企業的標配 --- 電子郵件

電子郵件已經像門牌號碼那樣，是企業的標配，每一家公司都有自己的電子郵件。

但這在台灣中小企業的落差卻是非常的大，有的是整個公司十個人共用一個 msa 信箱，有的則是建置 Exchange Server 或 全公司導入 Microsoft 365 方案。

對於這種每個月固定要付錢的方式 (訂閱制)，台灣中小企業老闆卻是非常的謹慎。今天就來探討這些事。

💡 電子郵件是企業的門牌，也是通往協同運作價值的一扇大門。

電子郵件伺服器

就筆者 IT 職涯所見，目前台灣中小企業所使用的電子伺服器的方式，有下面幾種。

• 使用 ISP 提供的個人信箱，如 @msa.hinet.net 這種是最常見，多是兩三個人的情況，但也有看到全公司近十個人共用一個信箱。
• 使用 Linux/Windows 搭配 Freeware 建置自己網域的郵件伺服器，這個早期較多，現在幾乎沒看到了。
• 使用 ISP 公司提供的企業信箱，搭配自己公司的網域，通常也是按照信箱數量計費。
• 購買硬體式郵件伺服器，搭配自己公司的網域。
  • 台灣本土廠牌：眾至科技、新軟系統、裕笠科技、捷赫國際...等。
    • 這些廠商提供的郵件伺服器，通常考量到：安全防護、管理便利、備份機制...，同時兼顧經濟實惠。
  • 台灣版土廠牌的 NAS，也可建置 電子郵件伺服器，如：Synology、QNAP、ASUSTOR...
    • 通常是買 NAS 後，再購買額外授權費來建立電子郵件伺服器，也有 NAS 提供少數免費的信箱數量。
• 自己建置 Exchange Server，Exchange Server 不只是電子郵件伺服器，還是群組軟體伺服器。通常是早期就已經建立的企業會繼續沿用。近幾年，Microsoft 大推其雲端產品，就比較少見新建置的 Exchange Server 了。
  • 架設與維護 Exchange Server 並不容易，目前這樣專長的工程師不多見了。
• Microsoft 365、Google Workspace 雲端解決方案。

常見的問題

• 共用信箱問題：
  • 若使用 ISP 信箱多人共用：
    • 若使用 POP3 協定，多人可以同時收信，但寄出的信只會留存在各自的電腦。
    • 信箱檔案在個人電腦上，不容易備份。
    • 若使用 IMAP 協定，往往受限 ISP 廠商提供的容量有限。IMAP 的信會留存在伺服器，若 ISP 提供容量有限，那就不好用了。
• ISP 廠商提供的信箱：
  • 不管是 個人信箱(如 @msa.hinet.net)、或是企業信箱(搭配自己 網域)，容量通常不大，都得收信到每個人的電腦。
  • 存在每個人電腦上的信件，非常不容易備份，往往備份就被忽略或遺忘了。
    • 電子郵件軟體開啟時，檔案會被咬住，不能執行備份。
    • 電子郵件軟體關閉時，同事就要關機下班了。
    • 只能拜託同事執行備份，但通常會忘記、或是有些人很難教會執行備份的工作。
• 自己建立郵件伺服器：
  • 硬體式郵件伺服器、NAS 附帶的郵件伺服器、Exchange 伺服器...。
  • 容量可以很大 (端視所購買的硬體方案而定)，容量大的好處是可以使用 IMAP 通訊協定，IMAP 方便同步到手機。
  • 人數可以很彈性 (很多)，雖須購買人數授權，但通常多買一些並不會太花錢。
  • 比較煩人的事是：要管理垃圾郵件，管理黑白名單...等事宜。
• Microsoft 365、Google Workspace：
  • 什麼都好、都很棒，就是每個信箱每個月都要付錢。
  • 單單信箱功能，每個月的費用落在 USD 6~8 之間。
    • Microsoft 365 商務基本版 (只有信箱、Web APP，不含 Office 軟體、1 T 雲端空間)，月費為每人 NT$195 。(如果不含 Teams 還會再便宜一點)
    • Google Business Starter (自訂企業電子郵件、30G 雲端空間)，每人每月 USD8.4 (年約方案為 每人每月 USD7)
    • 以上費用、方案僅供參考，以各原廠公告為準。
• Microsoft 365，有很多方案，在 300 人以下是 商務版方案：
  • Microsoft 365 商務基本版：主要是提供信箱功能。
  • Microsoft 365 Apps 商務版：主要是只提供 Office 軟體。
  • Microsoft 365 商務標準版：包括上面兩者。
  • Microsoft 365 商務進階版：包括商務標準版所有功能，加上進階安全性、威脅防護、裝置管理。

Clinet 軟體

• Windows 11 有內建 Outlook 軟體。但筆者不喜歡使用，因為中文輸入標點符號時，快捷鍵會被吃掉而有問題，變成無法輸入。
• Microsoft 365 的 Outlook (classic)：右上角的「試用新的 Outlook 」是陷阱，一樣會吃掉新注音輸入法的快捷鍵。
• 新的 Outlook、Windows 11 內建的 Outlook 軟體：
  • 介面比較簡潔
  • 需要設定的細節也比較不繁瑣，會使用一些自動發現的機制，所以你不用自己輸入 伺服器是哪一台。
  • 續上，但也因為可以進行設定的地方比較少，遇到老舊伺服器、或自建伺服器，有些會搭配不上。
• 手機 APP：
  • 手機 APP 通常可以連接以上郵件伺服器，但若屬於自建伺服器的，建議使用 IMAP 協定。
  • 手機也有 Outlook APP。
• 以上補充 Day 17 沒提到的。其它軟體介紹，請看 Day 17 的介紹。

探討：你只要 Email 還是需要 群組協作

在 Dya 17 我們探討了「企業的溝通與協作工具」，而其中 Email 又是企業的標配。

接下來，就要想想，企業是只要 Email？還是需要 更多功能的群組協作。先釐清需求，決定方向就不會走冤枉路：

A. 只要穩定收發信

• 情境：小規模、多在對外寄發通知/報價，內部協作則依賴檔案或通訊軟體。
• 重點：穩定性、垃圾郵件防制、行動端同步、備份。
• 解法建議：
  • ISP 企業信箱（若要行動端同步，則容量要買夠才行）
  • 或 雲端信箱入門方案（M365 商務基本版 / Google Business Starter）。
  • 人數稍多時，可以考量自建郵件伺服器，台灣本土的 眾至...等廠商的方案很成熟、很多人採用。

B. 要把行事曆、通訊錄、檔案、會議管理一起整起來

• 情境：需要群組協作，如跨部門行事曆排程、安排會議、共用通訊錄...。
• 解法建議：Microsoft 365（Exchange Online + Teams + SharePoint/OneDrive）或 Google Workspace（Gmail + Meet + Drive）。

💡 電子郵件是入口，協作才是價值堆疊的地方。

選型決策表（精簡版）

💡 中小企業實務：「新導入」：自建伺服器或雲端優先（M365/Workspace）、「舊地端」走混合/遷移、「小團隊」可先 ISP 企業信箱＋嚴謹備份。

郵件管理注意事項

• 信箱命名
  • 通常是一個人一個信箱
  • 有些企業的信箱是 職務導向，這樣的好處是人員異動時，不須對外進行通知。
• 信箱可以有別名
  • 一個信箱可以有多個別名。
  • 別名可以用在多個地方：比如某個專門功能、或是 離職人員把別名掛在某個人繼續收信。
  • 回信時，還是用你原本的名字回信，並不會用別名回信。
• 群組：
  • 可以建立群組信箱，這樣寄到這信箱的所有成員都會收到信。
  • 回信時，也是用你原本的名字回信，並不會用群組回信。
• 資源信箱
  • 企業使用群組協作時，可以把 資源 (如會議室、投影設備...) 也建立一個資源信箱。
  • 這樣子在安排會議時，可以看到所有與會者 人與資源，free/busy 情況，藉此安排大家時間都不衝突的會議時間。

💡 把會議室當資源管理，時間就不再撞車。

• 垃圾郵件防制：
  • 自建伺服器時，為了不讓別人以為你的伺服器是垃圾郵件來源，目前依些基本設定如下：
    • DNS 反解(rDNS)你的 Server 除了須是 固定 IP 之外，還要請 ISP 幫你的 IP 進行反解。
    • 建立 SPF Record
    • 另有 DKIM、DMARC ... 視需求建立之。
• 留存/稽核/法遵
  • 保留政策：有些商務郵件會被要求須留存，如 3–7 年。

遷移

常見的遷移需求如下：

• ISP/傳統 POP/IMAP → 雲端信箱
• 硬體式/NAS 郵件伺服器 → 雲端
• Exchange Server（地端）→ Exchange Online（含混合）

遷移過程頗為繁瑣，需考量不同系統之間，使用習慣不同、功能特性不同...等，建議找專業廠商協助，同時遷移後也要進行測試、教育訓練...等。

💡 先清垃圾信與大附件，再搬家才走得快

CompTIA A+ 對應

以下列出 CompTIA A+ 跟電子郵件相關的一些研習課題，如下。

• 網路/協定：SMTP/POP3/IMAP、連接埠基礎（25/465/587/993/995）、TLS。
• 行動裝置支援：行動郵件帳號設定、Exchange ActiveSync、行動裝置安全（MFA/遠端抹除）。
• 作業系統/客戶端：Outlook/郵件客戶端設定與疑難排解、資料檔（PST/OST）備份。
• 資安實務：社交工程/釣魚識別、權限最小化、資料保護與留存政策。
• 雲端概念：SaaS（M365/Workspace）優缺點、備份與責任共擔。

💡 A+ 的重點是實務操作與故障排除：會設定、會備份、看得懂錯誤訊息、知道怎麼定位問題。

小結

電子郵件是企業的「門牌」，是企業的基本必須，治理管理工作也須妥善才不致把門牌搞不見，也有聰明的企業延伸電子郵件成為具創造團體協作價值的協作平台。

選型前先釐清你是只要穩定收發信，還是需要行事曆、通訊錄、檔案與會議的整合；前者可用 ISP/入門雲方案，後者建議直接上 Microsoft 365 或 Google Workspace。

管理面上則把握：身分與命名（個人/別名/群組/資源）、是否需留存備份（保留年限與還原路徑）。若須遷移，則須妥善考量、並預做測試、演練與教育訓練。

今天的內容有點枯燥，但卻是 IT Support 最容易遇到繁瑣的工作之一。