你的時間不是你的時間

當年當上管理者幾個月之後，突然感覺到一陣茫然。我會發現都過了一個季了，為什麼我設定的目標都沒有完成，但每天卻累得跟狗一樣呢？

然後我就發現，是因為我的時間（與精力）分出去了。我的 email 郵箱與行事曆，變成了自動提款機。我的團隊、別的部分的經理、外部合作夥伴，只有發一個 email 或是行事曆邀請，我的時間就被提走了。

我們都有一個刻板印象，就是主管每天都是拼命的在開會。我一開始不太理解為什麼，後來發現，當一個管理者，當然你要花大量時間在團隊身上，也需要開始做各種績效評核、年度/季度計畫、招募等事情。但有另一使用場景是當初我沒想到的，就是你變成一個溝通管道。當客戶、合作夥伴、其他部門需要瞭解與啟動你管理的資源時，就會需要跟你討論。

過了十多年之後，我慢慢發現，一個能真正發揮價值管理者與一個平庸的 "middle manager“ 最大的差別，就是她是否有刻意管理她的時間。

Know Thy Time

在這裡，我覺得最好的參考，就是管理大師 Peter Drucker 在《The Effective Executive》中第二章：Know Thy Time（瞭解你如何使用時間）。要好好管理你的時間，他建議可分成

1. 紀錄時間的使用
2. 管理時間
3. 整合時間，減低讓自己的時間太破碎

因為今天我要限制我在這篇文章的時間（我也很可以去管理自己的時間?），所以在這裡我就不重覆他所說的內容了。我非常推薦想當管理者的人去閱讀這本書。現在，我建議你先從記錄時間開始。我推薦幾個小技巧：

• 用如 Increaser.org、Timing App 紀錄時間工具，加上你常用的行事曆，先瞭解自己的時間，到底是花在哪裡
• 參考《Deep Work 深度工作力》中推薦的，設定 email 的 auto-reply、用行事曆 block 來保護你的時間，不會隨意被其他人取得
• 找一位夥伴建立一個定期回顧時間使用的習慣

花時間跟花錢一樣，當你看到你實際花在哪裡後，你才會有感覺，才會真正想去管理它。

協助團隊管理時間

除了管理自己的時間之外，如何協助團隊管理他們的時間，也會是你重要任務之一。我可以分享一下 ALPHA Camp 的做法：

• 我們會請同仁把她一天計畫要完成的事情以及預估需要花的時間，放在行事曆上，然後每天去回顧一下，看看自己對時間的判斷，是否正確。這樣就可以慢慢訓練團隊的規劃能力。
• 把工作計畫放在行事曆上的另一個好處，就是可以讓其他團隊能瞭解各人的工作任務，以及大家當下的狀態。「現在我可以去詢問她事情嗎？」、「她什麼時候會回到電腦旁回覆我？」。這樣團隊工作就更有默契，尤其是對於大部分時間在遠端工作的團隊。
• 當指派任務給相對新的員工，或是要執行的任務大家都沒有什麼經驗的新任務，該限制時間投入開始。「你先花不超過 4 小時的時間，去執行 OOO 然後明天再跟我報告，這四小時你完成了什麼。」這樣，就不會擔心團隊投入太多的時間

雖然已經是老調重彈了，但我還是要說一次：對企業與個人來說，「時間」是最寶貴的資源。錢我們可以賺/募、人可以找、技術我們可以買/打造。但時間是不能被創造。更慘的是，很多時候我們以為可以用人力來補救，但往往會帶來反效果。

在一個已經延遲的的專案增加人力，只會讓它更遲。
Adding manpower to a late software project makes it later
— Brook's Law

所以希望你能從今天開始，好好管理你的時間。