沒有Charter或SOW

專案計畫之初，需要投入商業論證(Business Case)、SOW(statement of work)、企業環境因素、與組織作業流程，來制定專案章程(Project Charter)。商業論證(Business Case)通常是由專家判斷(Expert Judgement)，或是由團隊成員透過腦力激盪(Brainstorming)、訪談(Interviews)、焦點小組(Focus Group)手法，進行深入的分析與整合。若是專案有外部廠商一起合作，兩造雙方會有合約與SOW，記載合作的範圍。

由於專案通常是因為內部經營或外部影響而啟動，若團隊從商業角度決定專案值得投資，理論上會由贊助者指派PM啟動專案。讓PM圍繞商業論證與可行性分析的高層次需求，來發展專案章程。

專案章程內容通常會包含

• 專案目標/專案成功標準
• 授權PM使用哪些資源
• 高層次需求的假設與限制(通常模糊)/邊界定義/可交付成果
• 專案風險
• 主要里程碑進度
• 預先批准的財務資源
• 關鍵利害關係人名單
• 專案退出標準
• 批准專案章程的發起人姓名與職權(通常是高階長官)

這份專案章程，可以說是整個專案的房角石，是一切計畫的基準。未來發展的所有「十大知識領域」計畫書，都是根據章程為藍圖，來更細緻的規劃。

【壞專案】
贊助者在一開始就跳過需求單位的Project Owner，直接要求PM開始執行專案。專案從頭到尾沒有發展專案章程，所以沒有將範疇的界線界定出來。因此過程中，幾乎是無控管的增加需求，最終廠商認定範疇太大需要額外加錢。最一開始，贊助者說在財務方面會無條件支持，不曾想原來他的無條件，其實心中有個數目。所以當廠商加錢超過理想時，贊助者退縮了。無條件支持，變成了有條件支持。專案進程中，有些功能單位認為自己的部分已經完工，就收回員工不再投入專案的工作。

【好專案】
另一個專案從一開始贊助者就遴選合適的PM。PM第一時間就進行專案章程的建立，清楚記載專案目的、專案高層次範疇界線、人力釋放的規格與專案被核准的預算。由於有明確的範疇界線，與廠商談需求時，可以很明確的知道哪些需求可以納入整個預算，哪些需求為超出預算。於是贊助者or Project Owner可以輕鬆的決策，是否要執行預算外需求。就算要執行預算外需求，只要PM向Project Lead或贊助者詳細呈報，為何在範疇外卻一定得執行，通常容易取得贊助者的支持，進而獲得新預算。各功能單位，若是因故要抽回自己部門的人力，也因為有專案章程，PM與單位主管可依據專案章程進行協談。讓自己的專案不會因為抽回特殊人力，導致整個專案延宕或失敗。

【點評】
一個專案的成功與失敗，可以說是從一開始就大致決定了。商業論證與分析，若的確符合市場趨勢，公司因此而獲益是可預期的；若是為了搶快，忽略了此階段該做的各項分析與磋商，即使一開始的立意再良善，恐怕免不了虧損。

俗話說的好「沒有規矩，不能成方圓」，假設一個專案連最起始的規矩都沒有，未來要把專案畫成方的還是圓的都是困難的，甚至可能因為沒有規矩，導致整個專案處在失控的狀態。

PM一定要有抗拒馬上開工的勇氣！省略數週發展專案章程的時間，短期來看似乎在進度條上看來更安心，但長期來看，由於沒有專案章程所引起的混亂，讓PM疲於救火所要付出的時間，絕對遠遠超過當初省下的一點點時間。

專案章程可以說是所有文件中第一個產生的文件，其中所記載的內容也將成為後續專案發展的藍圖。專案章程絕不單單是一份簡單的文件，更是一份PM與贊助者、Project Leader共同畫押的共識。一名優秀的PM要在什麼都沒有的情況下，將所有團隊成員凝聚在一起，讓所有利害關係人達成一定的共識。最終具象化，產出專案章程。最終以此為依歸，建立起一整個專案的管理。

※PM_Coach目標:以成為「專案管理達人」為志業
歡迎加入Line社群(可匿名)討論專案管理
https://line.me/ti/g2/PaE0x_gPBuzIReP982aWwSphbpjx81Zw-LMlWg?utm_source=invitation&utm_medium=link_copy&utm_campaign=default
可掃QR code如下