團隊成長後最大的挑戰，不是工作變多。

而是同一件事情，每個人都有不同做法。

前言

許多企業常見問題：

• 新人訓練時間過長
• 工作交接困難
• 作業品質不一致
• 經驗無法複製

當工作依賴個人經驗時，組織效率很難持續提升。

AI 可以協助將經驗快速整理成 SOP 與知識文件。

為什麼 SOP 很重要

好的 SOP 可以達成：

• 降低錯誤率
• 加快新人上手速度
• 提升作業一致性
• 保留組織知識

SOP 不只是文件，而是可複製的成功經驗。

AI 核心觀念

不要只問：

請幫我寫流程。

應改成：

請依據以下工作內容，建立標準作業流程、執行步驟、檢查項目與注意事項。

案例一：建立新人教育 SOP

情境：

新同仁報到流程沒有標準文件。

Prompt：

請建立新人報到 SOP。

包含：
準備事項
執行步驟
檢查清單
注意事項

案例二：建立例行作業 SOP

情境：

每月固定執行作業。

Prompt：

請將以下工作內容轉換成 SOP。

輸出：
目的
步驟
驗證方式
異常處理

案例三：建立系統維護流程

情境：

重要系統維護缺乏標準流程。

Prompt：

請建立系統維護 SOP。

包含：
前置準備
執行步驟
驗證作業
復原程序

案例四：建立工作交接文件

情境：

同仁離職或調職。

Prompt：

請建立工作交接文件模板。

包含：
工作內容
重要聯絡人
系統權限
待辦事項

案例五：建立部門知識庫

情境：

知識散落在郵件與聊天紀錄。

Prompt：

請將以下資料整理成知識庫文件。

分類：
常見問題
處理流程
注意事項
參考資料

常見錯誤

❌ 只寫流程

✅ 加入檢查點

❌ 沒有異常處理

✅ 建立應變流程

❌ 文件太長

✅ 條列式步驟

❌ 不更新 SOP

✅ 定期檢討修訂

Best Practice

建議 SOP 固定包含：

1. 目的
2. 適用範圍
3. 執行步驟
4. 檢查項目
5. 異常處理
6. 文件版本

今日實作

找一項每週或每月固定工作。

請 AI：

1. 建立 SOP
2. 建立檢查清單
3. 建立異常處理流程
4. 建立交接文件

今日練習題

練習一

建立新人訓練 SOP Prompt。

練習二

建立系統維護 SOP Prompt。

練習三

建立工作交接 Prompt。

萬用 SOP 模板

請扮演流程顧問。

將以下工作內容轉換為 SOP。

輸出：
【目的】
【適用範圍】
【執行步驟】
【檢查項目】
【異常處理】
【注意事項】

今日重點

✅ AI 可以快速建立 SOP

✅ AI 可以協助知識傳承

✅ AI 可以建立交接文件

✅ AI 可以標準化作業流程

✅ SOP 是組織知識的重要資產

明日預告

Day 24｜使用 AI 撰寫主管報告與管理摘要