前兩天大致介紹了一組活動，包括每個活動的進行方式，但只是這樣講，可能還是有點難理解回顧會議的到底該怎麼進行。另外，其實在主持活動時，也不用太執著於五個階段一個個進行，有時候也是可以混用，只要是其目的有達到即可。 Coriina Baldauf 在 〈The best retrospective for beginners〉 介紹這組活動時，就是將第二階段和第三階段混合在一起。今天就來從頭到尾大概講一下怎麼進行吧。

在會議前幾天，主持人向預計會與會的成員發送通知，裡面有關於這次會議的時間、地點以及相關資料。通常時間和地點都會固定在同一個地方，這樣大家會比較好去安排時間。偶爾會有改變地點的情況，甚至也會有整個團隊跑到咖啡廳在比較輕鬆的環境去開會的時候，不過這是比較延伸的了。

在會議當天，所有人都應該準時抵達地點，若有人沒有準時到，會議仍然會直接開始。當活動每次都準時開始、不會等候遲到者時，慣性遲到者就會有自覺知道這是不能遲到的會議。所以準時開始是一個很重要的原則，也是對所有與會人的尊重。

會議一開始，主持人稍微說明了一下今天要進行的報到活動，可能口頭說明，或是用簡報輔助講解。主持人在說明中提到了今天的報到活動是「Positive & True」，目的是讓大家建立起比較正面的情緒，以利開會的進行。而每個人都有不表達想法的權利，但是至少要說個「Pass」。這時候可能由主持人開始作為示範、或是用隨機的方式由其中一個開始。於是每個人都對旁邊的夥伴問了一個預期會得到正面回應的答案，並且也自己回答了。全部人都說過後，主持人宣布會議開始。

會議開始時，主持人會先不厭其煩的說明開會協議。像是會議室為了解決問題，--不是解決製造問題的人--所以討論中請對事不對人，不要有人身攻擊；或是會議過程中，請尊重起他夥伴，不在會議中使用手機或電子裝置，避免分心；也可以請會議遲到者，要在會議結束後大喊：「對不起我今天遲到了，請團隊原諒我」作為小懲罰⋯⋯等等。通常團隊會維護一份開會協議，並根據團隊的開會狀況做修改。

說明完開會協議後，主持人大致講一下本次會議的目的，大致就是為了改善團隊工作的流程，並提出一個可以落實的政策。若是有想要在這次會議聚焦的方向，也可以在這一次提出，這個方向可能是在這個衝刺中觀察到的問題、或是一直以來對團隊產能造成阻礙的陳年舊垢。到這邊講完會議的基調就差不多有共識了，會議也就算正式開始了。

接著，主持人對大家展示了這個衝刺的相關客觀性資料，可能是 GitLab 或是 GitHub 的 Commits 次數、Merge Request 次數、或是大家在這週的加班程度、或是這個衝刺預計要做的事情的完成比率等等。要提供什麼資料，端由團隊自己決定，看大家認為看到什麼資料有助於他暸解或思考對這次衝刺的狀況。而主持人在展示這些客觀性資料時，不該加以評論，這些資料也不是拿來當作法庭去批評誰誰誰或整個團隊的，必須把握這些資料是幫助團隊思考的這個原則。

在看過客觀性資料後，主持人對團隊說，今天的主觀性資料搜集、激發見解、做出決策的活動決定要合在一起。主持人接著在白板上畫了一個 2x2 的表格，然後分別在表格上寫上 : )、: (、Idea（想法、點子）、Appreciation（欣賞），然後要求接下來十分鐘，所有人不交談的將自己對這次衝刺與團隊現在工作流程的想法寫在便利貼上，一張便利貼寫一個想法、一個想法可能寫 1 ~ 2 句可塞進便利貼的話。這時候可能會有人把覺得目前做得不錯的貼在 : )、把做得不好或是阻礙產能的想法或觀察寫在黏在 : (，把覺得可以改善的靈感放在 Idea、把對誰的欣賞以及原因寫在 Appreciation。事實上，這四個要寫上什麼當分類是可以變動的，重點是要讓團隊能夠透過這些分類去聯想。

當時間一到時，主持人請大家停下手邊的動作，若是還沒貼的夥伴請趕緊貼ㄧ貼。然後給團隊五分鐘的時間去看一下大家都寫了什麼，是不是有些想法是相同的，如果是的話就將他們放在一起。同樣的，在五分鐘時間一到後，主持人就請大家回座，然後發給每個人五個圓形貼紙，讓大家對等等想討論的便利貼投票，一張一票。若是怕擋到便利貼的字，可以在旁邊再貼一張空白的便利貼作為投票區。當大家都投完後，就來排序前幾高的便利貼，作為我們今天要討論主題的順序。

主持人接著對大家說，這個階段總共還剩下多少時間，可能還有 50 分鐘之類的。在接下來的時間我們將依照投票數的順序去討論這些便利貼寫的項目，第一張便利貼我們會給 10 分鐘的時間，若是時間一到，就請團隊所有成員立即使用自己的拇指作為是否要再延長 5 分鐘的投票，姆指向上代表希望延長、拇指向下代表認為本項目討論的差不多了，可以進行下一輪討論。如果姆指向下的人比較多時，我們就對第二張便利貼進行 10 分鐘的討論。團隊當然可以無限延長，但是總討論時間是不變的，一旦 50 分鐘一到，討論就會結束。

在討論時，主持人在白板空白處再畫了一個 2x2 的表格，並在標題列寫上「目前做得不錯的」以及「下次衝刺可以做點改變的」。然後在討論期間，若是有人提出了符合這兩個欄位的觀察或建議，就寫在便利貼上並貼在其中一個欄位中，如此在討論中就會持續將大家想到的靈感記錄在上面了。

當討論結束後，主持人可以再問問大家還有沒有什麼想表達的，如果有，就給大家幾分鐘（可能 3~5）的時間去寫，這個時間一樣請大家保持不交談的狀態，避免干擾其他人發想或是影響其他人的原本想法或是想表達的意願。時間一到，一樣要求大家停止描寫，並輪流將寫好的便利貼念出來，並貼在對應的欄位上。

接著，給團隊 10~20 分鐘的時間，去討論哪些項目是對團隊最有效益的。並且在討論後再次發放與上次投票不同顏色或是形狀的貼紙，讓團隊去投票決定這次回顧會議訂定的可以落實的政策 —— 即最高票的項目。若是這次提出的變動不難落實，團隊也可以決定是否把第二或第三高票的建議也納入下次衝刺開始要做的改變，但要注意的是，寧願只選出一個改變的政策但是能確切落實，也不要選了好幾個卻有任何一個做不到，也就是避免貪多嚼不爛。

如果剩下的總會議時間還算充裕，可以再讓大家去完善選出來的項目。若是時間差不多了，就直接進到最後的階段。首先，主持人詢問大家，對於這次回顧會議有什麼不太好需要改善或是做得不錯希望繼續保持的地方嗎？也就是針對回顧會議作簡單的回顧。等大家表達完，我們就可以進行登出活動了。

這次的登出活動是 AHA，也就是讓成員去回答一些能暸解到積極、正面的想法或是學習到的經驗的問題。主持人隨即把一顆球丟給其中一個成員，讓他作為第一個發問者，並在問完後丟給希望回答這個問題的另外一個成員。直到最後，球回到第一個發問的成員身上，在他回答完問題後，主持人隨即宣布散會。

這大概就是一個回顧會議的過程了。其中有什麼細節該注意，之後再聊聊吧。