一個好的策略，一個好的提案，要怎麼樣才能落實？要怎麼樣才能達成目標？
我們需要一個好的管理方法，來協助我們按部就班完成任務。

接下來幾天，將會跟大家介紹一些平常我會使用的工具/方法，有些工具/方法沒有特別篇幅介紹的，會在個別單元中提出。
[wiki]
PDCA（Plan-Do-Check-Act的簡稱）循環是品質管理循環，針對品質工作按規劃、執行、查核與行動來進行活動，以確保可靠度目標之達成，並進而促使品質持續改善。

規劃（Plan）：產品可靠度目 標預測與訂定、可靠度計畫研擬與確定、可靠度組織與分工。
執行（Do）：可靠度作業激勵、命令與實施。
查核（Check）：產品可靠度 評定與評估、可靠度作業管制與稽核。
行動（Action）：各種可靠度工作之作業單位間協調、可靠度改善對策訂定、改善行動執行與跟催。

PDCA雖然是品質管理的方法，但是套用在專案管理以及日常事務運作上也是相當有效的，其作法如下：
規劃（P）：應採目標管理，注意要領包括：
a.訂定目標
b.決定目標達成的方法
c.決定目標達成否的評估基準

執行（D）：依據計畫實施且為了能夠確實落成計畫，此階段應進行一個小型的PDCA循環。

查核（C）：依據先前擬定的評估基準查核實際績效，也就是將目標值與實績相對照。

行動（A）：在查核後如果發現未能達成目標，首先採取緊急對策，消除該現象，然後再進一步進行PDCA循環設法防止相同的問題重複發生。

我們試著想想，是不是常常我們接到使用者的系統需求時，總是先衡量技術是否可以達成，然後估算需要完成的時間，想辦法在要求的時間完成工作，但是做出來的品質卻又達不到使用者的要求？

一般資訊單位在進行專案時，較缺乏的是規劃處理，沒有明確定義專案目標與訂定目標達成的評量指標，往往接到任務，基於時效性，矇著頭就先做了，等到做出一個雛型，再來向使用者展示時，才發現與使用者的需求差異過大。結果浪費了人力工時，卻沒有達到成果。

要改善這些問題，可以搭配我們後面會介紹的一種分析工具，5W1H來協助思考。

首先要確定使用者是誰？除了提出需求的人之外，是不是其他的使用者也有此需求？此需求要達成的目的要解決的問題是什麼？此需求是否已經完全了解？不確定的部份，該由誰回答或決定（窗口）？為什麼使用者會有此需求？基於系統的整體性，是否該提供此需求？是否有替代方案可以達成？什麼時候該完成？要花多少時間？我的資源夠嗎？不夠要以什麼方式進行？委外？或自行開發？

有了這些評估之後，我們可以進行專案規劃，以下列出幾個要點:

專案名稱：
專案目標：
聯絡窗口：
需求日期：
專案時程：
專案項目：
執行人員：
預計開始日期：
預計完成日期：
檢核點：
驗收項目：
驗收人員：
驗收方式：
結案確認

當然我們可以透過甘特圖，來進行專案的排成與規劃，如果您手邊沒有 Project，那麼有一套免費的 Gantter 用起來相當簡便，而且整合 Google Doc ，整個在雲端就可以完成專案的規劃。

有了規劃腹案，依照訂定的時程開始進行專案的每一個步驟，並配合檢核點，來檢視各階段的工作成效。如發現有問題則依照 PDCA 循環，擬定改善行動方案，可能原先的規劃不足，那麼又再次進行 PDCA 程序，以確保專案的執行可以管控得宜，完成專案的目標。

以上所介紹的，是自己工作上的一些心得，不一定就是完整的方法，每一個階段，都各有其執行的要領，每個專案可能都有其特殊性，沒有辦法以一概全。

最主要的是這些方法，可以確保我們在進行專案時，進度是可以控管的，搭配專案管理工具，（其實簡單的 Excel 與 Calendar 就可以進行管理），提醒專案管理者各階段該完成的任務，當然很多是靠經驗的累積，但做事有方法，才能事半功倍，減少虛工的發生。

也歡迎大家提出您的作法，供大家參考，精益求精。

全系列文章列表