iT邦幫忙

2026 iThome 鐵人賽

DAY 14
0
Build on Google AI

用 Google AI 簡化行政工作流程:一個學校行政人員的 30 天實作紀錄系列 第 14 篇

Day 14:上線之後才是工作——老後台會用各種方式擋住你

  • 分享至 

  • xImage
  •  

AI 做得出網頁,但貼不進後台

昨天講的是模板框架裡我能改的那一塊。今天講另一半:做出來只是一半,貼進系統才是另一半。

這篇會列一串我踩過的坑,但真正的重點在最後:這一段幾乎自動化不了,而估「導入 AI 能省多少時間」的人通常沒把它算進去。

學校的網站跑在校方統一採購的那套模板系統上。這種系統有幾個共同特徵:

  • 年紀比你在這個單位的年資還大
  • 為了「讓不會 HTML 的人也能編輯」而設計
  • 每個功能都藏在一層一層的選單裡
  • 沒有給你完整的說明文件

而你要做的事,是把一份寫好的 HTML 放進去,讓它長得跟你設計的一樣。

我實際踩過的坑

一、要按兩次確定。

有些設定畫面分成好幾個區塊,每個區塊自己有一個「確定」,最後還有一個「送出」。你以為填完按送出就好,結果是沒按區塊的確定,那一區的設定不會生效——而且不會有任何提示。

我是在納悶「為什麼設定沒有生效」很多次之後才發現的。

二、預設值不是你要的。

新增一則公告的時候,「是否在新視窗開啟」這種選項預設是「否」。如果那則公告連到校外網站,你會希望它是「是」。這種選項散落在各處,而且不會提醒你。

唯一的解法是把慣用的設定寫成檢查清單,每次照著看一遍。這聽起來很笨,但比每次靠記憶可靠。

三、讓 AI 代打中文,會出現錯字。

這是最詭異的一個,而且要講清楚前提:發生在我用 Day 3、Day 9 提到的那套「另一套工具」代替我把中文打進後台編輯器的時候,不是我自己用鍵盤打。某些字會變成別的字——「內」變成「内」、「參」變成「参」、「軌」變成「軋」、「證」變成「証」。

最頑固的是「證」,同一句話重打兩次都錯。

我到現在也沒確認原因是出在後台的編輯器、瀏覽器,還是自動化工具本身。處理方式很土:每貼完一段就把內容跟原稿逐字比對一次,錯了就整段清掉重打;同一個字連續失敗,就改寫句子避開它——例如把「協助青年接軌 AI 產業」改成「協助青年進入 AI 產業」。

所以本機留存的檔案和線上公告的措辭,偶爾會有一點差異。那不是漏改,是為了避開一個打不出來的字。

四、有些 HTML 不是你寫的。

這個影響最大。系統的模組會自己產生 HTML——你在後台填欄位、上傳圖片,它照自己的模板吐出結構。

我在檢查網站無障礙的時候就撞到這件事:有兩個 <a> 標籤沒有 href、裡面包著圖片。那不是我寫的,是模組生的。我沒辦法改,因為那段模板不在我的權限範圍內。

(後來查下去發現那兩個其實不算違規——圖片有替代文字、連結也有說明文字。但「先以為是問題、查完發現不是」這段過程,跟無障礙一起放在 Day 16 講比較完整。)

所以我的工作變成什麼

在這種環境下,「做網站」的實際內容變成:

  1. 搞清楚哪些部分我能控制(通常是自訂樣式、自訂腳本、以及各區塊裡我填的內容)
  2. 在能控制的範圍內做到最好
  3. 對於不能控制的部分,知道它是什麼、影響是什麼、然後放著

第三點是我花最久才接受的。以前我會想辦法繞過去——用腳本在頁面載入後修改,或者用樣式去蓋掉。後來我不這樣做了,因為那些補丁在系統更新之後會失效,而且下一個接手的人完全看不懂。

能改的正面改,不能改的寫下來,這比硬幹可靠。

AI 在這一段能幫什麼

老實說,幫不上太多。

它可以幫我寫符合格式的 HTML、可以幫我調樣式、可以幫我處理重複的內容。但它沒辦法替我操作後台——它不知道那個選單在哪、不知道要按兩次確定、也不會知道打中文會出錯字。

這一段是純人工的。而且我認為短期內也會是。

所以這篇真正要講的是「盲區」這件事。

不是每個環節都能自動化。真實的行政工作裡,總有一段是「必須有一個人坐在那裡點來點去」的——而那一段往往就是最花時間、也最容易被忽略的。

昨天那篇說 AI 讓第一版很快出現,這句話沒有改。**但第一版出現之後,把它搬進系統、確認它在系統裡長得對,這段時間一點都沒有變少。**兩件事加起來才是真實的成本。

估「導入 AI 能省多少時間」的時候,如果只算前半段,估出來的數字一定太樂觀。

一個實際的建議

如果你也在維護這種系統,我建議做一件事:把操作步驟寫成筆記,一則訊息一個動作那種。

不是寫給別人看的手冊,是寫給三個月後的自己。因為這些步驟沒有邏輯可循,純粹是記憶——而記憶會忘。

我自己的筆記長這樣:「進到某個功能 → 新增 → 貼原始碼 → 存檔 → 兩個面板都要先按確定 → 最後送出」。看起來像廢話,但每次照著做就不會漏。

明天

Day 15:網站上的每一句話都要站得住腳——AI 寫的文案,一樣要過內容治理這一關。


上一篇
Day 13:網站不是我從零做的——AI 幫的是模板裡我能改的那一塊
下一篇
Day 15:Gemini 寫的文案,一樣要過內容治理這一關
系列文
用 Google AI 簡化行政工作流程:一個學校行政人員的 30 天實作紀錄 共 19 篇
圖片
  熱門推薦
圖片
{{ item.channelVendor }} | {{ item.webinarstarted }} |
{{ formatDate(item.duration) }}
直播中

尚未有邦友留言

立即登入留言