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2019 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 8
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在比較傳統的工作模式下,很多時候的工作都是由主管直接交辦下來,或是在開會時被點名承接。甚至會把清單上的每項工作都指派一個人負責,默默的每個人就被指派了很多工作,這些工作都要完成,然後相關人員都一直在詢問進度,每個人都認為與自己相關的事情最重要,於是被指派的成員就會被強迫的不斷切換工作項目,導致產能降低。

在被指派的情況下,會很容易讓該成員難以專注把事情做好,儘管一次只做一到三件事,但是那些已經指派給他的工作卻像是沈重的包袱壓在身上,難以喘息。這些似乎永遠做不完的事情特別讓人感到沮喪。

除了對人的影響,這些看似已經被指派的項目會讓人誤以為一直有人在做,事實上只是一直停在佇列裡,毫無進展。也因為已經被指派了,所以其他人會覺得這件事與自己無關,反正就交給被指派的成員就好,而不再關心,於是這件事可能直到燃眉之急的時候才發現根本沒有任何進展。這時候才會感受到強迫將所有項目都填有負責人,或許就像是病急投醫、求神問鬼得到的心安作用罷了,對實際情況毫無幫助。

在敏捷的文化裡,會比較偏向讓成員主動認領工作,而不是被指派,並且會限制每個人最多能認領的項目數量,絕對不能超過。而未被認領的項目,就是沒人負責,不會硬要將每個項目都指派一個人負責。那麼,與被指派相比,這樣的方式又能帶來什麼好處呢?

讓成員主動認領,可以讓成員選擇其最熟悉或是最感興趣的部分,在效率與動力上都會有所幫助。除此之外,藉由主動認領的這個動作,讓成員感覺是自己主動承擔這個職責,而不是被強塞的,在心態上也會比較願意為此負責。 也因為是自己認領的,對於難易度以及成本上的評估會比較考量到自身狀況。這部分有時候不一定是能力的問題,有可能是最近其他事務比較多、或是身體疲弱,導致時間較瑣碎或執行力低落。讓成員根據自身狀況選擇有辦法完成的項目,才不會領了一個工作,卻進度緩慢,讓這個工作與他的產能都被停滯住了。

承上,比較好的生產線不應該是將所有人的產能壓榨至盡,而是工作解決的狀況是否流暢,所以我們就應該要減少工作項目被停滯的可能。透過上段敘述,讓成員領取有辦法完成在短期內完成或有所進度的工作項目,去避免因為不適合的工作效率低落導致這份工作卡在他身上。更甚之,倘若某甲不適合,但可能某乙目前很適合承擔這個工作,但因為某甲被強制認領了,導致某乙認為這份工作已經有人在做了,所以就不再關注、嘗試承接,這就是一種損失。同樣的,除非這份工作已經有人打算開始動工了,不然盡量不要指派負責人,而是等到要解決問題時,才將其認領,這樣團隊才會知道實際哪些工作是有在進展的,有哪些工作項目是可以讓還有餘力的人主動承接的。

至於去限制每個人最多能認領的項目數量也是類似道理,一來畢竟每個人的時間都有限,不可能同時做太多事,二來是切換工作的成本很大,若是硬要承接這麼多工作項目,只會導致產能在切換的過程中被耗損,造成浪費。當某人承接這麼多工作造成效率的低落時,或許就有雖然沒那麼擅長,但因為不用切換成本,所以更能有效率完成這件事的其他人可以承接。

但是,當我們發現某些工作真的就只能由某人承接,所以都掛在他身上時,我們就要警覺這種狀況就是生產線的瓶頸。許多工作項目要完成都會被卡在這個瓶頸上,這是不好的現象,這時候我們就要想辦法改善瓶頸,而不是違反原則強硬都把事情都掛在他身上。

在保持生產線的順暢上仍有許多話題可以聊,今天先就由主動認領取代被指派這件事去切入。儘管論述不少,但之中或許還有一些概念或技巧,就等之後幾天再繼續講吧。再講之前,大家可以也好好思考自己現在運行的流程是不是也有類似的窒礙,或是其他的阻礙,又該如何保持流程順暢,我想這是一個很有趣的議題。


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