iT邦幫忙

2019 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 4
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Agile

為團隊與組織導入敏捷的經驗分享系列 第 4

透過分享去激發團隊的討論

昨天在〈團隊一起定期聊聊近況吧〉提到一開始閒聊時,難免會有冷場的顧慮。這時候若有人願意分享一些做法或知識,就能成為一個好的開始。

分享的主題可以是既有的知識、可以是某件事自己心目中的理想做法、可以只關於技術、也可以聊聊團隊合作上的小技巧、或是身為想導入敏捷元素的推廣者,趁機傳教也是一個很好的切入點(笑)。

分享時,可以多帶一點主見,而不用擔心與其他人不同。相反的,這可能會製造出更多討論的機會,讓每個人都藉著主題分享自己的觀點與習慣或是表達心中的疑惑。只要有個人能幫忙控場,比如說限定每個人的發言時間,或是要求不要打斷別人的發言⋯⋯等等,讓大家能有條理地進行辯論,而不會變成吵架大會。這部分可以在分享開始前先彼此說好,讓團隊成員主動互相提醒,除非秩序真的走偏了,再由控場的人去做客觀提醒。

控場的人儘量不要和分享主題的成員同一個,而是讓控場的人成為主持人,讓分享主題的成員(後稱主講者)專心在論述其準備的內容,這樣也能避免主講者在辯論時,反而沒辦法很好的維持場面。

主持人可以讓成員們輪流擔任,只要大家對於討論的方式與規則有個共識即可。比如說,討論是要等到主講人把整個分享講完再進行,還是中間可以舉手打斷;要能尊重現在發言的夥伴,等他發言完再接著講等等;每個人的發言是否有時間限制,有的話大概多久。這部分就看各個團隊的文化與特質,但只要能營造一個能互相尊重發言權利的基礎,就不太會有問題了。

在進行這個活動時,要注意除了讓主講者的知識能與大家共享、同步外,另一個很重要的就是製造交流的機會,也讓身為聽眾的成員一同參與,讓資訊不是單方面的由主講人傳遞給其他人,而是透過討論的方式,彼此給予回饋,讓團隊更了解其他想法,如果能因此討論出一個共識就更好了。

因此除了嘗試限制每個人討論時的單次發言時間外,最好也為主題分享和總討論時間設立時間限制。這樣是避免整個分享拖太長,成員精神耗盡,導致虎頭蛇尾。個人會建議一次分享最多不要超過 40 分鐘,若是發現會超過就表示這次主題訂太大了,會建議拆分成多次分享。

不過,可能會人提出疑慮,雖然透過主題分享是一個不錯的固定聊聊的破冰方式,但若沒人敢出來分享還是會陷入同樣的困境。這是有可能的,因為要和大家分享知識,總會覺得沒幾把刷子就出來分享可能會被盯在講台上。可以多鼓勵成員,讓大家明白主題分享不是去講課,而只是與其他人分享自己在某件事的經驗與見解,透過這種拋磚引玉的方式,讓有興趣的人加入分享。

在這個活動中,不是要爭出對錯,每個人都有習慣的方式和認同的哲學,沒有唯一解,重點是能讓彼此更加暸解。就算討論出什麼結果,也不代表以後就都要這麼做,甚至可以提議說這個活動不能對現況作出任何改變,但可以在有共識後在其他場合提出要去落實。

最後,記住主題分享的目的:製造一個讓團隊交流的空間。


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