統的專案，我們可能會問：「假如病患資料上傳流程經常出現延誤，你認為這會對臨床端和行政端分別造成什麼影響？根據我們過往所累積的領域知識，類似的問題曾經被討論過嗎？如果有，當時是怎麼處理的？」

這種題目需要新人不只了解技術流程，還要理解業務脈絡、利害關係人的需求，以及團隊的決策思維。從他們的回答中，我們可以很清楚地判斷出他們的理解深度。

實戰操作

設計 Prompt

要讓 Notebook LM 生成高品質的情境題目，可以用下面這個指令：

請根據勾選的專案文件來源，為新進同事設計 5 道複雜的情境驗收題目。

設計要求：
1. 題目需要整合多份文件的內容，不能只靠單一資料來源回答
2. 每題都要包含一個具體的工作情境，並要求做出判斷或決策
3. 題目類型請涵蓋：專案脈絡理解、領域知識應用、團隊流程掌握、風險識別能力
4. 請為每題提供評分要點，但不要給出標準答案
5. 難度設定為：新人經過充分學習後應該能夠回答的程度

這樣就能產生出幾個既有深度又有廣度的題目，讓驗收過程更加全面。

驗收時的觀察重點

當你和新人進行一對一驗收對談時，以下幾個面向值得特別關注：

內容掌握程度

• 能否完整描述專案的整體脈絡？
• 是否理解各個角色和部門之間的關係？
• 能否解釋某些決策或流程背後的原因？

邏輯思維能力

• 回答問題時的結構是否清晰？
• 遇到不確定的情況時，會如何處理？

團隊融入狀況

• 是否會主動提出疑問或建議？
• 用詞是否符合團隊的習慣？
• 能否準確掌握事情的輕重緩急？

給 Mentor 的驗收小提醒

重視過程勝過結果

新人思考和推導的過程，往往比最終答案更重要。即使答案不完全正確，但如果思路清晰、邏輯合理，就代表他們具備了解決問題的基本能力。

適度保留思考空間

不要急於給出提示或引導，讓新人有足夠的時間思考。這樣才能看出他們真正的理解程度，而不是被你的第一個提示帶風向。

深入追問模糊回答

當新人的回答比較籠統或模糊時，要適時追問「為什麼」、「怎麼做」等問題。這能幫助你判斷他們是真的理解，還是只是碰巧說中了關鍵詞。

注意語言使用習慣

觀察新人是否能正確使用團隊的慣用術語和表達方式。這雖然看似細節，但其實反映了他們融入團隊文化的程度。

明確標記驗收結果

每次驗收結束後，一定要明確告知新人哪些部分已經掌握得很好，哪些地方還需要加強。避免模糊的評價，讓新人能清楚知道自己的狀況。(必要時可用三明治法給予回饋)

這套新方法帶來的改變

這個新的方法不只對新人有好處，對於 Mentor 以及團隊也都有優點。

對新人的好處

建立學習信心：透過自檢系統，新人可以在沒有壓力的環境下反覆練習，逐步建立信心。

提升學習效率：有系統的學習材料和即時反饋，讓學習過程更加高效。

減少焦慮感：知道自己的學習進度和待改善的地方，能有效降低不確定性帶來的焦慮。

對導師的好處

節省時間成本：不用再花大量時間在基礎概念的重複說明上。

提升驗收品質：能專注在深度理解的驗證，讓驗收更加準確和有意義。

標準化流程：建立可重複使用的驗收機制，提升整體效率。

對團隊的好處

加速新人融入：有系統的 onboarding 流程，讓新人能更快上手。

提升協作品質：新人的基礎更扎實，團隊協作的品質自然也會提升。

知識傳承：重要的專案知識和經驗能被系統化地保存、傳承。

賦能新進小夥伴即戰力

Notebook LM 為我們帶來的，不只是一個有效率的驗收方法，同時也是一種新的模式。我們不再把驗收當作是檢查新人靠不靠譜，而是幫助新人成長，快速進入狀況成為即戰力！