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DAY 24
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遠端工作元年?系列 第 24

溝通效率

繼上次回答的遠距工作者生產力篇,今天我們來談談遠距工作型態對溝通效率 (Communication Efficiency) 的影響,首先我們先來正確的理解「溝通效率」這個詞。

溝通效率是指依據利益點,選擇適當的時間、方式、手段,快捷、準確、即時傳遞訊息產生的實效性和節奏感。有效度是指溝通對訊息接受者影響的效果與程度。

資料來源:MBA 智庫百科 | 溝通效率

相信應該很多人沒有在 Wiki 查過這個詞,包括我。多數人對於溝通效率,都過度強調「即時傳遞訊息」與「快捷」。

問題一:「如果同事不在我身邊,我臨時要問他一個小問題 (不需要開一個 meeting 的那種),怎麼辦?

回答:「你可以丟 Slack 阿。」

問題二:「但是我常常丟 Slack 都要等到很久他才回我,我希望他可以馬上回我。」

回答:「你有沒有想過,也許他不想馬上回你。」

這是多數人都犯的毛病,我想得到我要的答案 and right now,雖然多數人不敢這麼赤裸裸地說出來,但行為的確是如此。

他們沒有注意到他的行為,其實在無形中干擾別人的工作節奏,且非常不尊重別人的時間。

溝通是一門藝術,並不是訊息傳遞出去,把自己想講的事情說完,就完事了。且溝通必須要建構在有效的溝通(有效度),之後才是考量速度問題。

有效度:指溝通對訊息接受者影響的效果與程度。

今天你想很快的把訊息傳達給別人,不代表對方也在等著收你的訊息,更常發生的是他也在忙他自己的事,但被你中斷。

你可以隨便抓一個工程師來問,問他們在辦公室的時後,最後討厭的事情是什麼?通常有兩個常見的答案。

第一是寫 Code 的時後,被別人打斷。第二是,漫長無效率的會議。

扯遠了,我們在回到遠距團隊,如何做有效的溝通。

  1. 選擇適當的時間:成員應該盡可能地透過 Google 日曆,暴露自己的時間規劃,或掛在 office time,這裡指的 office time 並不是指工作早上九點到下午六點,而是指你哪幾個小時,開放被打擾,有些團隊會規定一週需要掛至少 2 個 office time block,通常一個 block 是一個小時。
  2. 選擇適當的方式:我們經常會混搭 Jira, Notion, Slack, online meeting 多種溝通工具,成員應該要知道每個工具的使用時機跟方式,例如需要追蹤明確的任務狀態的事情,不應該透過 Slack 溝通,而是應該用 Jira,明明可以使用 Notion 先做非同步溝通的討論的事,卻 Booking 一大堆的人做 online meeting,要大家在當下立刻想一個 billion dollar idea。
  3. 選擇適合的手段(技巧):在 Slack 丟訊息時,應該要 tag 某人,還是 @channel,還是 @here,成員應該要知道使用的時間。
  4. 準確的溝通:如何選擇精準的文字,保持訊息簡潔易懂,但又至於訊息破碎,甚至是正確地使用標點符號跟 emoji 都很重要,有非常多的講者和遠距工作者,會定期寫文章來鍛鍊使用文字能力。

總結

在辦公室工作時,的確會有比較頻繁的溝通,但不代表那就是溝通效率好。在辦公室工作時,反而常常會發生,明明不緊急的事情,同事就是很急。
我在辦公室的時候也常才遇到,遇到卡關,就習慣性來拍你肩膀的同事,更冏的是,當你終於把手上的事情忙完,你回頭找他討論的時候,他就會說,啊,我剛剛想到怎麼解了...

也許遠距工作在溝通的次數,並不會向在辦公室工作的時後那麼頻繁,但是在遠距工作的時後,因為溝通的成本比較高,人們會更有意識地思考,怎麼樣溝通才會比較有效率。

另外,我想先強調一點,即時且頻繁的溝通,不代表溝通效率好,而溝通效率好,也不代表生產力好,就算雙方做出了有效的溝通,但在不對的時機,接收者需要花費額外的時間回到心流狀態,這些都是不必要的浪費,將導致產能降低。


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