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DAY 11
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IT管理

30天All Do一下odoo-使用開源系統達到企業數位治理新高度系列 第 11

【Day11】特殊性營運流程篇-CRM

#odoo #開源系統 #數位賦能 #E化自主
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在我們簡單認識了odoo的ERP核心應用模組後,我們接下來就緊鑼密鼓地繼續進入特殊營運流程的篇章,就如同我們前面所說,對於一般產業的營運流程我們可以使用ERP核心模組來進行運作,但針對比較特殊之情境或需求時,我們必須將軟體運作之流程進行適當調整,配合現場實際流程或情境來規劃E化軟體之運作或輸入,才是上策。在這些情境需求下,我們很可能需要專門針對這些需求目標而設計之E化軟體,來協助我們更符合企業之需求解決問題!

接下來的幾天裡,我們將會把幾個重要並且與ERP核心緊密整合的模組拉到特殊性營運流程篇來介紹。本篇章的重要目標,除了協助大家快速了解這些應用模組,另外也希望大家可以用更開放的框架來思考odoo。odoo絕對不是一個死的不能客製調整的系統,我們期待您可以在企業的流程規劃上保有想像力,並且可以在你的創造力展現下,讓公司的系統更真實同時也更貼近使用者需求,這件事你非你莫屬,而且只有你可以達成。您可以開始思考你目前身邊目前尚無法E化,但仍然迫於現況處於勞力密集之情境,是否也可以透過你的構思與獨到設計,創造出新的E化提升方法!

模組名稱:CRM

CRM在近幾十年可謂是軟體界的當紅炸子雞,除了原有的ERP廠商(例如:SAP,Oracle和Microsoft CRM)針對CRM功能進行開發與整合外,CRM軟體的老大哥salesforce更是業績直直上升,可見市場上對CRM的需求與普及度正在擴散中,客戶關係管理已經是企業商業管理中不能不知的一環,而odoo也以他CRM系統能夠對應各種企業需求之高度彈性自豪。就讓我們一皆odoo之CRM功能之神秘面紗吧!

功能

  • 直覺易懂的使用者介面
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    odoo在使用者介面處理上,可直觀透過看板模式瞭解目前商機資訊的階段狀態、重要性、活動資訊等。甚至可透過拖拉方式快速移動商機階段。你可以注意到每筆商機均有其預估之營收,並且在每個不同階段將對應到不同的成功率,透過這個架構公司可以更精準的加權估計企業之營收並且進行精準管理!

  • 銷售團隊管理
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    在odoo的CRM系統裡,公司可自由的新增銷售團隊,每個團隊亦可自由設置專屬對應之商機階段(或我們也可以將之稱為銷售SOP流程)。此架構有助於當公司面對單一客戶有多重交易或關係(如同時有客製專案或非客製專案時)同時正在運作時,即使是交由不同的服務人員處理時還是可以有條不絮的完成任務,也讓個別銷售團隊更有效率的處理各部門、區域、小組的流程,同時幫助銷售團隊管理人可更快的對目前的通盤狀況進行追蹤。

  • 潛在商機/線索
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    在odoo的CRM系統中,我們可以透過多種方式收集/建立潛在商機,在經內部人員確認後,可輕鬆容易的將潛在商機轉為正式商機,並透過對應之銷售團隊依不同之商機處理流程協助客戶解決問題。在轉入商機前與客戶之討論、內部紀錄或活動紀錄等等,都與該筆商機資料一起移動,不論處理的人員與後續接手商機的團隊,皆可以快速上手。

  • 商機管理
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    潛在商機轉為正式商機後,可以發現右上角商機的流程也一目了然,管理目前商機處理流程起來非常方便。另外,針對每個商機也可以快速地利用前面篇章提過的Discuss模組功能,讓我們快速安排活動(例如:會議、代辦事項、電話、mail等)並記錄在每一筆商機下方,讓參與的團隊或主管們都快速的瞭解每一筆商機的處理狀況。

    處理商機重要在內外部溝通上順暢並且能夠越清楚瞭解處理過程的任何小細節,讓每個內部團隊對外都有一致的認知與處理SOP,如此便能增加商機的成功機率。另外在面對無法提供服務之商機時,也可在系統內留下丟失商機之軌跡及記錄失敗原因,所謂:「失敗為成功之母」,透過這些丟失商機之分析,有時甚至更能找到尚未被發現的市場,成為新的商業模式或是新商品的來源。

  • 模組間整合串聯流暢
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    對一般企業而言,商機之管理最終目的就是希望能夠創造營收,而odoo在此部分與銷售模組的串聯也整合的非常到位,透過商機可以很快速並產生報價單,透過商機也可以很清楚的看出產生的成效,而報價單一旦成立,剩下的部分也可以回歸到銷售模組進行後續的管理。

應用

odoo之CRM系統串到銷售模組算是很常見的基礎流程。而在原生odoo內如果要真正發揮CRM強大管理效能,目前已經有整合網站、電郵行銷、線上客服等等模組。像是透過網站訂閱與表單填寫等功能建立廣告受眾,亦或發布電子信件推廣同時設定UTMs追蹤等等都是odoo中常見之功能,在odoo原生系統裡這些功能都已經整合好,並且讓我們輕鬆應用!
還記得我們在本篇章一開始希望大家能夠保持對於企業流程的想像力嗎?odoo的CRM系統可以說針對企業對於商機的管理與執行提供了很好的框架,但千萬不要僅止於此。產業實務上,不同產業該有不同的商機產生情境,在您的參與設計與規劃下,我們可以一起將這些過去必須透過手工建立之商機轉換成系統分析以及拋轉之行為,您的系統將可以更貼近你的產業需求,並且讓公司的營運更智慧,效率更好(同時營收也提升)!

結論

在CRM的服務市場中,若以odoo的CRM功能範疇來說,主要是整合了操作型與協同型這兩類的功能。透過odoo的CRM系統,我們可以針對每筆商機的處理透過更有程序之模式提供服務,也可以透過odoo原生的Discuss功能與客戶快速進行溝通,或是透過其他的自動化作業開發,讓銷售流程變更更自動化。

除了這些客戶關係管理的日常作業外,透過odoo的協助,銷售團隊之管理者可以透過每個商機之活動執行狀況報表追蹤每個銷售人員目前的進度,甚至在定期的團隊內會議,銷售人員就不用在花時間去整理目前狀況報表,而最佳的會議方法就是打開系統,透過odoo系統之銷售團隊業績報表直接了解目前的最新狀況,另外針對特殊事項也可以直接打開商機並由銷售主管提供建議或裁示。不要小看這些過去銷售人員可能要花的零零星星的時間,當企業能夠提供更好的數位化工具給銷售團隊,他們將可以提升效率,並且創造更多的回饋(營收)給公司!

參考文件:

Day13預告:特殊性營運流程篇-專案


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