iT邦幫忙

2021 iThome 鐵人賽

DAY 12
0
IT管理

30天All Do一下odoo-使用開源系統達到企業數位治理新高度系列 第 12

【Day12】特殊性營運流程篇-專案

#odoo #開源系統 #數位賦能 #E化自主
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210925/20134677PVQ5T1Ev91.png

模組名稱:專案

當我們提起「專案」一詞,我還是比較喜歡美國專案管理學會(PMI)對於專案的定義,我們摘錄「專案管理知識體指南」(PMBOK® Guide)對於專案的定義如下:「專案是一種暫時性的努力以創造出一項獨一無二的產品、服務或結果」。廣義的定義是「專案」係指一個特殊而有一定限度的任務,或由一群具相互關聯性的工作所共同組合起來的任務,而該任務是以獲得獨特的產品、結果或服務為目標。簡單來說專案的定義就是「有個明確的開始與結束時間,清楚定義的工作範疇、有預算並且通常由一個團隊來運作,並完成獨一無二的產出。」

在以上的廣義定義裡,專案運作的場景範圍是很寬廣的,小如辦公室之新人歡迎會,大如大型公共工程的專案等,都可以放在專案管理的架構進行討論。公司在面對這些大大小小的專案,除了在執行專案所花費的時間之外,我們卻還必須花幾乎相同的時間去填寫專案文件,或花費非常多的時間進行專案溝通管理的行政工作。另外,在一些透過工時實報實銷的專案執行過程,公司經常必須花非常多時間去整合與計算專案團隊成員實際花費的工時。是否有哪些工作可以透過E化工具來去簡化,甚至讓專案團隊在執行專案的過程與體驗更好呢? 我們接下來簡單來看看odoo的專案模組吧!

功能

  • 專案及時看板與現況概覽
    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210925/20134677EO6GCDx2Um.png
    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210925/20134677H5SKC2z03x.png
    當我們進入專案模組,透過看板模式我們可以很直覺的看到專案的資料透過對應的資料夾進行歸檔整理。我們可以很方便的透過專案概覽查看每個專案目前的即時狀況、每個專案人員所累積的工時等等資訊,如該專案是有對應之銷售訂單,我們也可以透過智慧按鈕快速到達對應之銷售訂單並進行請款作業。

  • 彈性的專案任務與專案溝通
    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210925/20134677cp2FmkCkfA.png
    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210925/20134677MZgsEXGoXc.png
    在odoo系統中,我們可以將一個專案拆分成多個任務,並將專案任務分派給專案團隊成員進行作業。專案團隊成員透過專案任務可以很直覺式的瞭解哪些工作是由那些人員處理並且進行協作,在一些需要合作討論的項目,專案團隊可以很方便的透過專案任務下的Discuss介面與對應人員進行溝通討論,這功能對一些專案團隊成員在不同地點上班的情境下非常有用。當我們面對相對比較大的專案任務時,我們也可以將單一任務分拆成子任務後,再進行任務分工或分派,讓專案的運作模式可以更具彈性。

    對於專案經理來說,透過odoo系統,他將可以更好的進行專案細項工作之規劃與彈性調整,並且更好的掌握專案每個細項任務目前的狀況。針對那些目前可能遇到困難,或比原先預想的還更花時間的任務,他可以即時的了解狀況,並且提早啟動因應對策,讓專案的成效更好。

  • 專案工時紀錄整合
    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210925/20134677VrIDWNwNhW.png
    odoo專案系統與工時紀錄模組高度整合,專案人員除了可以在工時模組中進行專案時間的紀錄,也可在每個任務中直接紀錄工時。專案管理人員可以透過系統針對每個專案、每個人員或每個任務所花費的實際工時細項進行查看。

  • 模組間整合串聯流暢
    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210925/20134677ExmhJXgvSa.png
    如我們前面文章所提到的,商務運作中有些專案是透過工時實報實銷的方式作為交易條件。在odoo裡,銷售模組與專案模組也整合在一起了。我們可以透過銷售訂單連動建立對應的專案或專案任務,針對專案實際所花費之工時,系統將持續更新到對應之銷售訂單,並可透過核心ERP的功能,順暢進行後續之應收帳款管理作業。

應用與結論

社區版odoo的專案模組相較於平常市售的專案管理系統來說,它輕薄短小,它沒有那些需要深入學習專案管理知識之後才能看懂的專案圖表,相反的,它直觀的功能架構與系統介面讓使用者非常容易上手,並且更適合讓專案成員進行協作。在過去的經驗中發現,許多公司反而非常快就能夠實用上線,並且透過odoo專案模組架構起公司內部專案的運作機制。

回到企業數位管理的議題,就像是這些自行上線odoo專案管理系統的公司,專案管理系統這類型的行政管理系統,其實對於大多數公司來說都非常需要,但未必每個公司都適合市面上那些專門處理大型專案管理的系統(太深奧),或有預算(錢永遠是個問題),或有能力自己客製(我想要的流程軟體公司卻沒有ORZ)。但這不代表公司運作不需要,甚至我們可以說,大部分的人可能都正在「有苦難言」的進行式中等待著被解救。有難的同事就在身邊,而我們有心也正好有工具來幫助他們解決難題,同時讓公司可以運作的更好,這不正是這個時代帶給我們這一代IT人最好的發揮舞台嗎!

參考文件:

Day14預告:特殊性營運流程篇-維修


上一篇
【Day11】特殊性營運流程篇-CRM
下一篇
【Day13】特殊性營運流程篇-維修
系列文
30天All Do一下odoo-使用開源系統達到企業數位治理新高度31

尚未有邦友留言

立即登入留言