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2019 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 21
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Agile

為團隊與組織導入敏捷的經驗分享系列 第 21

Retrospective 活動:新手篇 (1)

今天要介紹的活動組是來自於Retromat 推薦、由 Coriina Baldauf 所寫〈The best retrospective for beginners〉,也就是最適合初學者的回顧活動。我會先將他所介紹的活動拆成昨天所講的五個階段,分段帶大家暸解整個活動,最後再整合成比較流程的形式解說。

設定會議基調(Set the stage)

在回顧會議一開始,我們會請主持人在會議時間一到,先進行所謂的「報到」(Check in)活動,這個活動的目的是為了讓與會人員暸解到現在已經開始開會了,該把心情從「開會前」轉換到「開會中」。

該篇文章介紹的的報到活動叫做「Positive & True」,目的是為了讓大家建立起比較正面的情緒,以利開會的進行。也希望透過這個活動讓每個與會人員都有機會去說話,就算只是說個「Pass」也行。

活動方式是讓一個人起頭,然後讓他問他旁邊的成員一個問題,這個問題的答案會被預期是比較正向的,例如:

  • 你認為在剛結束的這個衝刺中,什麼事情是做得不錯的?
  • 最近有什麼事情讓你感到很快樂的?
  • 在剛結束的這個衝刺中,你為了其他成員做了什麼不錯的事?

當該成員回答完後,再讓該成員問他另一個旁邊的成員相同的問題,直到所有與會的成員都講過答案為止。

報到活動結束後,會議就正式開始了。這時候主持人就可以講解這次會議的目的,以及開會要遵守哪些協議,並且進入下個階段。

蒐集資料(Gather data)

通常在這個階段我們會搜集兩種資料,一種是客觀性資料、另一種則是感觀性資料。通常主觀性資料會在會議前有主持人或某人搜集整理好,於這個階段時讓團隊去觀看,而團隊利用這些資料去作為後面階段的發現,但不在這個階段作出評論。而主觀性資料,則是透過活動,去暸解團隊成員在思考些什麼、或是最近的感受。

而這次的主觀性資料搜集活動是「精實咖啡」(Lean Coffee)。我們會在一開始制定一個活動的總時間,一旦總時間一到,這個活動就結束了,直接進入下一個階段。活動方式為:

  1. 每個人用一到兩句話在便利貼寫下你想討論的主題,一個主題用一張便利貼,張數不限。
  2. 將便利貼貼在牆上或白板上。
  3. 眾人將相似主題的便利貼放在一起,視為同一主題,避免重複性過高。若有人認為自己寫的和其他人寫的相似但不太一樣,可以評估視為獨立主題。
  4. 接著使用圓點投票,每個人拿 2 張圓形貼紙,貼在自己想討論、或有興趣的主題上作為投票。
  5. 將主題依照票數去做排序。
  6. 開始討論最高票的主題。
  7. 設定五分鐘的計時器,並開始討論。當時間到時,所有人利用拇指投票,決定是否要為這個主題加碼五分鐘,想加碼的豎起拇指,想直接進行下一個主題的將拇指往下。
  8. 當總時間結束時,結束這個活動。

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