在【Day 1】確定目標後，我們必須釐清非營利組織（NGO，以下簡稱中心）的真實運作情境。

求助的非營利組織（NGO，以下簡稱「中心」）是一家自助組織，各部門職工會按所屬服務對象在中心舉辦活動，需要每天開放時間內（一星期七天，毎天08:00-22:00）租用中心內的活動室、洽談室，有時並需要租用手提電腦及移動式影音設備等，由於活動頻繁。借用頻率高，常有爭佔場地問題。

今天我們就來深度拆解中心的實體資產、現行手寫流程，以及為何一套簡單的紙本「訂房簿」會變成志工與職員的行政噩夢。

一、 中心場地與移動設備資產盤點
中心現有的場地與設備資源非常豐富，但也意味著組合的多樣性與排程的複雜度：

可打通活動室 A 組（2 間）： 配備電視，每間可容納 20 人。具備「單間獨立借用」或「打通變成 40 人大空間」的彈性。

可打通活動室 B 組（2 間）： 配備鏡牆與隔音設備，每間可容納 20 人。同樣可單間或打通使用，常用於舞蹈、體能活動或音樂練習。有需要時，可配合可移動電視或投影機作簡報或觀赏影片用。

小型洽談室（1 間）： 設有沙發與小茶幾，專供個別輔導、家長面談或私密會談使用。

移動式影音物資： 移動式電視 1 台、投影機 1 台、手提電腦 2 台。需隨場地預約一併借出。

【空間與設備結構】

├── 活動室 A1 (20人, 電視) ┐ (可打通 40人)
├── 活動室 A2 (20人, 電視) ┘
├── 活動室 B1 (20人, 鏡面隔音) ┐ (可打通 40人)
├── 活動室 B2 (20人, 鏡面隔音) ┘
├── 小型洽談室 (沙發小几, 私密會談)
└── 可移動設備 (移動電視x1, 投影機x1, 手提電腦x2)

二、 現行「紙本訂房簿」工作流與稽核規定
目前中心依靠一本實體「訂房簿」進行管理，且為了符合財務與內部稽核規範，制定了相當嚴格的手寫規則：

實體翻查填寫： 職員需要親自到辦公室翻閱訂房簿，確認目標時段沒有衝突後，用鋼筆或原子筆手寫登記。

嚴禁使用塗改液： 為防範私自竄改或權責不清，所有修改一律不得用修正帶或塗改液掩蓋，必須保持原始筆跡以備查核。

60 天改期與收費條款： 若需改期或取消，必須用筆劃掉原紀錄。若屬改期，必須在 60 天內完成另外預約，否則該次借用將「照樣計費/扣除額度」。此舉是為避免職員為方便自己，一次訂太多時段，佔了後不用，浪費資源。

每節時長： 每節分整點（:00）及30分（:30）計算，最小單位為半小時，不足半小時作半小時計；

三、 營運現場 5 大深層痛點
這套運作多年的紙本制度，隨著中心業務量增加，產生了極大的行政內耗：

痛點 1：時間與空間限制，無法遠端即時預約
職員在外開會、外展或在家工作時，無法即時得知中心房間的空缺狀況。為了幫個案或合作單位預約時間，職員必須專程「回到中心辦公室」或「致電請其他在場職工」翻看訂房簿才能確認，嚴重降低工作效率。

痛點 2：手寫字體潦草，辨識困難且易出錯
每位職員與志工的字跡不同，遇到寫得較為潦草的字跡時，其他人需要花費時間「猜測」借用人是誰、借了哪間房或動用了什麼設備，極易看錯日期或名字，造成現場爭議。

痛點 3：版面多次劃改，資訊混亂難以閱讀
在「不能使用塗改液」的稽核限制下，取消、改期、調整時段全部只能靠「用筆劃掉加劃線重寫」。幾次變動下來，訂房簿整頁滿是劃線與密密麻麻的補充附註，畫面極其髒亂，翻閱時極易遺漏重要資訊。

痛點 4：「60 天改期追蹤」極度費時耗神
這是目前最讓幹部頭痛的行政死角！當某一筆預約被「劃掉改期」後，管理員必須人工追蹤該位職員「到底有沒有在 60 天內重新預約」。要核對這項規則，幹部必須往前翻閱過去兩個月的紀錄，逐筆比對，費時費力且極易漏查。

痛點 5：月結人工逐筆輸入 Excel 試算表，部門統計代價高昂
每月月底，負責財務與行政的志工必須拿出訂房簿，逐日、逐筆將一個月下來的手寫紀錄手工輸入到 Excel 試算表中，再依據不同的部門/專案行費用拆分與統計。這項重複性極高的打字工作，每月都在浪費志工數個小時的寶貴時間。