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DAY 2
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[IT營運心法]系列 第 2

[IT營運心法]-01.策略執行方法-PDCA

一個好的策略,一個好的提案,要怎麼樣才能落實?要怎麼樣才能達成目標?
我們需要一個好的管理方法,來協助我們按部就班完成任務。

接下來幾天,將會跟大家介紹一些平常我會使用的工具/方法,有些工具/方法沒有特別篇幅介紹的,會在個別單元中提出。
[wiki]
PDCA(Plan-Do-Check-Act的簡稱)循環是品質管理循環,針對品質工作按規劃、執行、查核與行動來進行活動,以確保可靠度目標之達成,並進而促使品質持續改善。

規劃(Plan):產品可靠度目 標預測與訂定、可靠度計畫研擬與確定、可靠度組織與分工。
執行(Do):可靠度作業激勵、命令與實施。
查核(Check):產品可靠度 評定與評估、可靠度作業管制與稽核。
行動(Action):各種可靠度工作之作業單位間協調、可靠度改善對策訂定、改善行動執行與跟催。

PDCA雖然是品質管理的方法,但是套用在專案管理以及日常事務運作上也是相當有效的,其作法如下:
規劃(P):應採目標管理,注意要領包括:
a.訂定目標
b.決定目標達成的方法
c.決定目標達成否的評估基準

執行(D):依據計畫實施且為了能夠確實落成計畫,此階段應進行一個小型的PDCA循環。

查核(C):依據先前擬定的評估基準查核實際績效,也就是將目標值與實績相對照。

行動(A):在查核後如果發現未能達成目標,首先採取緊急對策,消除該現象,然後再進一步進行PDCA循環設法防止相同的問題重複發生。

我們試著想想,是不是常常我們接到使用者的系統需求時,總是先衡量技術是否可以達成,然後估算需要完成的時間,想辦法在要求的時間完成工作,但是做出來的品質卻又達不到使用者的要求?

一般資訊單位在進行專案時,較缺乏的是規劃處理,沒有明確定義專案目標與訂定目標達成的評量指標,往往接到任務,基於時效性,矇著頭就先做了,等到做出一個雛型,再來向使用者展示時,才發現與使用者的需求差異過大。結果浪費了人力工時,卻沒有達到成果。

要改善這些問題,可以搭配我們後面會介紹的一種分析工具,5W1H來協助思考。

首先要確定使用者是誰?除了提出需求的人之外,是不是其他的使用者也有此需求?此需求要達成的目的要解決的問題是什麼?此需求是否已經完全了解?不確定的部份,該由誰回答或決定(窗口)?為什麼使用者會有此需求?基於系統的整體性,是否該提供此需求?是否有替代方案可以達成?什麼時候該完成?要花多少時間?我的資源夠嗎?不夠要以什麼方式進行?委外?或自行開發?

有了這些評估之後,我們可以進行專案規劃,以下列出幾個要點:

專案名稱:
專案目標:
聯絡窗口:
需求日期:
專案時程:
專案項目:
執行人員:
預計開始日期:
預計完成日期:
檢核點:
驗收項目:
驗收人員:
驗收方式:
結案確認

當然我們可以透過甘特圖,來進行專案的排成與規劃,如果您手邊沒有 Project,那麼有一套免費的 Gantter 用起來相當簡便,而且整合 Google Doc ,整個在雲端就可以完成專案的規劃。

有了規劃腹案,依照訂定的時程開始進行專案的每一個步驟,並配合檢核點,來檢視各階段的工作成效。如發現有問題則依照 PDCA 循環,擬定改善行動方案,可能原先的規劃不足,那麼又再次進行 PDCA 程序,以確保專案的執行可以管控得宜,完成專案的目標。

以上所介紹的,是自己工作上的一些心得,不一定就是完整的方法,每一個階段,都各有其執行的要領,每個專案可能都有其特殊性,沒有辦法以一概全。

最主要的是這些方法,可以確保我們在進行專案時,進度是可以控管的,搭配專案管理工具,(其實簡單的 Excel 與 Calendar 就可以進行管理),提醒專案管理者各階段該完成的任務,當然很多是靠經驗的累積,但做事有方法,才能事半功倍,減少虛工的發生。

也歡迎大家提出您的作法,供大家參考,精益求精。

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海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2011-10-02 10:48:20

這個Gantter看起來也蠻不錯用的,推好文。
讚

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SunAllen
iT邦研究生 1 級 ‧ 2011-10-02 23:52:11

推啊~~拍照拍照讚 好物,我本來是要介紹這個的...毆飛

0
modernsarah
iT邦研究生 4 級 ‧ 2011-10-05 10:46:12

愛你您的主題方向跟我有點類似,
不過你偏專業(技術組), 我偏個人(人生組),
這次技術組的加碼到6萬元,
果然大家都來勢洶洶, 寫的很不錯,
繼續加油哦~^_^~

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