檔案，就是系統

在中小企業中，資訊系統不一定能夠很完備，通常只有：會計、進銷存/ERP，其它的就都是「檔案」了。

檔案如何歸納、整理、分享，再加上版本管理，其實是一個很大的課題。檔案管理誰都能做，所以很容易；但如果要做好，其實並不容易。

筆者試著將 IT 職涯中，曾經研究、或曾經看過的一些方法，來跟大家探討。

今天的探討分為四個步驟、區塊：

1. 先探討如何進行 歸納、整理
2. 討論如何建立分享
3. 建立 帳號、群組
4. 資料分享儲存的設備

💡 檔案就是系統；秩序就是效率。

歸納、整理

企業所有檔案如何進行「歸納、整理」，如何建立規則，這是一件非常不容易的事，需要不斷討論、實踐、優化調整，才能達到最佳效果。

筆者整理一些方法，如下。至於哪個方法比較好，見仁見智，企業內可能會是多個方法的融合吧。

💡 先分流，再深耕；先結構，再加值。

分析 資料、資訊、知識

PARA方法

先從個人檔案管理開始，Tiago Forte 在《打造第二大腦》這本書所提到的 PARA 方法，非常適合整理知識工作者的個人的檔案。

筆者在研究個人知識管理時，接觸到 Tiago Forte 所提出的 PARA 方法（Project、Area、Resource、Archive），這是一種簡單又強大的檔案歸納邏輯。

這個方法最初設計給知識工作者，用來在 Evernote、Notion 或雲端硬碟中整理資料，PARA 定位如下。(可參考《打造第二大腦》這本書的 P.102)

• Project（專案）：有明確起訖的任務，例如「導入 NAS 系統」、「新版網站上線」。
• Area（領域、職責範圍）：需要長期維持的業務區塊，如「會計」、「人資」、「IT 維運」、知識文件...。
• Resource（資源資料）：各式參考資料、模板、學習素材。
• Archive（檔案庫、封存檔案）：已完成或過期但仍需保留的歷史資料。

企業內檔案也不外乎是這四個類群，或許這個規整方法也可以應用的企業。

這樣的分類原則，不是依主題（Topic）去放檔案，而是依「可行動性」（Actionability）去整理。
專案完成後，資料就移到 Archive；專案中用到的參考資料，就放在 Resource。資料自然會在四個區塊之間流動，而不是靜態地堆積。

在企業應用時，可以延伸為一套共享架構，例如：

Project 資料夾放各專案的共用文件，
Area 對應部門日常作業、知識文件，
Resource 作為知識中心，
Archive 為唯讀封存區。

透過 PARA 思維，企業不只是在「儲存檔案」，而是在打造資訊能流動的秩序。

Information Lifecycle Management (ILM)

概念：企業的每一份檔案都有生命週期：產生 → 使用 → 備份 → 存檔 → 銷毀。IT 的責任是確保每個階段都有對應的管理策略。

應用到中小企業的簡化版流程：

• 產生階段：建立檔案命名規則
• 使用階段：權限控管、共用機制
• 備份階段：考量如何進行備份
• 封存階段：年度封存（壓縮、唯讀）
• 銷毀階段：資料到期後刪除（符合法規）

這個 ILM 想的很好，但實際做起來卻非常不容易。因為：如何定義規則讓檔案進入 封存、銷毀 是個問題，散居各資料夾中的檔案，如何套用與執行規則，這是在純粹檔案管理的機制中，非常難執行的。

Knowledge Management (KM) 思維

知識管理思維，要讓檔案成為組織智慧的一部分，需加上「可搜尋、可理解」的設計。比如：

• 每份重要文件前加「摘要說明」區塊
• 以 Markdown 格式儲存知識文件（適合技術團隊）
• 定期舉辦「知識回顧日」，歸整資訊、萃取知識、並清理過時檔案

這個也是一個重要的思維，通常也是要有專用的 Knowledge Management 才好落實。

建立企業檔案命名規則

建立企業內一套檔案命名規則，這也是歸納整理的一環，同時也可以透由檔案名稱進行版本管理。

💡 命名是最便宜、也最長效的治理。

如何建立分享

分享的建立，會根據「歸納、整理」的結果來研究如何建立，筆者整理常見的方法，如下，通常也會是多種方法的融合。

區分 全公司、部門、個人 三個層級

公司資料分享，建立三個層級的分享：

• 全公司：放置全公司要讓所有同仁知悉的資料
• 部門：各部門有一個分享資料夾，存放部門的資料
• 個人：由個人自行存放資料

企業在一開始還不知道如何建立分享時，可以先採用這個方法。

這個方法比較好入門。但由於較欠缺規則，也容易檔案雜亂、該儲存的沒儲存的現象。

💡 分享不是讓所有人都能看，而是讓該看到的人可以看。

按照功能用途建立分享

如果比較明確知道哪些是企業要留存的檔案、哪些是協同運作所需資訊，便可以依 功能用途建立分享。常見的分享，如下，

• 財務
• 公司共用文件
• 現在執行中的專案
• 封存的專案
• 特定部門整理分享給全公司的知識
• 活動企劃
• 活動紀錄
• ...

依照「專案」建立分享

公司如果是 專案導向型的企業，也可以 依專案建立分享，並制定每個專案必須要有的子資料夾，如下：

• 招標紀錄
• 專案時程
• 工作計畫
• 執行紀錄
• ...

💡 權限以群組為單位，協作以專案為節點。

建立 帳號、群組

帳號

帳號，是企業內識別身分的一個重要機制，常見方法如下：

AD：企業內建立 AD Server，

在企業內部最常見、也最經典的帳號管理方式，就是 Active Directory（AD）。
這是由 Microsoft 提供的集中式身分驗證系統，讓企業可以在同一個網域下，統一管理使用者帳號、電腦、群組與權限。

簡單來說，AD 就像是公司的「門禁系統」，每位員工都有一張通行證（帳號），IT 管理者則負責定義誰能進哪一間房（存取哪個資料夾、系統）。

💡 帳號整不齊，權限就會亂；權限一亂，事故就會來。

使用 AD 的最大好處是「集中管理」：

• 一次登入、多系統共用帳號（Single Sign-On, 單一簽入），員工只要登入一次，就能使用檔案伺服器、內部郵件、印表機等資源；
• 群組化權限設定，可依部門或職務設定群組，再將資源授權給群組，而非單一個人；
• 整合安全政策，例如密碼規則、登入審查、帳號停用。

在中小企業中，若已部署 Windows Server（如 2019 或 2022 版本），可同時扮演檔案伺服器與 AD 網域控制器。
這樣的設計能在合理成本下，讓帳號、權限、資源共享三者都能有一致的控管標準。

💡 小提醒：若公司人數超過 20 人、檔案共享日益複雜時，導入 AD 幾乎是必須的。

Azure AD：雲端帳號與混合整合

隨著雲端服務普及，Microsoft 也把帳號管理機制搬上雲端，這就是 Azure Active Directory（簡稱 Azure AD），目前新版名稱為 Microsoft Entra ID。

它是 AD 的雲端版本，讓企業不必一定要維護實體 AD 伺服器，也能享有帳號集中管理與單一簽入（Single Sign-On）的好處。

Azure AD 的最大特點是「跨地點、跨設備的存取管理」—— 員工不論在辦公室還是家裡，只要透過網路登入企業帳號，就能安全地存取 Microsoft 365、OneDrive、Teams 等雲端服務。

對 IT 管理者而言，它提供更進階的功能：

• 多重驗證（MFA）：登入時除了密碼外，還需手機或 App 驗證，強化安全性；
• 條件式存取（Conditional Access）：可根據地點、裝置、風險等條件決定是否允許登入；
• 自動化同步：若企業同時有內部 AD，可透過 Azure AD Connect 同步帳號與密碼，形成「混合式 AD」架構。

這樣的混合架構是目前企業常見的過渡方案：內部資源由本地 AD 管理，外部雲端資源由 Azure AD 管理，兩者帳號統一、密碼一致。

💡 小提醒：若公司已導入 Microsoft 365，實際上已經自動擁有 Azure AD，只差是否善用它的管理功能而已。

使用各自 Server、NAS 的帳號：

對許多中小企業而言，導入 AD 或 Azure AD 可能還嫌太複雜，也有成本的考量。這時較常見、務實的做法，就是讓每台 Server 或 NAS 自行管理帳號。

但這種方法只適用人數很少的企業。隨著人數與設備增加，就會逐漸變得混亂、難以管理，甚至經常產生錯誤 (該給的權限沒有、沒該給權限的卻有權限才嚴重)。

在這種架構下，每一台伺服器或 NAS（例如 Synology、QNAP）都有自己獨立的帳號系統。
IT 管理者必須在每台設備上建立使用者帳號、設定密碼、指定可存取的資料夾與權限。
這種做法適合 10 人以下的公司，或是僅有一台主要檔案伺服器的情境。

為避免後續管理困難，建議採取以下策略：

• 統一帳號命名規則 ：在每一台 Server/NAS 上，使用一致的帳號名稱、密碼；
• 以部門為單位建立群組，減少重複設定；

雖然這類系統沒有 AD 那樣的集中管理能力，但如果命名清楚、權限邏輯簡單，也能維持基本秩序。當企業規模成長後，再導入 AD 或 Azure AD，也能平順過渡。

💡 小提醒：「帳號亂」是 IT Support 最常見的隱性風險之一，能早一點設計規範，就能少很多管理成本。

群組：

• 企業資源(分享)繁多，如果是每個資源都一一建立存取授權，哪樣工作會很繁瑣。
• 企業資源分享的基本原則是：把「資源」授權給「群組」，再把「帳號」加入到「群組」。把握此原則，才能簡化權限設定的工作，重點是這樣子：久了才不會亂。

把資源授權給群組，再把帳號加入群組。

💡 資源 → 群組 → 帳號：權限不再長出雜草。

這是帳號與資源管理的核心原則，也是 IT Support 長期維護時最省力的做法。

在企業實務中，群組通常依「部門」、「職務」或「專案」來建立，例如：

• Dept_HR（人資部門）
• Dept_Design（設計部門）
• Proj_NAS_Upgrade（NAS 專案群組）

這樣的設計有幾個好處：

1. 新增人員快：新進員工只要加入對應群組，就自動獲得該部門、或該專案所需的資源。
2. 調整權限簡單：要變更存取權限，只需修改群組，而非逐一修改帳號。
3. 安全審查容易：定期檢查群組成員，即可掌握權限分布。

這種「群組為中心」的設計，不僅適用於 AD，也同樣適用於 NAS、雲端服務（如 OneDrive、Google Workspace）。

💡 小提醒：權限若是「以人為單位」設定，早晚會亂；唯有「以群組為單位」設定，才能長久維護。

檔案分享儲存設備

當企業的檔案分類與權限設計都規劃好之後，接下來要思考的是「這些資料要放在哪裡？」。

在中小企業的實務環境中，常見的檔案儲存設備大致可分為三類：Windows Server、Windows 10/11 個人電腦、以及 NAS（網路儲存設備）。

這三者各有特性：

• Windows Server：Windows Server 兼具 File Server 功能，與 NAS 相比，Windows File Server 權限設定較為細緻、同時 Share 下還可以有 Share (巢狀分享) ，應用相當活、很彈性。
• Windows 10/11 通常見於微型團隊，直接透過內建的 SMB 檔案分享功能，在區域網路建立簡單共享環境。Windows 10/11 分享建議使用專業版，而且有人數上限。
• NAS（Network Attached Storage）：則介於兩者之間，兼具彈性與易管理性，是近年中小企業最常見的選擇。
  • 台灣常見的 Synology、QNAP 兩大 NAS 本土品牌，兼具成本與效能，是不錯的選擇。
• 當結合 AD Server 時，三者都可以使用 AD 的單一簽入。

檔案存儲設備注意要點：

當全公司的檔案集中在 檔案分享儲存設備時，這個保管的壓力就非常的大，面臨的挑戰是：

1. 硬碟故障
2. 伺服器故障
3. 被人誤刪
4. 中毒、中勒索病毒。

分別的因應方案如下：

1. 建立硬碟容錯機制：比如 RAID 1、RAID 5，可以防止硬碟故障的問題。
2. 建立良善的備份機制：可以防制 伺服器故障、被人誤刪、中毒...。備份機制較複雜，日後會再介紹。

關於 RAID 1, RAID 5 的介紹

RAID（磁碟陣列，Redundant Array of Independent Disks） 的設計目的，不是用來備份資料，而是為了提升 可用性（Availability）、可靠性（Reliability）。也就是當硬碟損壞時，系統仍能繼續運作，爭取維修與救援的時間。

常見的 RAID 型態有許多種，但在企業檔案伺服器與 NAS 中，最常見的是 RAID 1 與 RAID 5。

• RAID 1： （Mirroring，大家都稱 RAID 1 或 Mirror，中文就不翻譯了）

  • 由兩顆硬碟組成，一顆寫入資料時，另一顆即時同步複製。
  • 優點是資料安全性高，任一顆硬碟故障時仍能正常運作。

• RAID 5： （Parity，大家都稱 RAID 5，中文就不翻譯了）

  • 至少需要三顆硬碟，資料分散寫入，並同時產生「校驗資訊」。
  • 當其中一顆硬碟損壞時，系統可用其他硬碟與校驗資料重建內容。
  • 使用時機：
    • 需要很大的容量空間，而市場上單一顆硬碟容量不足以滿足企業需求時。
    • 需要加快存取速度時。NAS 硬碟通常是機械式硬碟，如果要加快資料存取速度，就需要建立 RAID 5 陣列才加速之。

有些企業若對效能與安全性都有較高要求，會選擇 RAID 10（1+0），結合 RAID 1 的鏡射與 RAID 0 的效能。

💡 小提醒：> RAID 只能防止硬碟故障，不能防止誤刪或勒索病毒。

💡 RAID 是容錯，不是備份；備份才是最後的保命線。

Windows Server、NAS 通常都會建立 RAID。

小結

要把檔案管理好，不僅只是把資料「放在哪裡」的問題，而是需要考慮「資訊怎麼流動」的設計。

本文從 歸納與規則（PARA／ILM／KM／命名）、到 分享結構（全公司／部門／專案／用途）、再到 身分與權限（帳號、群組、AD／Entra ID／本機帳號）、最後落實到 承載設備（Windows Server／Windows 10/11／NAS 與 RAID），目的只有一個：讓「該使用資料的人，可以存取到資料；不該存取資料的人，不能碰觸的資料」。

落實執行請記住三條主線：

1. 先方法、後工具：先決定分類規則與命名，再選擇雲端或 NAS；先定權限模型，再建立群組/帳號。
2. 以群組為中心：資源 → 群組 → 帳號，才能長久維護不失控。
3. RAID ≠ 備份：RAID 只解決可用性、可靠性，另需考量備份解決方案；兩者缺一不可。

給中小企業的最小可行方案（MVP）：

• 用 PARA 打底資料夾架構＋企業命名規則。
• 先建 部門群組，把共享資料夾授權給群組，再把人放進群組。
• 檔案集中於 NAS 或 Windows Server，做 RAID 1/5 ＋ 每日版本保留；外加至少一套 離線或異地備份。
• 定期 清理／封存：移除過時帳號、檢查權限。

檔案共享，一直企業內 IT 工作中非常繁瑣的工作。今天的方法，希望能幫助到您。

💡 會共享，是效率；會治理，才是能力。