個人到團隊

到目前為止，我們已經探討了 硬體、軟體、網路...與 AI 等的基本單元，接下來我們來探討團隊會發生的事...

大家都知道：個人擁有的資訊只是個資訊孤島、能讓團隊共同分享資訊卻可能變成資訊資產。

💡 知識若困在個人電腦裡，可能是成本；唯有共享與活用，才會變成資產。

而資源共享：IT Support 在企業內往往只是個執行者，而指揮我們的主管們卻不一定很清楚知道如何做，也需要我們提供一些意見讓他們做決策參考。

為了更好的幫助我們的主管、幫助公司，我們要探討的共享議題有三：(1)首先，我們先來探討那些東西需要共享，(2)再瞭解有哪些資源共享的方法，(3)我們才有辦法進行有效的共享。

資料、資訊、知識，資源

在談「共享」之前，我們先把幾個常用的名詞釐清：

• 資料（Data）：最原始的數字、文字、紀錄，沒有經過整理，例如「銷售數字：100、120、90」。
• 資訊（Information）：整理後有脈絡的資料，例如「本月平均銷售額為 103」。
• 知識（Knowledge）：資訊被消化、應用後，能幫助判斷與行動，例如「我們的銷售淡季通常落在第一季，需要加強行銷」。

資料、資訊、知識，三者，是企業資源共享規劃過程中，會進行分析、判斷的單位，同時也是「知識管理」相關課題所會探討的相互關係。

💡 簡單來說：**資料是原料 → 資訊是解釋 → 知識是能力。

• 資源（Resource）：
  • 為現代企業運營中不可或缺的核心資源，它不僅是技術工具，更是企業競爭力和效率提升的重要基礎。
  • 同時，也是「定位共享的疆界」
  • 資源 = 邊界（誰、在哪裡、到哪裡）＋ 規則（怎麼用、怎麼審）

💡 資源決定共享疆界

資料

• 會有專用軟體的資料
  • 進銷存、會計、客服系統、人資系統...軟體：原始的資料
  • 通常會在專用的軟體的資料庫裡
• 原始單據資料：
  • 通常包括個資、個人隱私資訊，通常是掃描、或是傳真進來的資料檔。
  • 如果以檔案儲存，可能只能承辦個人、團隊小組可以查看。
• Word、Excel、或是文字檔案
  • 報價單、送貨單、客服系統記錄、員工打卡紀錄 (上下班紀錄，單純是一串數字與時間戳)
  • 通常包括個資，可能只能承辦個人、團隊小組可以查看，如果需要跨部門協作，那就可能會分享到特定部門。

💡 資料是冰冷的，當轉化為資訊，便開始有了生命。

資訊

• 日報表：日報表的定位可能是 資料、或是資訊層級，可能會分享到 個人、團隊小組、部門 的層級
• 報表類：
  • 從 進銷存、會計...軟體 匯出的Excel、PDF...
  • 或自行製作的銷售報表
  • 可能只分享給特定的主管。
• 專案研究、收集的資料：通常只分享給 個人、團隊小組，或是到 部門的層級。

💡 資訊的價值：提供作正確的判斷的基礎。

知識 (Knowledge)

• 部門 SOP（標準作業流程）：把「如何做」明文化，例如「客服回覆流程」、「備料檢查流程」。
• 故障排除經驗（FAQ）：IT Support 記錄下「伺服器連不上怎麼處理」、「印表機卡紙解法」。
• 專案回顧心得：某次專案後的會議紀錄，整理出哪些做法有效、哪些要改進。
• 資安事件處理案例：曾經遭遇釣魚郵件攻擊後，整理出預防措施與教育訓練內容。
• 老員工的經驗口訣：例如「這家客戶付款都會拖一週，記得提早催款」。
• 這些資料要經過討論，才會知道分享到哪個層級

💡 知識是一種可以行動的資訊。

資源 (Resource)

• 知識庫（Wiki、Notion、Confluence）：把 SOP、FAQ、最佳實務統整，成為全公司可查詢的系統。
• 共享資料夾或 NAS：集中儲存，並搭配權限控管，讓部門與跨部門可以使用。
• ERP 系統：結合財務、供應鏈、人事等功能，成為公司營運資源。
• CRM 系統：集中管理客戶資料與互動紀錄，整個業務部門都能利用。
• 教育訓練平台：公司內部的線上課程或培訓資料庫，讓新進員工快速上手。
• 流程自動化工具：像是自動報表產出系統，將知識轉換成持續運作的企業資產。

💡 資源是「定位共享的疆界」，資源 = 工具 × 治理

📊 資料、資訊、知識，資源的案例對照表

資源共享的方法

整理企業內常見的資源共享方法：

1. 檔案共享

檔案共享是企業最基本、也最常見的需求。

方法包括 Windows 檔案伺服器、NAS、Google Drive、OneDrive、Dropbox...，

檔案共享的挑戰在於：

• 權限管理（誰能看、誰能編輯？）
• 版本控制（會不會大家各自編修，結果出現五份不同版本？）
• 安全性（如果外流，會不會造成商業機密洩漏？）

👉 這部分明天 Day20 我們再深入探討。

2. 印表機共享

中小企業印表機的配置，通常是

• 一個大辦公室區域會有一台共用印表機，
• 有些主管、或是接觸敏感資料的個人或小團隊，會有專屬印表機
• 傳統多聯式單據，會有點陣式印表機。

印表機的分享，有下列幾種方式：

• 需要進行權限控管：
  • 公司人數一多，就會需要管控誰能印那些印表機。
  • 通常會使用 Windows Server 來進行權限控管
    • 只由 Windows Server 與印表機連線，透過網路線、或 USB/LPT 連線
    • 在 Windows Server 上可以設定那些使用者可以使用。
  • 透過 事務機印量相關控制的機制來管控。
• 一般中小企業：
  • 選擇有網路介面的印表機，即可大家一起共用。
  • 如果只有 USB/LPT Port 的印表機：
    • 可以接到某一台電腦，在分享給需要的使用者。缺點是：這台電腦如果關機、或有問題，就無法列印。
    • 透過 Printer Server 進行分享。
    • 目前台灣比較常見的 Printer Server 廠商是 源壹科技，有需要時可上 源壹科技官網 尋找合適產品。

印表機共享的挑戰如下，大家需要考量：

• 印量大時可能造成排隊爭執
• 資料保密性（有時主管文件不希望被其他人看到）
• 網路斷線時，共享服務就會中斷

這些需要 IT Support 設計合適的解決方案，例如：設定使用權限，有些事務機廠商提供的大型印表/影印/掃描 事務機，可能提供印量管制，印表機驅動程式會設定使用者 ID 相關資訊，也可用來控制列印權限。

💡 共享的本質，不是讓每個人都有，而是讓需要的人即時可得、或可使用。

3. 行事曆共享

行事曆共享的重要性，往往要等到「錯過會議」時才會被重視。
在中小企業中，許多部門仍靠口頭通知或即時通訊來約會議，結果經常出現：有人忘了時間、有人撞期、有人完全沒收到訊息。

Google 日曆與 Outlook 行事曆等工具的共享功能，讓這一切變得簡單：

• 可以查看同事的空檔，避免排錯時間
• 可以一鍵新增會議，所有人自動同步通知
• 可以設定提醒，避免忘記

當 Outlook 遇到 Exchange Server 或是 Microsoft 365 企業訂閱方案，就會自動升級為「群組軟體」。

群組軟體是指讓一群人能透過網路協同合作、溝通及協調活動的應用程式，以提高整體生產率。除了 Outlook 外， Teams 也是 Microsoft 新的群組軟體方案。

Outlook、Teams、OneNote：這三個軟體都有一個共同特性，個人使用時是單機版，但搭配 Microsoft 365 企業訂閱後，都會升級成企業偕同運作的方案。

4. 通訊錄共享

通訊錄共享看似小事，但若是沒有適當共享機制，哪也是滿煩人的。

就以 ABC 公司來說，三十幾人的公司，新人報到後，可能就需要跟同事們、或是主管們進行聯繫、或是電話、或是 E-Mail...

很多公司會印製一個 分機一覽表，每次有新人報到時，就會重新列印分發給大家，然後大家也通常會張貼在自己的位置上。

對 Exchange/ Microsoft 365 企業訂閱方案來說：IT 人員建立好帳號後，大家就可以看到所有同仁的通訊錄。

Outlook 可以對團隊成員分享/共用 通訊錄，這樣子團隊中對外的聯繫資訊就可以有一個可以整理的地方。

Google Workspace 也有通訊錄共享的機制。

5. 筆記共享

筆記共享是近年來的趨勢，尤其在遠端協作盛行後。
像是 Notion、OneNote、Evernote、Google Keep，讓會議記錄、專案進度都能即時同步。
筆記共享的價值，在於：

• 會議結束後，資訊立即留存
• 專案更新不需要一封封 Email
• 團隊知識能被搜尋、被引用

💡共享筆記也可以是：企業建立知識庫系統的前哨站、先導試驗場。

雲端時代的新共享模式

過去的共享多半侷限於「公司內網」：你必須進公司、連上區域網路，才能存取檔案或印表機。如今，雲端改變了這一切：

• 隨時隨地：在家、出差、甚至在手機上，都能打開雲端檔案。
• 多平台同步：無論是 Windows、Mac、手機，甚至平板，都能同時更新。
• 自動備份：雲端本身就內建異地備援，避免因硬碟損壞造成全數據丟失。

Google Workspace、Microsoft 365、Dropbox 等，已經讓共享變得不只是「同事之間」，更可以「跨公司協作」。

個人或是沒有訂閱 Google Workspace、Microsoft 365，也常見使用 Google Drive 來進行分享，分享給公司外的人，進行「跨公司協作」

分享到公司範圍外，對於移動工作者、遠端工作者，特別有需要。企業除了 Google Workspace、Microsoft 365之外，台灣常見的 NAS 品牌，也有相應解決方案，詳細會在檔案共享那一篇跟大家說明。

💡 從「公司內網」到「隨時隨地」，共享的範圍提升了企業營運的機動性與效率。

小結

共享資源是一件相當瑣碎、卻是企業日常運作的核心。

從最原始的 資料，到整理後的 資訊，再到可操作的 知識，最後沉澱為企業的 資源，這是一個不斷轉換、累積的過程。

對 IT Support 而言，角色不只是「設定權限、裝軟體」這麼簡單，而是要幫助主管判斷：哪些該共享？共享到什麼層級？如何兼顧便利與安全？

共享資源的範圍很廣，包含檔案、印表機、行事曆、通訊錄、筆記。它們共同的價值在於：讓資訊不再是個人的孤島，而能成為推動團隊協作與企業效率的引擎。

💡 資訊如果沒有被共享，就等於不存在。
這句話提醒我們，共享不只是省麻煩，而是企業能否累積知識資產、形成持續競爭力的關鍵。

而在所有共享資源之中，檔案共享最為核心，也最容易遇到權限、版本、安全的挑戰。因此，明天我們將進一步聚焦在「檔案共享機制」上，看看雲端與地端、Windows Server 與 NAS 的不同選擇，如何影響企業的日常運作。

💡 資源是共享的疆界，也是「共享範圍＋使用規則」的定位。