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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_11:流程4.2的修訂與勘誤〉

流程4.2「發展專案管理計畫」(Develop Project Management Plan)是規劃流程群組第一個流程,負責界定、準備以及協調所有子計畫,並將它們整合成為專案管理計畫。流程4.2唯一的輸出項目「專案管理計畫」界定專案如何執行、監控與結案,其內容會因應用領域和專案複雜度而異。
原本在PMBOKG4中,為了製造「專案管理計畫」只會流向執行流程、監控流程和結案流程所有20個流程的假象,不得不先把所有會流向執行流程、監控流程和結案流程的子計畫通通先彙總到流程4.2「發展專案管理計畫」成為「專案管理計畫」之後,再由流程4.2轉流向執行流程、監控流程和結案流程。筆者當時在《人人都可以成為PMP大師:國際專案管理師認證寶典(Ⅰ.祕笈篇, Ⅱ.關鍵詞篇, Ⅲ.題庫篇)》套書(ISBN:978-986-86326-2-2,可以到博客來網路書局購買)中,只好將這種由流程4.2轉手的工程稱為「過水機制」。

PMI®編修小組在PMBOKG5中,打破此一假象,重新制定下列專案管理計畫規則:

  1. 在ITTO輸入欄中,如果專案管理計畫的子計畫和基準是主要的輸入項目,它必須明列。
  2. 在ITTO輸出欄中,專案管理計畫的子計畫和基準是會以「專案管理計畫更新」呈現,然後在對應章節中再另加描述。
  3. 在ITTO輸入欄中,會產生子計畫的規劃流程,專案管理計畫必須明列。
  4. 在監控流程中,主要的輸入項目必須是「專案管理計畫」,而不是特定的子計畫和基準,輸出項目則是以「專案管理計畫更新」呈現,而不是特定子計畫的更新。

此項新規定讓做為流程輸入項目之「專案管理計畫」和輸出項目之「專案管理計畫更新」有了較合理一致的解釋。我們先來看流程4.2的ITTO圖和DFD圖:

在ITTO圖中,流程4.2共有4項輸入、2項工具&技術、1項輸出。2個黑色輸入項目——「專案許可證」和「其他流程的輸出」代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」和「促進技術」代表會被其他流程重複使用;唯一的黑色輸出項目——「專案管理計畫」代表流向其他流程。

在DFD圖中,流程4.2的4個輸入項目只會集中在3條箭號上;流程4.2的1個輸出項目會分散在23條箭號(此圖只畫了21條)上。這是因為流程4.2這4個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:一是來自流程4.1的「專案許可證」,一是來自其他流程的「其他流程的輸出」,另二個是來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程4.2的輸出項目「專案管理計畫」則會流向23個流程。

在DFD圖中,PMI®編修小組已經將「其他流程的輸出」展開為「溝通管理計畫」、「成本管理計畫」、「人資管理計畫」、「採購管理計畫」、「流程改善計畫」、「品質管理計畫」、「需求管理計畫」、「風險管理計畫」、「時程管理計畫」、「範圍管理計畫」、「關係人管理計畫」、「成本基準」、「時程基準」、「範圍基準」、「專案管理計畫更新」等15項,這些由「其他流程的輸出」的11個子計畫和3個基準正好構成專案管理計畫:

  1. 範圍管理計畫(流程 5.1輸出項目)
  2. 需求管理計畫(流程 5.1輸出項目)
  3. 範圍基準(流程 5.4輸出項目)
  4. 時程管理計畫(流程 6.1輸出項目)
  5. 時程基準(流程 6.6輸出項目)
  6. 成本管理計畫(流程 7.1輸出項目)
  7. 成本基準(流程 7.3輸出項目)
  8. 品質管理計畫(流程 8.1輸出項目)
  9. 流程改善計畫(流程 8.1輸出項目)
  10. 人資管理計畫(流程 9.1輸出項目)
  11. 溝通管理計畫(流程 10.1輸出項目)
  12. 風險管理計畫(流程 11.1輸出項目)
  13. 採購管理計畫(流程 12.1輸出項目)
  14. 關係人管理計畫(流程 13.2輸出項目)

至於流程4.2的輸出項目「專案管理計畫」則會流向下列23個流程:
A. 9個規劃階段(P)流程:「規劃範圍管理」(流程5.1)、「規劃時程管理」(流程6.1)、「規劃成本管理」(流程7.1)、「規劃品質管理」(流程8.1)、「規劃人資管理」(流程9.1)、「規劃溝通管理」(流程10.1)、「規劃風險管理」(流程11.1)、「規劃採購管理」(流程12.1)、「規劃關係人管理」(流程13.2)
B. 1個執行階段(E)流程:「指揮與管理專案工作」(流程4.3)
C. 11個監控階段(M)流程:「監控專案工作」(流程4.4)、「執行整合變更控管」(流程4.5)、「確認範圍」(流程5.5)、「控管範圍」(流程5.6)、「控管時程」(流程6.7)、「控管成本」(流程7.4)、「控管品質」(流程8.3)、「控管溝通」(流程10.3)、「控管風險」(流程11.6)、「控管採購」(流程12.3)、「控管關係人全心投入」(流程13.4)。
D. 2個結案階段(C)流程:「結束專案或階段」(流程4.6)、「結束採購」(流程12.4)

上圖(摘自PMBOKG5第73頁)的輸出項目少了「確認範圍」(流程5.5)和「控管品質」(流程8.3),PMI®編修小組應不致於如此胡塗,應該是美編排版錯誤。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

由於流程4.2的4個輸入項目中有2項不是來自其他流程(此處特別用藍色字體做區別,若是來自流程則保持黑色字體),因此在這2項輸入項目之前要加上天線,以表示該2個項目不是來自其他流程。在解碼圖中筆者已經將「其他流程的輸出」展開後的所有15項明列在I欄。

流程4.2唯一的輸出項目「專案管理計畫」會流向23個流程,本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字23,就可以代表該輸出項目會流向23個流程,不過從DFD圖中可以發現這23個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字23改為「4,19」,以代表該輸出項目會流向4個與流程4.2相同知識領域的流程(4.3/4.4/4.5/4.6),以及其他19個與流程4.2不同知識領域的流程(5.1/6.1/7.1/8.1/9.1/10.1/11.1/12.1/13.2/5.5/5.6/6.7/7.4/8.3/10.3/11.6/12.3/13.4/12.4)。

流程4.2是PMBOKG5最重要的流程,大多數規劃流程都會產生子計畫流向流程4.2,執行流程和監控流程也會有輸出項目「專案管理計畫更新」流向流程4.2,流程4.2唯一的輸出項目「專案管理計畫」也會流向規劃流程、執行流程、監控流程和結案流程,幾乎所有流程都和流程4.2有互動。整體來說,除了DFD圖的錯誤之外,PMI®編修小組對流程4.2「發展專案管理計畫」的修正讓「專案管理計畫」在整個系統中較有完整和一致性。下一篇將審查規劃流程群組第2個流程「規劃範圍管理」(流程5.1),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

上一篇:PMBOKG5_10:流程13.1的修訂與勘誤
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1 則留言

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frankmclin
iT邦研究生 4 級 ‧ 2013-02-16 11:48:31

frankmclin提到:
這些由「其他流程的輸出」的11個子計畫和3個基準正好構成專案管理計畫:

  1. 範圍管理計畫(流程 5.1輸出項目)
  2. 需求管理計畫(流程 5.1輸出項目)
  3. 範圍基準(流程 5.4輸出項目)
  4. 時程管理計畫(流程 6.1輸出項目)
  5. 時程基準(流程 6.6輸出項目...(恕刪)

補記:
在PMBOKG5中,專案管理計畫除了包含由「其他流程的輸出」的11個子計畫和3個基準之外,還有2個不是由任何流程產生的預設子計畫:
1.變更管理計畫(Change Management Plan)
2.建構管理計畫(Configuration Management Plan)

這2個子計畫只在流程5.6「控管範圍」的輸入項目描述中提到(PMBOKG5第138頁),詳細情形請參考〈PMBOKG5_46:流程5.6的勘誤〉。

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