繼上次回答的遠距工作者生產力篇，今天我們來談談遠距工作型態對溝通效率 (Communication Efficiency) 的影響，首先我們先來正確的理解「溝通效率」這個詞。

溝通效率是指依據利益點，選擇適當的時間、方式、手段，快捷、準確、即時傳遞訊息產生的實效性和節奏感。有效度是指溝通對訊息接受者影響的效果與程度。

資料來源：MBA 智庫百科 | 溝通效率

相信應該很多人沒有在 Wiki 查過這個詞，包括我。多數人對於溝通效率，都過度強調「即時傳遞訊息」與「快捷」。

問題一：「如果同事不在我身邊，我臨時要問他一個小問題 (不需要開一個 meeting 的那種)，怎麼辦？

回答：「你可以丟 Slack 阿。」

問題二：「但是我常常丟 Slack 都要等到很久他才回我，我希望他可以馬上回我。」

回答：「你有沒有想過，也許他不想馬上回你。」

這是多數人都犯的毛病，我想得到我要的答案 and right now，雖然多數人不敢這麼赤裸裸地說出來，但行為的確是如此。

他們沒有注意到他的行為，其實在無形中干擾別人的工作節奏，且非常不尊重別人的時間。

溝通是一門藝術，並不是訊息傳遞出去，把自己想講的事情說完，就完事了。且溝通必須要建構在有效的溝通(有效度)，之後才是考量速度問題。

有效度：指溝通對訊息接受者影響的效果與程度。

今天你想很快的把訊息傳達給別人，不代表對方也在等著收你的訊息，更常發生的是他也在忙他自己的事，但被你中斷。

你可以隨便抓一個工程師來問，問他們在辦公室的時後，最後討厭的事情是什麼？通常有兩個常見的答案。

第一是寫 Code 的時後，被別人打斷。第二是，漫長無效率的會議。

扯遠了，我們在回到遠距團隊，如何做有效的溝通。

1. 選擇適當的時間：成員應該盡可能地透過 Google 日曆，暴露自己的時間規劃，或掛在 office time，這裡指的 office time 並不是指工作早上九點到下午六點，而是指你哪幾個小時，開放被打擾，有些團隊會規定一週需要掛至少 2 個 office time block，通常一個 block 是一個小時。
2. 選擇適當的方式：我們經常會混搭 Jira, Notion, Slack, online meeting 多種溝通工具，成員應該要知道每個工具的使用時機跟方式，例如需要追蹤明確的任務狀態的事情，不應該透過 Slack 溝通，而是應該用 Jira，明明可以使用 Notion 先做非同步溝通的討論的事，卻 Booking 一大堆的人做 online meeting，要大家在當下立刻想一個 billion dollar idea。
3. 選擇適合的手段(技巧)：在 Slack 丟訊息時，應該要 tag 某人，還是 @channel，還是 @here，成員應該要知道使用的時間。
4. 準確的溝通：如何選擇精準的文字，保持訊息簡潔易懂，但又至於訊息破碎，甚至是正確地使用標點符號跟 emoji 都很重要，有非常多的講者和遠距工作者，會定期寫文章來鍛鍊使用文字能力。

總結

在辦公室工作時，的確會有比較頻繁的溝通，但不代表那就是溝通效率好。在辦公室工作時，反而常常會發生，明明不緊急的事情，同事就是很急。
我在辦公室的時候也常才遇到，遇到卡關，就習慣性來拍你肩膀的同事，更冏的是，當你終於把手上的事情忙完，你回頭找他討論的時候，他就會說，啊，我剛剛想到怎麼解了...

也許遠距工作在溝通的次數，並不會向在辦公室工作的時後那麼頻繁，但是在遠距工作的時後，因為溝通的成本比較高，人們會更有意識地思考，怎麼樣溝通才會比較有效率。

另外，我想先強調一點，即時且頻繁的溝通，不代表溝通效率好，而溝通效率好，也不代表生產力好，就算雙方做出了有效的溝通，但在不對的時機，接收者需要花費額外的時間回到心流狀態，這些都是不必要的浪費，將導致產能降低。