昨天寫到,這個專案還沒有結束。
數字對得起來了,接下來還要實際用。但在整理這幾天的文章時,我發現有一件事值得另外拿出來寫。
資料不齊的時候,我做過幾種不同的處理。有的停住,有的繼續,有的先留下來等人確認。
每次單獨看都有理由。但把它們放在一起,我想再問一句,那些沒有跟著做完的工作,最後去了哪裡?
先講信用儀表板的一個例子。
業務原本說的是「我想自己查得到客戶的額度狀況」。但要讓人查得到,除了把數字放上去,我還得處理資料不完整時,畫面會怎麼呈現。
逾期單據裡,有些需要分到宅配那邊處理,所以我得知道每張單實際用了哪一家物流。
之前有一次檢查,發現部分新開立的單據查不到物流。單據已經進來,物流資料卻還沒跟上,針對那些單再查一次,還是空的。
當時這些單留在客戶總覽,沒有分到宅配那邊,物流欄也就空著。
金額沒有不見,資料也保留下來了。可是「還查不到物流」,並不能證明它一定不屬於宅配。
只看總金額,我可能會覺得這份報表沒有問題。但如果接下來的人是按照分類去處理,單據放在哪裡就有差。
資料可以先留下來,但後面的人得知道,有哪一部分還不能確定。
寫到這裡,我回頭看了前面兩個專案。
在人資考核的程式裡,有一個截止時的處理方式。即使團隊的配對資料還沒有齊,仍然產出後續表單,缺少的欄位填上「未提交」。
這個設計允許流程先往下走,但沒有把缺的內容補成一個看起來正常的答案。收到表單的人至少看得出來,這裡還少了東西。
逾期報表也有類似的取捨。
Day 12 寫過,催款信出問題的時候,整份總表曾經一起被擋住。後來我把它拆開,催款信失敗,總表還是寄,錯誤也仍然要報出來。
所以我已經做過「這一步失敗,其他工作要不要跟著停」的判斷。
但這兩個例子也提醒我,不能只問要停還是要繼續。人資那邊是先產表,缺件仍然標著;逾期報表是先寄總表,失敗的催款信仍然沒有寄出去。
繼續往下走,不代表前面缺的東西就處理完了。
在信用儀表板裡,這條界線更具體。
有一張單已經過了預計收款日,但會計還沒有完成那個期間的沖帳確認。這時候有一種可能,錢其實已經收到了,只是帳還沒確認完。
如果直接把它當成確定欠款,後面就可能催到已經付款的人。
可是把它寫成「未到期」也不對,因為它確實已經到期了。
所以宅配明細裡用了「未沖帳確認」這個標記。日期照原本的資料顯示,但不把這些單標成確定逾期。
這個區別很小,但我覺得很重要。使用者可以先看到這張單,知道它還需要確認,卻不能只因為它出現在畫面上,就把它當成可以催款的依據。
到了正式寄信的流程,還要有最終確認,也要排除尚未確認的單。這些是正式版要落實的條件,不能因為 demo 已經能顯示標記,就算寄信這一段也完成了。
同一筆資料,可以先被看見、先被檢查,但要拿它去通知別人,還需要多一個條件。
不過,標出來之後還有下一個問題。
逾期報表的寄信程式遇到缺少負責人、或找不到信箱的資料,會記錄下來,跳過那一筆,讓其他資料繼續處理。
前面文章提過一次漏寄,後來有補寄。但「那次有補寄」和「以後每次被跳過,都會有人接手」,中間還差了一段。
光看這段程式,我知道它怎麼跳過,卻不能因此說明誰會去看那些紀錄、什麼時候補資料、補好之後怎麼確認真的寄到了。
這也是我現在回頭看物流空白時,想繼續追的地方。
多做一個「待確認」分類,好像就有地方放了。但如果沒有人負責看,或看完不知道要做什麼,那些單也只是換一個地方待著。
人資考核的「未提交」也是一樣。標記能讓缺件被看見,不能代替後面的補件。
我得把問題問得更具體一點。這筆資料交給誰?他要補什麼?補完以後要重新跑哪一步?下一個人怎麼知道可以接著做了?
前面幾天寫了很多已經做完的事,接資料、對數字、合併兩邊的需求。
這一篇整理到最後,我在意的是那些沒有一起做完的部分。
有些需要等上游資料,有些需要人確認,有些只是少了一個信箱。原因不同,不能全部放進同一個「異常」裡,就覺得已經有處理。
要留下人工工作也可以,但我得說得出來,那個人什麼時候會知道輪到他,以及他做完以後,系統要怎麼接下去。
下一次驗流程,我想把那些被跳過的單另外拿出來,一筆一筆問,它最後怎麼回來。